Finalité du service ou de l’Unité:
Le service administratif et financier est chargé de :
piloter
et animer la fonction administrative et financière au sein des services et directions de la DGCPRO, contrôler l'efficacité et la qualité de cette fonction
assurer
la sécurisation juridique des actes et actions et le respect des procédures
piloter
l'élaboration du budget de la DGA, en assurer le suivi et l’exécution
garantir
la passation et la bonne exécution des marchés en réponse aux besoins des directions
apporter
un appui fort et un accompagnement aux directions et services dans la conduite de leurs projets et de leurs actions
piloter
et conduire les projets et activités transversales au sein de la direction générale, notamment en matière de contrôle de gestion et de maîtrise des risques
assurer,
le cas échéant, la préparation des sessions, en coordination avec les directions
mettre
en place et adapter différents outils de coordination, de gestion et de suivi partagés de l'information
être
l'interface des directions fonctionnelles pour la DGA

Missions générales du poste:
Sous la responsabilité du chef de service et en collaboration avec lui, le chef de service adjoint garantit la sécurisation administrative, financière et juridique des actions de la DG. A ce titre, il doit :
Assister et seconder le Chef de service dans ses missions managériales et de pilotage
Contribuer au pilotage des activités du SAF DG et assurer l’animation de l’équipe
Apporter appui et accompagnement aux directions opérationnelles dans l’exercice de leurs activités, l’élaboration de leurs procédures et de leurs besoins
Suivre et coordonner les budgets des directions opérationnelles
Renforcer la cohérence, l’efficacité et la qualité de gestion de la Direction générale adjointe
Mettre en place les process de contrôles de gestion
Participer aux chantiers transversaux de la DGCPRO et de la Région
S’assurer de la bonne prise en compte des nouvelles règles de gestion mises en place par la Direction Générale
Animer les échanges au niveau des services sur les thématiques relevant de leurs missions
Assurer le relais avec les directions ressources
Assurer une veille juridique sur les thématiques relevant de la direction générale adjointe
Assurer l’intérim du Chef de service en cas d'indisponibilité ou d’absence

Activités
1/ Gestion budgétaire et comptable
Contribuer
à la préparation budgétaire et suivre l’exécution budgétaire (gestion globale des crédits alloués, suivi des consommations, transferts de crédits, constatation des créances et suivi de l’émission des titres de recettes, etc.)
Assurer
le contrôle quotidien de l’exécution budgétaire (émission des bons de commande, paiement des factures…) par le SAF
Assurer le suivi et le respect des délais de traitement de l’exécution financière des marchés et des factures
Mettre en place de procédures de contrôle interne comptable (application des procédures) permettant de fiabiliser les données
Assurer l’interface avec la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion et la paierie régionale
2/ Contrôle de gestion et pilotage
Suivi des procédures de gestion particulières (régie d’avance, cartes d’achat…)
Coordonner les dossiers transversaux (démarches régionales, etc.)
Piloter et animer les démarches administratives globales : cartographies, contrôle interne, relation usagers, recensement des marchés, plan de continuité,
Elaborer les documents supports nécessaires à la mise en application des nouveaux process, démarches pour l'ensemble de la DGA
Représenter la DGA au niveau technique dans les réunions internes relatives à la gestion administrative et financière
3/ Fonctionnement de l’Institution
Assurer la relation avec le service Assemblées et Commissions
Organiser et coordonner la préparation des sessions au sein de la DGCPRO, notamment via la rédaction des rapports et le respect des délais
Sécuriser l’établissement et la conformité de l’ensemble des documents nécessaires au déroulement des instances des sessions (ordre du jour, rapports, fiches résumés, requêtes, notes, conventions...)
Coordonner et suivre la signature des conventions, contrats, etc.
4/ Sécurité juridique et commande publique
Assurer une veille juridique dans les domaines de compétence de la direction générale, notamment le droit de la communication, de la propriété intellectuelle, les règles de publicité et d’affichage, la communication électorale…
Piloter le recensement des marchés, analyser et optimiser les procédures proposées par les services
Assurer la programmation et le suivi, tout au long de l’année, des procédures de passation de marchés publics (tableaux de bord, maitrise des délais…) ; Elaborer une stratégie d’achat en lien avec la DCPA
Assister et conseiller juridiquement les services pour la conduite de leurs projets. En particulier, étudier les montages juridiques appropriés, rédiger les actes juridiques nécessaires (contrats, conventions, arrêtés…) et/ou accompagner les directions dans l’expression des besoins et l’élaboration des DCE
Participer à la gestion administrative des procédures et contribuer à la régularité de l’analyse des offres
Aider le chef de service dans le pilotage de la gestion administrative et financière des marchés publics
Participer le cas échéant aux commissions d'appel d'offre et aux commissions consultatives des marchés

6/ Management et pilotage du service
Contribuer à l’encadrement hiérarchique des agents : Planifier, organiser et répartir la charge de travail entre les collaborateurs
Suivi des procédures de gestion et d’administration du personnel en intérim du chef de service
Aider à la prise de décision du cabinet et mettre en œuvre les arbitrages
Rédaction de comptes rendus, de rapports d’exécution et de perspectives budgétaires, des délibérations en Assemblée plénière et en Commission permanente, notes de synthèse et/ou tableaux de bord

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.