Officier ou officière d'état civil

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Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Par voie de délégation, instruit, établit, délivre et publie les actes d¿état civil. Délivre les copies et extraits. Délivre et met à jour les livrets de famille. Assure la tenue administrative des registres. Assure l'accueil multicanal du public
Autres appellations :
  • Fonctionnaire municipal délégué aux fonctions d'officier ou officière d'état civil
  • Agent administratif des services à la population-citoyenneté

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Commune
  • Généralement rattaché aux services de l'état civil ou de la population
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Accueil et renseignement du public
    • Préparation des célébrations (mariage, baptême républicain, etc.)
    • Instruction et établissement des actes d'état civil
    • Gestion des dispositifs de recueil des titres d'identité
    • Tenue et conservation des registres d'état civil
    • Réponse aux formalités administratives liées aux services à la population
    • Participation aux activités annexes d'un service état civil
    • Participation aux opérations de recensement de la population
    • Inscription et mise à jour des listes électorales
    • Participation à l'organisation et au déroulement des scrutins
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Information générale relative à l'état civil (IGREC)
  • Techniques et postures professionnelles de la relation d'accueil
  • Conventions internationales sur la délivrance des actes
  • Techniques de régulation des flux de personnes
  • Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique, etc)
  • Procédures et réglementation relatives à la transmission du nom
  • Connaissance de l'environnement territorial
  • Procédures et réglementation relatives au changement de nom et de prénom
  • Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
  • Notions sur les procédures de l'adoption
  • Procédures et réglementation relatives aux unions (mariage et PACS)
  • Techniques rédactionnelles administratives
  • Procédures et réglementation relatives au funéraire
  • Notions sur la gestion des listes électorales
  • Notions sur le fonctionnement du répertoire électoral unique (REU)
  • Notions sur le recensement citoyen
  • Tenue des registres
  • Progiciel de gestion de l'état civil
  • Lutte contre la fraude documentaire
  • Tribunaux (TJ, TP)
  • Partenaires externes du service d'état civil (INSEE, MinInt, MAE, etc.)
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau et guichet d'accueil ; seul dans les petites communes
  • Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end)
  • Fonctionnaire titulaire engageant sa responsabilité civile et pénale en application d'un arrêté de délégation pour assurer les fonctions d'officier ou officière d'état civil (art.R2122-10 du cgct)
  • Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité
  • Travail en équipe avec d'autres officières et officiers d'état civil
  • Devoir de confidentialité
  • Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
  • Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur ou de la procureure en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis)
  • Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
Spécialisations :
  • Actes d'état civil spécifiques, en fonction de la taille de la collectivité et de la présence sur le territoire d'établissements médicaux-sociaux, et des services à la population proposés par la collectivité
Relations fonctionnelles :
  • Contacts directs avec le public
  • Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux (aide sociale à l'enfance)
  • Collaboration avec la préfecture, le procureur de la République et le parquet civil
  • Relations avec le ministère de la Justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
  • Contrôle de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés)
  • Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
  • Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
Moyens techniques utilisés :
  • Applicatifs métiers
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions organisationnelles et managériales
    • Constitution de réseaux professionnels
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Impact des nouvelles lois spécialisées, notamment en matière sociétale (loi relative à la bioéthique, au changement de nom, etc)
    • Évolutions de la réglementation nécessitant une adaptation rapide des services d'état civil
    • Évolution des domaines de compétence territoriale
    • Développement des guichets uniques
    • Nouvelles missions des communes disposant de dispositifs de recueil de demande de titre
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Dématérialisation des procédures administratives
    • Développement de l'identité numérique
    • Déploiement de l'intelligence artificielle dans le quotidien professionnel des agents
    • Développement de l'utilisation des plateformes d'échanges et de collaboration inter administration
  • Évolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
    • Maintien de l'accueil physique et de proximité des usagers
    • Évolution des demandes sociales et sociétales
    • Adaptation aux nouvelles attentes des citoyens et aux changements démographiques et sociétaux (logique de consommation, immédiateté, etc)
    • Resserrement des interactions entre les secteurs public et privé et développement de partenariats public-privé
    • Développement de l'"aller-vers" et des démarches de participation citoyenne
    • Complexification juridique des cas traités par les services d'état civil nécessitant des compétences juridiques et administratives approfondies ("praticien du droit")

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :
Métiers requérant des compétences proches :
Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :
Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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