Assistant(e) de direction (H/F)
Offre n° O978250423000618
Publiée le 24/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
25/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) de direction placé (e) sous l'autorité de la directrice, il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec l'ensemble des services de la collectivité, les élus ainsi que les différents partenaires.
Il (Elle) fournit les renseignements dans le domaine d'activité de la direction et en assure le suivi administratif.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation,
détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Il (Elle) fournit les renseignements dans le domaine d'activité de la direction et en assure le suivi administratif.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation,
détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels de la direction: informer, orienter, filtrer, transmettre et renseigner en sachant hiérarchiser
(degré d'importance, d'urgence),
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Traitement et suivi administratif et financier
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Assurer les tâches de secrétariat
* Gérer l'agenda et les priorités
* Gérer les flux des documents entrant et sortant de la direction
* Organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous
* Organiser le traitement et la diffusion des informations
* Etre capable de rechercher des informations via la lecture de documents et/ou de bases de données et en faire la
restitution
* Préparer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler les factures de la direction
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV,
arrêtés, décisions, délibérations...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord de la direction
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés et les états de présence de la direction
* Assurer l'organisation des entretiens professionnels (convocation, transmission des comptes rendus des entretiens à la DRH)
Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. Une complémentarité et une forte solidarité
entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne marche et la continuité de la direction.
L'espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d'ordinateur avec bureautique, logiciels,
imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone
* Réceptionner les appels de la direction: informer, orienter, filtrer, transmettre et renseigner en sachant hiérarchiser
(degré d'importance, d'urgence),
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Traitement et suivi administratif et financier
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Assurer les tâches de secrétariat
* Gérer l'agenda et les priorités
* Gérer les flux des documents entrant et sortant de la direction
* Organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous
* Organiser le traitement et la diffusion des informations
* Etre capable de rechercher des informations via la lecture de documents et/ou de bases de données et en faire la
restitution
* Préparer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler les factures de la direction
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV,
arrêtés, décisions, délibérations...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord de la direction
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés et les états de présence de la direction
* Assurer l'organisation des entretiens professionnels (convocation, transmission des comptes rendus des entretiens à la DRH)
Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. Une complémentarité et une forte solidarité
entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne marche et la continuité de la direction.
L'espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d'ordinateur avec bureautique, logiciels,
imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone
Profils recherchés
Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment sur un poste d'assistante de direction
* Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Être capable d'évaluer l'urgence d'une demande
* Être capable de gérer des situations délicates
* Capacité rédactionnelles
* Disponible
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication, du relationnel et du travail en équipe
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalence
* Dynamisme
* Motivation
* Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Être capable d'évaluer l'urgence d'une demande
* Être capable de gérer des situations délicates
* Capacité rédactionnelles
* Disponible
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication, du relationnel et du travail en équipe
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalence
* Dynamisme
* Motivation
Contact et modalités de candidature
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-
saintpaul.fr au plus tard le 25/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet
ne sera pas traité.
saintpaul.fr au plus tard le 25/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet
ne sera pas traité.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.