Agent(e) polyvalent(e) d’accueil et de gestion administrative
Offre n° O080250124001217
Publiée le 24/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 rue ferdinand buisson, Salouël (Somme)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
26/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’agent(e) polyvalent(e) d’accueil et de gestion administrative a vocation à :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Participer à l’administration générale de la collectivité par la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique (courriers divers, tableaux de bords, gestion de l’affichage et la diffusion des communications (PMV, papier, électronique)
• Prendre part aux activités de l’état civil, de l’urbanisme, de la comptabilité publique, de la gestion administrative du personnel et à l’archivage
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Participer à l’administration générale de la collectivité par la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique (courriers divers, tableaux de bords, gestion de l’affichage et la diffusion des communications (PMV, papier, électronique)
• Prendre part aux activités de l’état civil, de l’urbanisme, de la comptabilité publique, de la gestion administrative du personnel et à l’archivage
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
• Accueille et renseigne le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Identifie et gère la demande, son orientation vers les services compétents et son degré d’urgence
• Assure un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (tenue des locaux…)
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Participer à l’administration générale de la collectivité par la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique (courriers divers, tableaux de bords, gestion de l’affichage et la diffusion des communications (PMV, papier, électronique)
• Gère les demandes de la population, délivre des documents administratifs (Inscriptions scolaires, inscriptions diverses, fichier population, occupation du domaine public, recensement, remise des invitations…)
• Rédige différents documents administratifs : attestations, autorisations, invitations, convocations, courriers, arrêtés, tableaux de bord…
Prendre part aux activités de l’état civil, de l’urbanisme, de la comptabilité publique, de la gestion administrative du personnel et à l’archivage
• Assure les activités d’état civil (extraits d’actes, naissances, reconnaissances, mariages, décès…),
• Assure la gestion des demandes d’urbanisme (réception, conseil et contrôle des pièces et transmission), Plan de sauvegarde et DICRIM
• Élabore les dossiers de demande de subventions
• Prend part sous la forme d’un renfort occasionnel aux activités comptables, ressources humaines sur demande des gestionnaires.
• Participe à l’actualisation de fichiers divers (fichiers, plannings…)
• Assure le traitement des courriers (mise sous pli, affranchissement)
• Affiche, actualise l’affichage et diffuse des informations (PMV, papier, électronique) pour la communication interne et externe.
• Réceptionne et oriente les livraisons
• Assure le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à sa charge
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition (gestions des stocks, des demandes de maintenance relatives notamment aux copieurs…)
• Temps complet
• 12 jours de RTT ;
• Régime indemnitaire + CNAS.
• Horaires réguliers
• Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté)
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Travail en bureau et guichet d’accueil
• Missions définies, suivies et évaluées par la Direction générale des services ou le Maire en son absence
• Position assise prolongée
• Travail au contact du public
• Risque de tensions dans la relation au public
• Utilisation prolongée des outils informatiques
• Matériels de bureautique (standard téléphonique, poste informatique…)
• Accueille et renseigne le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Identifie et gère la demande, son orientation vers les services compétents et son degré d’urgence
• Assure un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (tenue des locaux…)
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Participer à l’administration générale de la collectivité par la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique (courriers divers, tableaux de bords, gestion de l’affichage et la diffusion des communications (PMV, papier, électronique)
• Gère les demandes de la population, délivre des documents administratifs (Inscriptions scolaires, inscriptions diverses, fichier population, occupation du domaine public, recensement, remise des invitations…)
• Rédige différents documents administratifs : attestations, autorisations, invitations, convocations, courriers, arrêtés, tableaux de bord…
Prendre part aux activités de l’état civil, de l’urbanisme, de la comptabilité publique, de la gestion administrative du personnel et à l’archivage
• Assure les activités d’état civil (extraits d’actes, naissances, reconnaissances, mariages, décès…),
• Assure la gestion des demandes d’urbanisme (réception, conseil et contrôle des pièces et transmission), Plan de sauvegarde et DICRIM
• Élabore les dossiers de demande de subventions
• Prend part sous la forme d’un renfort occasionnel aux activités comptables, ressources humaines sur demande des gestionnaires.
• Participe à l’actualisation de fichiers divers (fichiers, plannings…)
• Assure le traitement des courriers (mise sous pli, affranchissement)
• Affiche, actualise l’affichage et diffuse des informations (PMV, papier, électronique) pour la communication interne et externe.
