Chargé(e) Communication/Accueil - Etat Civil
Offre n° O011260903001131
Publiée le 04/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Square Lucien Maury, Quillan (Aude (11))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
04/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille indiciaire FPT
Descriptif de l'emploi
Vacance de poste d'un agent placé en disponibilité supérieure à 6 mois.
Nécessité d'assurer son remplacement pour le bon fonctionnement du service.
Nécessité d'assurer son remplacement pour le bon fonctionnement du service.
Missions / conditions d'exercice
1. Mission : assurer la communication institutionnelle et l’information des habitants :
• Assurer la diffusion de l’information sur les supports de communication de la commune
• : bulletin municipal, affiches, flyers, invitations, illiwap, borne de communication, panneaux d’affichages divers ;
• Administrer et actualiser le site internet de la commune ainsi que la borne de communication de l’accueil ;
• Animer les réseaux sociaux de la collectivité (Facebook);
• Recueillir les informations auprès des services et des élus afin de valoriser les actions municipales ;
• Réaliser ou coordonner les prises de vue, reportages et contenus nécessaires à la communication ;
• Veiller à la cohérence de l’identité visuelle et des supports de communication de la commune ;
• Assurer une veille sur les outils et pratiques de communication.
• Veiller aux déclarations auprès de la SACEM et organismes partenaires
• Assurer la communication des manifestations municipales;
• Assurer la gestion du protocole évènementiel de la commune.
• Organiser les évènements municipaux (nouveaux arrivants, vœux du Maire, etc.)
2. Accueil téléphonique et physique:
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, en présentiel et par téléphone
• Assurer le suivi des demandes des usagers
• Tenir un registre des appels téléphoniques
• Identifier les demandes et apporter une réponse adaptée
• Rechercher et diffuser l’information et orienter vers les interlocuteurs compétents
• Gérer les flux d’accueils
• Assurer la transmission des informations aux services concernés
• Garantir un accueil de qualité dans le respect des principes du service public
3. Gestion de l’Etat-Civil:
• Recevoir les déclarations de naissance, de reconnaissance et de décès
• Etablir, mettre à jour et conserver les actes d’état civil
• Délivrer les copies et extraits d’actes conformément à la règlementation
• Traiter les demandes de rectification ou de mise à jour des actes
• Assurer la tenue des registres et leur archivage
4. Gestion des mariage et PACS:
• Constituer et contrôler les dossiers de mariage
• Organiser les cérémonies en lien avec les élus
• Recevoir les déclarations de PACS et leurs modifications ou dissolutions
• Préparer les documents administratifs nécessaires
5. Traitement des demandes et délivrance Passeports / Carte Nationale d’Identité:
• Accueillir les usagers
• Constituer, vérifier et enregistrer les dossiers
• Contrôler les pièces justificatives
• Saisir les demandes dans le logiciel métier
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à la remise des titres d’identité
6. Organisation des cérémonies officielles:
• Participer à l’organisation matérielle des cérémonies officielles
• Assurer les achats nécessaires (apéritifs, fournitures, etc…)
• Participer à la mise en place, au service et au rangement lors des cérémonies.
7. Missions administratives:
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Traiter et orienter les courriels
• Enregistrer le courrier
• Assurer la vente des ouvrages municipaux « Historique de Quillan » et « Topo-guide »
• Tenir à jour l’inventaire des ouvrages
• Encaisser les ventes et assurer la gestion de la régie de recettes
8. Missions complémentaires : Gestion du Centre communal d’action sociales (CCAS):
• Organiser les conseils d’administration en lien avec l’élue référente
• Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers du CCAS, (demandes d'aides sociales)
• Accompagner les actions sociales et animations portées par le CCAS, en lien avec les partenaires et l’élue référente ;
• Accueillir et orienter les usagers du CCAS vers les interlocuteurs compétents
9. Polyvalence et continuité du service:
• Acquérir et maintenir une connaissance des missions assurées par les autres agents du service Accueil afin de garantir la continuité du service public
• Être en capacité d’assurer, en cas d’absence ou de besoin, le traitement ou le remplacement sur les activités relevant du service accueil, selon les nécessités de fonctionnement
• Participer au partage des connaissances et à la mise à jour des procédures afin de favoriser la polyvalence au sein de l’équipe.
• Assurer la diffusion de l’information sur les supports de communication de la commune
• : bulletin municipal, affiches, flyers, invitations, illiwap, borne de communication, panneaux d’affichages divers ;
• Administrer et actualiser le site internet de la commune ainsi que la borne de communication de l’accueil ;
• Animer les réseaux sociaux de la collectivité (Facebook);
• Recueillir les informations auprès des services et des élus afin de valoriser les actions municipales ;
• Réaliser ou coordonner les prises de vue, reportages et contenus nécessaires à la communication ;
• Veiller à la cohérence de l’identité visuelle et des supports de communication de la commune ;
• Assurer une veille sur les outils et pratiques de communication.
• Veiller aux déclarations auprès de la SACEM et organismes partenaires
• Assurer la communication des manifestations municipales;
• Assurer la gestion du protocole évènementiel de la commune.
• Organiser les évènements municipaux (nouveaux arrivants, vœux du Maire, etc.)
