Assistant ou assistante de direction

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Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Apporte une aide permanente au chef ou à la cheffe de l'exécutif, à un directeur ou à une directrice de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Autres appellations :
  • Secrétaire de direction

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Rédacteurs et rédactrices territoriaux (catégorie B , filière Administrative)
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Commune, structure intercommunale, département, région, établissement public
  • Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
  • Rattaché à une direction
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
    • Recherche et diffusion d'informations
    • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
    • Gestion du courrier du cadre ou, de l'élu ou l'élue
    • Suivi des projets et activités de la direction
    • Accueil téléphonique et physique au secrétariat
    • Organisation et planification des réunions
  • transverses :
    • Instruction des dossiers et application des procédures administratives
    • Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
  • Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
  • Fonctionnement des services de la collectivité
  • Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  • Notions de comptabilité analytique
  • Missions du service
  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  • Fonctionnement et rôle des autres collectivités
  • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
  • Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
  • Tableaux de bord et outils de planification et suivi
  • Standard téléphonique, annuaire internet
  • Annuaire de la collectivité et des partenaires
  • Principes rédactionnels de la note de synthèse
  • Principes rédactionnels du compte rendu
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau
  • Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
  • Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Spécialisations :
  • Éventuellement en fonction du secteur d'activité et de l'environnement professionnel
Relations fonctionnelles :
  • Contacts directs et échanges permanents avec le cadre ou, l'élu ou l'élue, qu'il assiste
  • Relations ponctuelles avec les services
  • Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
  • Relations éventuelles avec la population
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions organisationnelles et managériales
    • Enrichissement des champs d'intervention des cadres
    • Développement du management par projet et objectifs, et des démarches qualité et relatives au développement durable
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Développement du lien collectivité-usager
  • Évolutions socio-économiques
    • Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :
Métiers requérant des compétences proches :
Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :
Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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