Assistant ou assistante de direction

Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Fonctions : Apporte une aide permanente au chef ou à la cheffe de l'exécutif, à un directeur ou à une directrice de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

Autres appellations :

Secrétaire de direction

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :

Rédacteurs et rédactrices territoriaux (catégorie B , filière Administrative)
Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)

Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :

Commune, structure intercommunale, département, région, établissement public
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à une direction

Activités

techniques, spécifiques au métier :
- Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Recherche et diffusion d'informations
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Gestion du courrier du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Organisation et planification des réunions
transverses :
- Instruction des dossiers et application des procédures administratives
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences ou connaissances souhaitées :

Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
Fonctionnement des services de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Notions de comptabilité analytique
Missions du service
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Standard téléphonique, annuaire internet
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte rendu

Conditions d'exercice :

Travail en bureau
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Spécialisations :

Éventuellement en fonction du secteur d'activité et de l'environnement professionnel

Relations fonctionnelles :

Contacts directs et échanges permanents avec le cadre ou, l'élu ou l'élue, qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population

Facteurs d'évolution du métier :

Évolutions organisationnelles et managériales
- Enrichissement des champs d'intervention des cadres
- Développement du management par projet et objectifs, et des démarches qualité et relatives au développement durable
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Développement du lien collectivité-usager
Évolutions socio-économiques
- Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
Évolutions techniques et technologiques
- Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)