Responsable du service population

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Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de relation à l'usager, de citoyenneté. Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services. Optimise et développe les activités population de la collectivité. Veille à l'amélioration continue de l'accueil des usagers. Est garant du respect de la réglementation dans les domaines supervisés.
Autres appellations :
  • Responsable de l'état civil

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Attachées et attachés territoriaux (catégorie A , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Commune
  • En fonction de la taille de la collectivité, rattaché à la direction de la population, des affaires générales ou directement aux élus
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Organisation et mise en œuvre de l'accueil et de l'information des usagers
    • Suivi de la démarche qualité
    • Supervision des cimetières
    • Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes
    • Coordination des mairies de proximité
    • Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
    • Organisation du suivi et de l'instruction des titres d'identité
    • Organisation du recensement de la population
    • Gestion des actes d'de l'état civil
    • Organisation du traitement des formalités administratives
  • transverses :
    • Veille et observation sectorielle
    • Management intermédiaire
    • Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
    • Élaboration, suivi, contrôles budgétaires et financiers
    • Organisation et mise en œuvre de dispositifs d'évaluation et de démarches qualité
    • Promotion de l'action publique et communication
    • Gestion administrative des ressources humaines
    • Organisation et animation des relations à la population
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Techniques de régulation des flux de personnes
  • Procédures administratives
  • Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique, etc)
  • Acteurs institutionnels du recensement (INSEE, service national)
  • Enjeux et modalités du recensement
  • Connaissance de l'environnement territorial
  • Gestion du logiciel dédié
  • Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
  • Information générale relative à l'état civil (IGREC)
  • Techniques rédactionnelles administratives
  • Règles communes à la rédaction et à la délivrance des actes d'état civil
  • Procédures et réglementation relatives aux unions (mariage et PACS)
  • Procédures et réglementation relatives au funéraire
  • Procédures et réglementation relatives au changement de nom et de prénom
  • Procédures et réglementation relatives à la transmission du nom
  • Notions sur la législation sur l'autorité parentale
  • Notions sur les procédures de l'adoption
  • Partenaires externes du service d'état civil (INSEE, MinInt, ministère des Affaires étrangères, etc.)
  • Notions sur la gestion des listes électorales
  • Notions sur le fonctionnement du répertoire électoral unique REU
  • Notions sur le recensement citoyen
  • Lutte contre la fraude documentaire
  • Tenue des registres
  • Tribunaux (TJ, TP)
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau, déplacements éventuels
  • Risques de tensions dans la relation avec les usagers
  • Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au public
  • Pics d'activité liés à la clôture des listes électorales, au recensement
  • Disponibilité, devoir de confidentialité
Spécialisations :
  • En fonction de l'organisation du travail et des domaines d'activités : élections, recensement, état civil
Relations fonctionnelles :
  • Relation permanente avec les élues et élus
  • Relations directes et permanentes avec les populations
  • Conseiller auprès des officières et officiers d'état civil
  • Référent auprès du procureur ou de la procureure de la République
  • Relations notamment avec les services de police municipale et cimetières
  • Relations avec la préfecture, le ministère de la Défense, l'INSEE (recensement), la CNIL (contrôle des données), les tribunaux, les impôts, les services hospitaliers, la CAF
  • Échanges fréquents avec les homologues des autres communes
Moyens techniques utilisés :
  • Progiciel de gestion de l'état civil, des élections ; outils bureautiques ; technologies de l'information et de la communication
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Normalisation de la dématérialisation des procédures administratives
    • Développement de l'identité numérique
    • Déploiement de l'intelligence artificielle dans le quotidien professionnel des agents
    • Développement de l'utilisation des plateformes d'échanges et de collaboration inter administration
  • Évolutions organisationnelles et managériales
    • Adaptation aux nouvelles méthodes de management et de formation des équipes
    • Renforcement du rôle des responsables dans le contrôle réglementaire
    • Développement de la polycompétence des agents
    • Mutualisation des ressources et des compétences entre différents services publics
    • Constitution de réseaux professionnels
    • Amélioration de la transparence et du reporting des actions des services publics
    • Développement des pratiques d'évaluation de la qualité du service public et de la satisfaction usager
  • Évolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
    • Maintien de l'accueil physique et de proximité des usagers
    • Évolution des demandes sociales et sociétales
    • Adaptation aux nouvelles attentes des citoyens et aux changements démographiques et sociétaux (logique de consommation, immédiateté, etc)
    • Resserrement des interactions entre les secteurs public et privé et développement de partenariats public-privé
    • Développement de l'"aller-vers" et des démarches de participation citoyenne
    • Complexification juridique des cas traités par les services d'état civil nécessitant des compétences juridiques et administratives approfondies ("praticien du droit")
    • Prise en compte des enjeux de transition écologique dans la conception des politiques publiques et dans les pratiques professionnelles
    • Développement de la prise en compte des enjeux de participation citoyenne dans la construction des politiques publiques locales
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Impact des nouvelles lois spécialisées, notamment en matière sociétale (loi relative à la bioéthique, au changement de nom)
    • Évolutions de la réglementation nécessitant une adaptation rapide des services d'état civil
    • Évolution des domaines de compétence territoriale
    • Développement des guichets uniques
    • Nouvelles missions des communes disposant de dispositifs de recueil de demande de titre

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :
Métiers requérant des compétences proches :
Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :
Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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