La Ville de Saint-Jean, qui compte 11100 habitants, est située au nord-est de Toulouse.
Elle développe une politique sociale affirmée, particulièrement auprès des publics seniors et des familles.
Elle fait preuve d’innovation avec par exemple, la construction des Granges en 2018, tiers-lieu culturel et social qui regroupe une médiathèque, une ludothèque, un espace seniors, un centre social, la MJC et un Fab-Lab.
Elle est aussi la première commune d’Occitanie à être labellisée Espace Service Jeunesse par le Ministère de l‘Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports pour son tiers-lieu L’ANneXe dédié aux 11-14 ans. Son
complément, Le Module, à destination des 14-25 ans, est en cours d’installation.
En matière d’urbanisme, elle limite son extension pour préserver son cadre de vie mais prépare son avenir : un ambitieux projet de renouvellement du Cœur de Ville a été lancé et est en cours de concertation.
En matière managériale, la Direction Générale et les directeurs/directrices des 5 pôles stratégiques (Education- Animation de la vie culturelle et locale, Soutien aux fragilités / CCAS, Ressources, Aménagement et développement du cadre de vie, Services à la Population) veillent à promouvoir un climat de confiance et de bienveillance auprès de ses 200 agents.

Sous l'autorité de la Directrice générale adjointe à l'éducation et à l'animation de la vie culturelle et locale, vous aurez en charge la gestion administrative globale du service avec l’agent administratif en charge de l’accueil, placé sous votre responsabilité.

Vous aurez en charge les missions dans les domaines suivants:

- Administratif - Affaires scolaires:
En lien avec la responsable des affaires scolaires, lancement des campagnes de pré-inscriptions scolaires, préparation des inscriptions scolaires pour les directrices d’école,

- Administratif - Activités Petite Enfance-Enfance-Jeunesse:
Gestion des dossiers famille en lien avec les activités Petite Enfance-Enfance-Jeunesse
(calendrier annuel, créer et paramétrer les activités),
Suivi et gestion des sorties ou évènements scolaires (annulations de repas),
Garantir l'uniformité des modes de saisie et prise en compte des besoins des différents services,
Réaliser le suivi des consommations (actes) à destination de la CAF selon les demandes établies par cet organisme (AFAS, convention vacances-loisirs, actes AEEH),
S’assurer de la réalisation régulière des statistiques relatives aux types d’usages et aux typologies d’usagers,

- Administratif et financier – Régie de recettes:
S’assurer des opérations administratives, financières et comptables liées à l'activité générée par la régie en lien avec le Trésor Public et le service financier de la collectivité,
Préparer la facturation mensuelle des activités cantines, alae, alsh, club ados, séjours et s’assurer de la bonne perception sur le compte de la régie des frais bancaires (mandatement effectué par le service comptabilité), des frais de commissions Carte bancaire et paiement par internet,
Procéder aux encaissements des recettes selon les modes de paiement,
Tenir la comptabilité de la régie, conformément à l’arrêté de création de la régie ainsi qu’à l’arrêté de nomination,
Clôturer les périodes de facturation,
Effectuer régulièrement des rapprochements entre le compte DFTN et et la comptabilité de la régie,

-Administrateur des droits informatiques et référent technique pour les paramétrages informatiques:
Octroie des droits d’accès pour la CAF et gestion des licences,
Est l’interlocuteur privilégié de Technocarte, logiciel de gestion (paramétrage, suivi du SAV, évolutions du logiciel, kiosque famille),
Accompagnement du concessionnaire en charge de la gestion des EAJE (pointage, facturation, Kiosque famille, évolutions …),
A une mission de conseil et de veille sur l’ossature de l’application Technocarte et son évolution
Interlocuteur pour l'ensemble des activités du guichet unique et des utilisateurs.
Concernant le logiciel de gestion de l’annualisation des agents du Pôle: paramétrage, accompagnement à la saisie des données, octroi des droits d’accès aux agents, accompagnement des valideurs

- Divers:
Suivi annuel des budgets liés aux logiciels métier
Encadrement de l’assistante administrative en charge de l’accueil téléphonique et physique des usagers du Pôle ; remplacement en cas d’absences (congés en alternance)
S’assure de la bonne communication des informations nécessaires au bon fonctionnement du Pôle, dans son domaine d’activité
Peut se voir confier (en direct ou à déléguer) d’autres tâches administratives en lien avec l’actualité du Pôle

-Formation exigées:
formation régie, formation au suivi comptable d’une régie
Utilisation et bonne connaissance des outils bureautiques, internet
La connaissance du logiciel Technocarte serait un plus

-Savoirs :
Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité
Bonne connaissance en comptabilité publique et fonctionnement des régies de recettes
Connaissance du secteur de l’enfance et de l’éducation
Connaissance du domaine scolaire et des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

-Savoirs-faire :
Savoir travailler en équipe
Disposer d’une aisance rédactionnelle ainsi que d’une bonne expression orale
Disposer d’une bonne maîtrise de l’outil informatique
Disposer de capacité à rendre compte, à transmettre les informations, à communiquer
Capacité à organiser

-Savoirs-être :
Avoir le sens du service public et en partager les valeurs
Etre rigoureux(se), organisé(e) et méthodique
Disposer de qualités humaines et relationnelles
Savoir s’adapter
Avoir un esprit d’initiative et être force de proposition et d’innovation
Etre disponible et polyvalent,
Aptitude à communiquer, à expliquer, à écouter, à comprendre
Qualités de discrétion indispensables