ACCUEIL DU PUBLIC :
– Assurer l’accueil général du public : accueil physique, téléphonique
– Rassembler les pièces, rédiger les actes, assurer la diffusion des informations des dossiers liés aux reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, demandes de changement de prénom, baptêmes civils (INSEE, mentions marginales,…).
– Etablir les extraits ou copies d’actes demandés par les usagers et les officiers publics.
– Etablir les démarches liées aux demandes de recensement des jeunes.
– Contrôler l’authenticité des attestations fournies.
– Assurer et suivre l’affichage d’informations réglementaires
– Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés et les services.
– Recevoir et diffuser les informations des services de l’État, notamment en matière de santé, pollution, risques météo, plan canicule,

URBANISME / VOIRIE
– Réception et enregistrement des dossiers, renseignements des pétitionnaires, préparation et envoi des décisions (instruction assurée par la Communauté de communes)
Gestion de l'ensemble des dossiers d'urbanisme et de voirie en interne (DIA, arrêtés, délibérations…)

ÉTAT CIVIL :
– Rédiger les mentions marginales et courriers liés à l’activité.
– Remettre le formulaire règlementaire pour l’établissement d’un passeport ou d’une carte d’identité.
– Renseigner et orienter le public vers les structures habilitées à établir les dossiers.
– Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès…)
– Tenir à jour les registres d’État civil.
– Etablir les différents actes d’État civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…).
– Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile…)
– Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine (production du certificat de coutumes) et coopérer avec les traducteurs assermentés si nécessaire.
– Contrôler le droit à l’acte des mandants et délivrer les copies d’actes d’état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…) aux intéressés, notaires, mairies…
– Annuellement, transmettre le registre et les pièces annexes au Procureur de la République.
– Etablir et transmettre les tables annuelles et tables décennales.
– Recevoir et traiter les demandes d’attestations d’hébergement.
– Assurer et mettre en œuvre les démarches de recensement de la population, assurer l’encadrement des agents recenseurs.
– Recueillir les pièces, constituer les dossiers de demande de changement de prénom, apporter éclairage au Maire et à la direction.

CIMETIERE :
– Renseigner les administrés et les familles, les opérateurs funéraires.
– Rédiger et diffuser les titres de concessions nouvelles.
– Suivre le calendrier de renouvellement des concessions, établir et diffuser les titres correspondants.
– Etablir et suivre les procédures de reprise, d’abandons… de concessions
– Tenir et mettre à jour le plan du cimetière et les fiches d’emplacements
– Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions (documents administratifs)

ÉLECTIONS :
– Assurer le suivi et la mise à jour de la liste électorale : recevoir les demandes d’inscription, mener les procédures de radiation.
– Enregistrer les demandes sur le logiciel, les transmettre à l’INSEE, surveiller les notifications de l’INSEE
– Préparer et diffuser les convocations aux membres de la commission.
– Préparer et suivre les réunions de la Commission.
– Etablir et diffuser les tableaux de mise à jour
– Editer et transmettre les cartes électorales
– Préparer et accompagner le déroulement des scrutins (en collaboration avec la secrétaire générale)
– Prévoir l’organisation logistique des bureaux de vote (en collaboration avec la secrétaire générale)
– Assister les élus et la direction des services lors des opérations électorales, notamment lors de l’ouverture des bureaux, des opérations de dépouillement, de la rédaction des PV, de la transmission des résultats.

COMMUNICATION ET MANIFESTATIONS :
– Assurer le suivi des panneaux d’affichage, du registre d’affichage.
– Assurer le suivi du site Internet
– Gestion des locations de salles et du matériel communal

COMPTABILITÉ
– Gestion de la comptabilité courante (mandats + titres) de fonctionnement
– Apporter un soutien occasionnel au Secrétaire général

Vous êtes le binôme du Secrétaire général et vous assurez ces missions en son absence.