Responsable du service état-civil - élections - administration générale
Offre n° O084251126000271
Publiée le 26/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
141 AVENUE DU GRAND JARDIN, Caromb (Vaucluse (84))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La ville de Caromb - 3 510 habitants – 51 agents - membre de la Communauté d’Agglomération Ventoux Comtat Venaissin (70 000 habitants) et du Parc Naturel Régional du Mont Ventoux recherche un(e) responsable pour son service de l’état-civil, des élections et de l’administration générale.
Caromb est une cité avec une forte activité agricole, viticole, artisanale et artistique. Elle dispose d’un certain nombre d’attraits : village médiéval, église classée, environnement de culture et de forêts, son espace naturel sensible avec un barrage ancien et son lac.
Caromb est une ville dynamique de par la présence de commerces de proximité, de nombreuses associations, d’une médiathèque, de deux écoles, d’un centre de loisirs et d’un club jeunes.
Vous êtes placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et vous êtes le garant de la régularité des actes et procédures liés à la gestion des services état-civil, élections et administration générale de la commune. Vous travaillez en étroite collaboration avec le Maire et la Directrice Générale des Services dont vous êtes l’assistante.
Caromb est une cité avec une forte activité agricole, viticole, artisanale et artistique. Elle dispose d’un certain nombre d’attraits : village médiéval, église classée, environnement de culture et de forêts, son espace naturel sensible avec un barrage ancien et son lac.
Caromb est une ville dynamique de par la présence de commerces de proximité, de nombreuses associations, d’une médiathèque, de deux écoles, d’un centre de loisirs et d’un club jeunes.
Vous êtes placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et vous êtes le garant de la régularité des actes et procédures liés à la gestion des services état-civil, élections et administration générale de la commune. Vous travaillez en étroite collaboration avec le Maire et la Directrice Générale des Services dont vous êtes l’assistante.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
- Etat-Civil :
o Rédaction des actes de naissance, mariage, décès
o Tenue des registres de l’état-civil
o Gestion des dossiers de demande de changement de nom et de prénom
o Gestion des mentions sur registre
o Gestion des rectifications administratives
o Veiller à la bonne organisation des mariages
o Veiller au bon enregistrement des PACS
o Organiser les parrainages
- Elections :
o Tenue et mise à jour des listes électorales
o Organisation des réunions de la commission
o Préparation et organisation des scrutins
o Tirage au sort et suivi des listes des jurés d’assises
- Administration Générale :
o Recensement de la population : organisation de l’opération et encadrement du personnel affecté à cette mission.
o Transmission des Actes de la commune au contrôle de légalité (via @ctes)
o Tenue de l’ensemble des registres (arrêtés, décisions, délibérations) et suivi des publications (via DematDoc)
- Assistant(e) de direction :
o Organisation et suivi de la circulation de l’information : courrier, parapheurs, dossiers
o Rédaction de courriers et notes administratives
o Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant
o Dossiers d’assurances : déclarations et suivi des dossiers
- Etat-Civil :
o Rédaction des actes de naissance, mariage, décès
o Tenue des registres de l’état-civil
o Gestion des dossiers de demande de changement de nom et de prénom
o Gestion des mentions sur registre
o Gestion des rectifications administratives
o Veiller à la bonne organisation des mariages
o Veiller au bon enregistrement des PACS
o Organiser les parrainages
- Elections :
o Tenue et mise à jour des listes électorales
o Organisation des réunions de la commission
o Préparation et organisation des scrutins
o Tirage au sort et suivi des listes des jurés d’assises
- Administration Générale :
o Recensement de la population : organisation de l’opération et encadrement du personnel affecté à cette mission.
o Transmission des Actes de la commune au contrôle de légalité (via @ctes)
o Tenue de l’ensemble des registres (arrêtés, décisions, délibérations) et suivi des publications (via DematDoc)
- Assistant(e) de direction :
o Organisation et suivi de la circulation de l’information : courrier, parapheurs, dossiers
o Rédaction de courriers et notes administratives
o Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant
o Dossiers d’assurances : déclarations et suivi des dossiers
Profils recherchés
Les compétences attendues :
Savoir-faire :
- Etat-civil : maîtrise du cadre juridique de l’état-civil – Connaissance du Code Civil et de l’IGREC
- Elections : maîtrise des formalités et procédures électorales - Connaissance du Code Electoral
- Administration Générale : bonne connaissance des institutions et du cadre règlementaire des collectivités territoriales – Maîtrise la rédaction des actes administratifs et leur règlementation (délibérations, arrêtés, décisions) – maîtrise des outils informatiques et bureautiques – priorisation et respect des délais contraints
Savoir-être :
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Méthode, Rigueur et capacité d’organisation
- Réactivité et polyvalence
- Qualités relationnelles et sens du service public
- Esprit d’analyse
- Autonomie
- Disponibilité
Spécificités du poste :
- Expérience confirmée dans un poste équivalent
- Délégation d’officier d’état-civil
- Présence obligatoire aux heures d’accueil du public
- Travail les dimanches de scrutins
- Travail possible en soirée ou le week-end
Conditions salariales : rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé + CNAS
Poste à pourvoir au plus tôt
Savoir-faire :
- Etat-civil : maîtrise du cadre juridique de l’état-civil – Connaissance du Code Civil et de l’IGREC
- Elections : maîtrise des formalités et procédures électorales - Connaissance du Code Electoral
- Administration Générale : bonne connaissance des institutions et du cadre règlementaire des collectivités territoriales – Maîtrise la rédaction des actes administratifs et leur règlementation (délibérations, arrêtés, décisions) – maîtrise des outils informatiques et bureautiques – priorisation et respect des délais contraints
Savoir-être :
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Méthode, Rigueur et capacité d’organisation
- Réactivité et polyvalence
- Qualités relationnelles et sens du service public
- Esprit d’analyse
- Autonomie
- Disponibilité
Spécificités du poste :
- Expérience confirmée dans un poste équivalent
- Délégation d’officier d’état-civil
- Présence obligatoire aux heures d’accueil du public
- Travail les dimanches de scrutins
- Travail possible en soirée ou le week-end
Conditions salariales : rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé + CNAS
Poste à pourvoir au plus tôt
Contact et modalités de candidature
Contact
0490628832
Informations complémentaires
Poste à pourvoir au plus tôt
Temps complet (envoyer CV et lettre de motivation par mail à rh@ville-caromb.fr ou par courrier impersonnel à Madame Le Maire – Hôtel de Ville – 141, Avenue du Grand Jardin 84330 Caromb)
Temps complet (envoyer CV et lettre de motivation par mail à rh@ville-caromb.fr ou par courrier impersonnel à Madame Le Maire – Hôtel de Ville – 141, Avenue du Grand Jardin 84330 Caromb)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.