2. Accueil téléphonique et physique:
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, en présentiel et par téléphone
• Assurer le suivi des demandes des usagers
• Tenir un registre des appels téléphoniques
• Identifier les demandes et apporter une réponse adaptée
• Rechercher et diffuser l’information et orienter vers les interlocuteurs compétents
• Gérer les flux d’accueils
• Assurer la transmission des informations aux services concernés
• Garantir un accueil de qualité dans le respect des principes du service public
3. Gestion de l’Etat-Civil:
• Recevoir les déclarations de naissance, de reconnaissance et de décès
• Etablir, mettre à jour et conserver les actes d’état civil
• Délivrer les copies et extraits d’actes conformément à la règlementation
• Traiter les demandes de rectification ou de mise à jour des actes
• Assurer la tenue des registres et leur archivage
4. Gestion des mariage et PACS:
• Constituer et contrôler les dossiers de mariage
• Organiser les cérémonies en lien avec les élus
• Recevoir les déclarations de PACS et leurs modifications ou dissolutions
• Préparer les documents administratifs nécessaires
5. Traitement des demandes et délivrance Passeports / Carte Nationale d’Identité:
• Accueillir les usagers
• Constituer, vérifier et enregistrer les dossiers
• Contrôler les pièces justificatives
• Saisir les demandes dans le logiciel métier
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à la remise des titres d’identité
6. Organisation des cérémonies officielles:
• Participer à l’organisation matérielle des cérémonies officielles
• Assurer les achats nécessaires (apéritifs, fournitures, etc…)
• Participer à la mise en place, au service et au rangement lors des cérémonies.
7. Missions administratives:
• Rédiger des courriers et documents administratifs
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Traiter et orienter les courriels
• Enregistrer le courrier
• Assurer la vente des ouvrages municipaux « Historique de Quillan » et « Topo-guide »
• Tenir à jour l’inventaire des ouvrages
• Encaisser les ventes et assurer la gestion de la régie de recettes
8. Missions complémentaires : Gestion du Centre communal d’action sociales (CCAS):
• Organiser les conseils d’administration en lien avec l’élue référente
• Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers du CCAS, (demandes d'aides sociales)
• Accompagner les actions sociales et animations portées par le CCAS, en lien avec les partenaires et l’élue référente ;
• Accueillir et orienter les usagers du CCAS vers les interlocuteurs compétents
9. Polyvalence et continuité du service:
• Acquérir et maintenir une connaissance des missions assurées par les autres agents du service Accueil afin de garantir la continuité du service public
• Être en capacité d’assurer, en cas d’absence ou de besoin, le traitement ou le remplacement sur les activités relevant du service accueil, selon les nécessités de fonctionnement
• Participer au partage des connaissances et à la mise à jour des procédures afin de favoriser la polyvalence au sein de l’équipe.
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
Savoirs:
• Connaissance de la règlementation de l’Etat-Civil
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Connaissance des règles relatives à l’accueil du public et à la protection des données personnelles
• Utilisation courante des outils numériques et des réseaux sociaux
Savoir-faire:
• Accueillir et informer un public varié.
• Constituer et contrôler des dossiers administratifs.
• Appliquer les procédures réglementaires.
• Rédiger des actes administratifs.
• Organiser son activité avec rigueur et méthode.
• Maîtrise des outils (Canva ;Photoshop ;Cap Cut
• Maitrise des outils bureautiques
• Bonne expression écrite et orale
Savoir-être:
• Sens du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
• Diplomatie, courtoisie et maîtrise de soi.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie et capacité d'adaptation.
• Polyvalence et disponibilité
Conditions d’exercice du poste :
Horaires pouvant inclure ponctuellement des soirées ou des manifestations le week-end
Permis B - Déplacements ponctuels sur le territoire
Savoirs:
• Connaissance de la règlementation de l’Etat-Civil
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Connaissance des règles relatives à l’accueil du public et à la protection des données personnelles
• Utilisation courante des outils numériques et des réseaux sociaux
Savoir-faire:
• Accueillir et informer un public varié.
• Constituer et contrôler des dossiers administratifs.
• Appliquer les procédures réglementaires.
• Rédiger des actes administratifs.
• Organiser son activité avec rigueur et méthode.
• Maîtrise des outils (Canva ;Photoshop ;Cap Cut
• Maitrise des outils bureautiques
• Bonne expression écrite et orale
Savoir-être:
• Sens du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
• Diplomatie, courtoisie et maîtrise de soi.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie et capacité d'adaptation.
• Polyvalence et disponibilité
Conditions d’exercice du poste :
Horaires pouvant inclure ponctuellement des soirées ou des manifestations le week-end
Permis B - Déplacements ponctuels sur le territoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0468200044
Informations complémentaires
Adresser Lettre de motivation et CV à:
Monsieur Le Maire, 1, square Lucien Maury, 11500 QUILLAN.
ou au Service RH de la Collectivité: sylvie.malet@ville-quillan.fr
Monsieur Le Maire, 1, square Lucien Maury, 11500 QUILLAN.
ou au Service RH de la Collectivité: sylvie.malet@ville-quillan.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE QUILLAN
>1 Square Lucien Maury
11500 Quillan
>1 Square Lucien Maury
11500 Quillan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.