Planification de la commande publique liée politique d’achat

En lien avec la responsable de service et sur définition des besoins auprès des services communaux :
- Recenser les marchés arrivant à échéance et à renouveler
- Mettre à jour le tableau de suivi des marchés publics (marchés en cours d’exécution, date de notification, reconductions…)
- Suivi du rétroplanning fixé
- Suivi des procédures d’achats responsables et durables
- Construire des montages juridiques et financiers et élaborer des partenariats (délégation de service public, etc.)

Suivi de l’exécution des marchés publics
Apporter tous les éléments nécessaires à l’exécution du marché à l’approvisionneur-achat et aux gestionnaires comptables
Vérifier, auprès des services concernés, la réception dans les délais, la qualité et la quantité des biens et services
Assurer un bilan de l’exécution des marchés et suivre les dépenses dans le respect des crédits alloués
Rédiger les avenants

Instruction et gestion des publications de marchés publics
Formaliser ou aider à formaliser les principales caractéristiques de la consultation à lancer, valider le cas échéant les fiches de projets de marchés élaborées par les services prescripteurs
Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d’engagement, cahier des clauses administratives particulières…), en cohérence avec les pièces techniques communiquées par le service prescripteur
Elaborer les dossiers de consultations des entreprises, en collaboration avec les services concernés, les avis d’appel public à la concurrence, les publier
Contrôle préalable des actes et des risques juridiques
Préparer les commissions d’appel d’offre et assurer les comptes rendus en l’absence de la responsable
Assurer le suivi et le contrôle des ordres de services
Assurer la motivation des rejets des offres
Réaliser le suivi des garanties et des contentieux éventuels

Exécution comptable des marchés
- Vérification et engagements des dépenses et recettes (section d’investissement en particulier)
- Ordonnancement des dépenses et des recettes
- Relations avec les usagers et les fournisseurs
- Exécution comptable des marchés
- Organiser et suivre la levée des cautions
- Procéder au paiement des retenues de garanties
- Préparer le mandatement des acomptes et des avances
- Rendre compte et alerter (points d’étape) en période d’exécution budgétaire et de clôture d’exercice

Recherche/suivi des subventions et des financements externes
- Rechercher et recenser les subventions et les financements pouvant être sollicités (en fonction des projets retenus et des orientations politiques)
- Mettre en œuvre une veille active sur les dispositifs proposés par les différents organismes, ainsi que les règles d’intervention et les nouvelles opportunités de financement
- Accompagner les autres services dans la constitution des dossiers, réaliser le cas échéant les dossiers de demande de subventions
- Assurer le suivi des subventions par la tenue de tableaux de bord, alerter sur les échéances
- Diffuser et relayer les appels à projets recensés

Missions secondaires

Gestion des polices d’assurance
- Assurer un suivi administratif et financier des contrats
- Analyser les clauses des contrats et optimiser leur mise en concurrence
Gestion des risques
- Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
- Évaluer les responsabilités
- Solliciter des expertises juridiques et techniques
- Gérer les relations avec le courtier et les assureurs
- Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations