Agent administratif d’accueil polyvalent du secrétariat de mairie faisant partie d'une équipe de trois agents sous la direction du secrétaire général de mairie.

Positionnement du poste :
Rattachement hiérarchique : secrétaire de mairie
Relations interlocuteur interne : collègues, direction, élus
Relations interlocuteurs externes : usagers, administrations, associations, intercommunalité, trésorerie

A – Missions principales

 Secrétariat :
Accueil physique et téléphonique (amabilité, réactivité, neutralité)
Suivi des locations de salles
Gestion de plannings – agendas
Formalités administratives (courriers, arrêtés, invitations diverses …) en soutien à la responsable administrative et responsable des services
État Civil (naissances, mariages, décès …)
PACS
Recensement citoyen
Classement – archivage
Enregistrement du courrier

 Finances :
Saisir les bons de commande, les engagements, les contrats, les marchés, les mandatements et liquider dans les délais réglementaires impartis
Réceptionner les bons de livraisons et factures à vérifier en lien avec les différents services, Traiter et classer des pièces comptables relatives aux différents budgets de la collectivité
Mandater la paie du personnel et des élus, gérer les données et charges sociales ainsi que leurs déclarations
Suivre la dette : préparer et assurer le suivi des échéanciers d'emprunts
Engager, émettre les titres de recettes et liquider
Suivre les titres impayés à l'aide du portail DGFIP
Transmettre l'ensemble des pièces dématérialisées au Service de Gestion Comptable

 Titres sécurisés :
Délivrance des titres sécurisés (CNI, Passeports)

 Aide sociale :
Gestion des logements communaux et sociaux
Suivi des dossiers d’aide sociale
Participation aux réunions du Centre Communal d’Action Sociale et rédaction des procès-verbaux.

 Gestion du cimetière :
Délivrance, vérification des emplacements et établissement des titres de concession
Suivi des concessions à renouveler
Mise à jour des dossiers
Édition des titres de concession





B - Autres Missions :

 Enfance :
Gestion de la restauration scolaire et de la garderie périscolaires (inscriptions, tableaux de présence, facturation…)

 Urbanisme :
Renseignements cadastraux et PLUi
Pré-instruction des demandes d’urbanisme
Relation avec le service instructeur
Suivi des dossiers jusqu’à leur envoi au contrôle de légalité

 Ressources Humaines :
Gestion des carrières (saisies arrêtés, contrats, attestations, ordre de mission, courriers divers, suivi et classement des dossiers)
Gestion des agents (congés, plannings, remplacements, recrutements…)
Participation à l'élaboration du bilan social
Participation à l’élaboration de la mise en œuvre du plan de formation

 Culture et information :
Aide à l’élaboration du bulletin municipal
Mise à jour des supports de communication (site Internet, de Facebook, Intramuros…)

 Élections :
Mise à jour des listes électorales (inscriptions / radiations)
Participations aux élections (permanence le dimanche lors des élections)

Et toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement des services

Temps de travail :
Temps de travail hebdomadaire : temps complet soit 1607h/an
Dont accueil physique et téléphonique des administrés du lundi au samedi de 8h30 à 12h30 (en alternance 1 samedi sur 3)

Maîtrise des règles budgétaires et comptables publiques (M57)
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, messagerie …)
Connaissance du logiciel BERGER LEVRAULT

Compétences relationnelles
Rigueur et sens de l’organisation,
Discrétion et confidentialité
Autonomie et polyvalence
Sens du contact, qualité d’écoute et de dialogue

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