• Réceptionne et oriente les livraisons
• Assure le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à sa charge
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition (gestions des stocks, des demandes de maintenance relatives notamment aux copieurs…)
• Temps complet
• 12 jours de RTT ;
• Régime indemnitaire + CNAS.
• Horaires réguliers
• Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté)
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Travail en bureau et guichet d’accueil
• Missions définies, suivies et évaluées par la Direction générale des services ou le Maire en son absence
• Position assise prolongée
• Travail au contact du public
• Risque de tensions dans la relation au public
• Utilisation prolongée des outils informatiques
• Matériels de bureautique (standard téléphonique, poste informatique…)
Profils recherchés
Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
Renseignement et orientation du public
• Gérer des plannings, des inscriptions, des listings
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
• Établir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances parentales, mariages, décès, etc.)
• Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
• Rédiger des mentions et des courriers
Instruction des déclarations et demandes d’urbanisme
• Lire et analyser différents types de plans et documents d’urbanisme
• Vérifier la conformité des demandes d’autorisation du droit des sols
• Suivre l’évolution de la réglementation
• Délivrer les autorisations et certificats d’urbanisme
• Rédiger des actes de procédures et des décisions administratives
• Accueillir le pétitionnaire ou le maître d’ouvrage
• Orienter les pétitionnaires et le public vers les services compétents
Connaissances générales et socioprofessionnelles
• Techniques d'accueil
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques et outils de communication
• Techniques d’écoute et de médiation
• Techniques de secrétariat (prise de notes, diffusion etc.)
• Maitrise du Français (grammaire, orthographe, vocabulaire)
• Directives et procédures de constitution des dossiers
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Progiciel de gestion de l'état civil
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives aux actes de l’état civil (naissances, mariages, reconnaissances, décès)
• Techniques de rédaction des documents administratifs
• Acteurs du champ de l’urbanisme (service commun, commission sécurité, accessibilité)
• Implication au sein du service
• Aptitudes relationnelles
• Sens du service public
• Réserve, discrétion et secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d’adaptation
• Ponctualité et assiduité
• Capacité à rendre compte de ses activités
• Respect des moyens matériels
• Capacité à travailler en autonomie
• Rigueur et fiabilité du travail effectué
• Réactivité face à une situation d’urgence
• Capacité d’organisation et de planification
• Force de proposition
• Accueillir le public avec amabilité
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
Renseignement et orientation du public
• Gérer des plannings, des inscriptions, des listings
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
• Établir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances parentales, mariages, décès, etc.)
• Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
• Rédiger des mentions et des courriers
Instruction des déclarations et demandes d’urbanisme
• Lire et analyser différents types de plans et documents d’urbanisme
• Vérifier la conformité des demandes d’autorisation du droit des sols
• Suivre l’évolution de la réglementation
• Délivrer les autorisations et certificats d’urbanisme
• Rédiger des actes de procédures et des décisions administratives
• Accueillir le pétitionnaire ou le maître d’ouvrage
• Orienter les pétitionnaires et le public vers les services compétents
Connaissances générales et socioprofessionnelles
• Techniques d'accueil
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques et outils de communication
• Techniques d’écoute et de médiation
• Techniques de secrétariat (prise de notes, diffusion etc.)
• Maitrise du Français (grammaire, orthographe, vocabulaire)
• Directives et procédures de constitution des dossiers
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Progiciel de gestion de l'état civil
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives aux actes de l’état civil (naissances, mariages, reconnaissances, décès)
• Techniques de rédaction des documents administratifs
• Acteurs du champ de l’urbanisme (service commun, commission sécurité, accessibilité)
• Implication au sein du service
• Aptitudes relationnelles
• Sens du service public
• Réserve, discrétion et secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d’adaptation
• Ponctualité et assiduité
• Capacité à rendre compte de ses activités
• Respect des moyens matériels
• Capacité à travailler en autonomie
• Rigueur et fiabilité du travail effectué
• Réactivité face à une situation d’urgence
• Capacité d’organisation et de planification
• Force de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0322333631
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser par courrier à Mairie de Salouël 10 rue Ferdinand Buisson 80480 SALOUËL ; ou par courriel à l'adresse : mairie@salouel.com. Les candidatures devront préciser le numéro de l'offre 080250124001217 ainsi que l'intitulé du poste à pourvoir.
Adresse de l'employeur
SALOUEL
>10 rue ferdinand buisson
80480 Salouel
>10 rue ferdinand buisson
80480 Salouel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.