Assistant ou assistante de gestion administrative

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Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Autres appellations :
  • Secrétaire
  • Employé ou employée administratif
  • Agent de gestion administrative

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Région, département, structure intercommunale, commune
  • Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
  • Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Traitement des dossiers et saisie de documents
    • Référent ou référente sur l'utilisation des logiciels et prologiciels pour un service
    • Accueil physique et téléphonique
    • Conseil technique aux élues et élus
    • Gestion de l'information, classement et archivage de documents
    • Suivi des conventions
    • Préparation, élaboration et/ou suivi du budget
    • Planification et suivi
  • transverses :
    • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
    • Connaissances et usages fondamentaux des outils numériques
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Missions et procédures du service
  • Fonctionnement des services de la collectivité
  • Connaissance de la FPT
  • Techniques de secrétariat
  • Ecrits administratifs
  • Logiciels de bureautique et logiciels métiers
  • Vocabulaire professionnel du service
  • Communication orale et écrite
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire, de classement et d'archivage
  • Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique)
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau
  • Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
  • Horaires fixes possiblement imposés en fonction des activités et/ou à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement
  • Travail possible en équipe et en pôle
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Spécialisations :
  • En fonction du secteur d'activité du service d'affectation
Relations fonctionnelles :
  • Relations fréquentes avec le public
  • Relations avec l'ensemble des services
  • Relations avec les partenaires externes à la collectivité
  • Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service
  • Relations avec les élues et élus
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions organisationnelles et managériales
    • Diversification des activités d'assistanat
    • Développement du management par projet et objectif
    • Développement des démarches qualité
    • Développement des démarches de développement durable
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
  • Évolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
    • Évolution de la demande sociale, diversification des publics, évolution des attentes des populations et spécialisation des demandes, attente de réactivité et de transparence des services publics
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e- administration, outils collaboratifs et de travail à distance, dématérialisation, open data et RGPD)

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :
Métiers requérant des compétences proches :
Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :
Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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