Agent polyvalent - officier d'état civil (H/F)
Offre n° O978250130000015
Publiée le 30/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le/la responsable de mairie annexe administre la mairie annexe sous l’autorité hiérarchique du responsable du service « coordination des mairies annexes ». Il/elle travaille également en liaison transversale étroite avec le responsable du service état-civil, et ceux des autres services ayant un relai au sein de la structure (régie des recettes, affaires scolaires, C.C.A.S., et tous autres services à venir dans le cadre du renforcement de l’offre de services au sein des mairies annexes).
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
• Organise l’accueil des administrés et l’instruction de tout type de dossiers : état-civil, passeports et CNI, Aide Sociale Légale, inscriptions scolaires, régie des recettes de la restauration scolaire, préparation des mariages, relais avec le CCAS, l’ensemble des pôles et la direction des actions juridiques et instances
• Officier d’état civil délégué : dresse tous les types d’actes d’état-civil (actes de naissance, de décès, de mariage, de reconnaissance…), assure le contrôle et signe les actes, appose les mentions et transcriptions, assure leur publicité, prépare et vérifie les dossiers de mariage et de PACS, demandes de changement de noms et de prénoms…
• Organise les tâches des agents et supervise leur travail : organise, encadre et supervise le travail des agents placés sous sa responsabilité, assure leur évaluation annuelle ainsi que la gestion prévisionnelle des congés, et valide les congés des membres de son équipe.
• S’assure du bon entretien des locaux et de leurs abords, de leur propreté et du bon fonctionnement des services
• Organise administrativement la célébration des mariages et baptêmes civils ainsi que leur logistique sur site
• Apprécie le certificat médical en cas de décès
• Délivre les autorisations de fermeture de cercueils ainsi que les permis d’inhumer
• Organise le travail des agents de sa structure et tient à jour la comptabilité de la sous-régie de recette
• Accompagne le développement des offres de services à la population au sein de la mairie annexe dont il/elle est responsable
• Astreinte soir et week-end possibles
Activité spécifique:
• Instruction des dossiers de demandes de passeports et cartes nationales d’identité (si la structure dispose d’un dispositif de recueil de données biométriques) : organise la prise de rendez-vous, l’accueil des administrés, le contrôle administratif des pièces justificatives et la saisie informatique des demandes de titres, leur suivi et la gestion des incidents en lien avec les services préfectoraux jusqu’à la remise des titres au demandeur.
• Organise l’accueil des administrés et l’instruction de tout type de dossiers : état-civil, passeports et CNI, Aide Sociale Légale, inscriptions scolaires, régie des recettes de la restauration scolaire, préparation des mariages, relais avec le CCAS, l’ensemble des pôles et la direction des actions juridiques et instances
• Officier d’état civil délégué : dresse tous les types d’actes d’état-civil (actes de naissance, de décès, de mariage, de reconnaissance…), assure le contrôle et signe les actes, appose les mentions et transcriptions, assure leur publicité, prépare et vérifie les dossiers de mariage et de PACS, demandes de changement de noms et de prénoms…
• Organise les tâches des agents et supervise leur travail : organise, encadre et supervise le travail des agents placés sous sa responsabilité, assure leur évaluation annuelle ainsi que la gestion prévisionnelle des congés, et valide les congés des membres de son équipe.
• S’assure du bon entretien des locaux et de leurs abords, de leur propreté et du bon fonctionnement des services
• Organise administrativement la célébration des mariages et baptêmes civils ainsi que leur logistique sur site
• Apprécie le certificat médical en cas de décès
• Délivre les autorisations de fermeture de cercueils ainsi que les permis d’inhumer
• Organise le travail des agents de sa structure et tient à jour la comptabilité de la sous-régie de recette
• Accompagne le développement des offres de services à la population au sein de la mairie annexe dont il/elle est responsable
• Astreinte soir et week-end possibles
Activité spécifique:
• Instruction des dossiers de demandes de passeports et cartes nationales d’identité (si la structure dispose d’un dispositif de recueil de données biométriques) : organise la prise de rendez-vous, l’accueil des administrés, le contrôle administratif des pièces justificatives et la saisie informatique des demandes de titres, leur suivi et la gestion des incidents en lien avec les services préfectoraux jusqu’à la remise des titres au demandeur.
Profils recherchés
Formations et qualifications obligatoires:
- Connaissance de la réglementation relative à l’état-civil
Savoir:
- Connaissances des règles juridiques et procédures applicables dans les différents domaines d’intervention d’une mairie annexe
- Connaissance des règles de fonctionnement de la Mairie et des autres administrations
- Connaissance en techniques d’encadrement d’équipe
Savoir-faire:
- Être capable d’appliquer et de superviser les procédures, règlements et règles administratives dans les différents domaines d’activité
- Être capable d’organiser et de superviser les activités des agents
- Maitriser les outils et techniques de recherche d’information ou d’orientation
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Être capable de hiérarchiser les priorités, d’argumenter
- Savoir animer et conduire une réunion d’équipe
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité et les serveurs de la collectivité
Savoir-être:
- Organisé(e)
- Méthodique
- Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population
- Être attentif à l’image de la collectivité, aux comportements professionnels de l’équipe
- Capacité à réguler des relations interindividuelles
- Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité
- Avoir le sens de la pédagogie : savoir expliquer, vérifier la compréhension, transférer des pratiques professionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Être exemplaire sur l’application des modalités d’accueil de la population et l’application des procédures
- Sens relationnel important, ainsi que du dialogue et de l’écoute
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie
- Disponibilité
- Connaissance de la réglementation relative à l’état-civil
Savoir:
- Connaissances des règles juridiques et procédures applicables dans les différents domaines d’intervention d’une mairie annexe
- Connaissance des règles de fonctionnement de la Mairie et des autres administrations
- Connaissance en techniques d’encadrement d’équipe
Savoir-faire:
- Être capable d’appliquer et de superviser les procédures, règlements et règles administratives dans les différents domaines d’activité
- Être capable d’organiser et de superviser les activités des agents
- Maitriser les outils et techniques de recherche d’information ou d’orientation
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Être capable de hiérarchiser les priorités, d’argumenter
- Savoir animer et conduire une réunion d’équipe
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité et les serveurs de la collectivité
Savoir-être:
- Organisé(e)
- Méthodique
- Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population
- Être attentif à l’image de la collectivité, aux comportements professionnels de l’équipe
- Capacité à réguler des relations interindividuelles
- Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité
- Avoir le sens de la pédagogie : savoir expliquer, vérifier la compréhension, transférer des pratiques professionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Être exemplaire sur l’application des modalités d’accueil de la population et l’application des procédures
- Sens relationnel important, ainsi que du dialogue et de l’écoute
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-
saintpaul.fr au plus tard le 02/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
saintpaul.fr au plus tard le 02/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.