La commune de Clermont l’Hérault est située au cœur du département de l’Hérault, en bordure du lac du Salagou, à 30 minutes des villes de Montpellier, Béziers, Sète et des plages du littoral méditerranéen.
Elle est la ville centre de la Communauté de Communes du Clermontais de par sa géographie, au carrefour de deux autoroutes, sa population (9 400 habitants), son niveau d’équipements publics (éducation, sports, culture, loisirs, santé…) et la concentration des activités économiques implantées dans son centre-ville et ses zones d’activités.
Suite à une mobilité interne, le service Population recrute un responsable du service « officier d’état civil » et chargé des affaires générales pour assurer les missions de gestion de l’état civil, du cimetière et opérations funéraires, des affaires générales, des élections ainsi que la gestion de l’accueil du public à l’hôtel de ville.

Description du poste :
Sous l’autorité du responsable du pôle Administration Générale, le responsable du service doit :
Missions principales :
1. Coordonner l’activité et le plan de charge du service, en prenant en compte l’accueil du public à l’Hôtel de Ville,

2. Réaliser toutes les tâches dont l'officier de l'état civil a la charge :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, mariage …) et établir tous les documents liés aux différentes situations individuelles liées à l’état civil ;
- Prendre en charge les dossiers de mariage, PACS, changement de noms ou de prénoms, dans leur intégralité, etc. ;
- Mettre à jour les registres.
3. Affaires générales :
- Assurer les procédures liées aux opérations funéraires et à la gestion administrative du cimetière ;
- Assurer la gestion des dossiers de demandes des titres d’identité ;
- Recensement militaire ;
- Jury d’assises ;
- Certification de documents et de signatures ;
- Demandes d’inscription sur les listes électorales ;
- Tâches liées aux affaires générales (certificat de vie, de concubinage, attestation de résidence, attestation d’accueil, …) ;
- Préparation des élections et tenue des bureaux de vote.
Mission secondaire :
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés en fonction des besoins de services

Savoirs :
- Maîtrise des techniques rédactionnelles et règles d'orthographe et de grammaire ;
- Connaissance et respect des procédures administratives ;
- Maîtrise de la législation relative à l'état civil ;
- Législation funéraire ;
- Connaissance du CGCT ;
- Pouvoirs de police du maire en matière funéraire ;
- Management de service et d’équipe ;

Savoir-faire :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Gestion de service ;
- Coordination d’équipe ;
- Maîtrise des outils informatiques, connaissance des logiciels GESCIME, Synbird, Siècle, Elire, COMEDEC, Inetum serait un plus.
Savoir-être :
- Sens des responsabilités ;
- Disposer de qualités relationnelles, amabilité, courtoisie et avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Présentation et élocution correctes ;
- Rigueur ;
- Savoir allier autonomie et sens du travail en équipe ;
- Disponibilité ;
- Sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Polyvalence et être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Ponctualité.