Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978250306000034
Publiée le 06/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
07/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages, l’assistant(e) de direction assiste le directeur dans l’exécution des différentes missions dévolues à la direction et assure le suivi des différentes tâches administratives qui lui sont confiées.
Il/Elle gère les dossiers qui lui sont attribués dans un objectif d’amélioration de la qualité de gestion des actes et documents administratifs .Il/Elle assure le suivi de certains dossiers spécifiques en étroite collaboration avec le directeur. Il/Elle joue un rôle d’interface et de facilitateur à l’intérieur de la direction et dans les relations avec les différents Pôles, Directions ou services de la Commune.
Il/Elle rédige des actes et des documents administratifs, en étroite coopération avec son Directeur sur la base des modèles validés et préétablis.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Il/Elle gère les dossiers qui lui sont attribués dans un objectif d’amélioration de la qualité de gestion des actes et documents administratifs .Il/Elle assure le suivi de certains dossiers spécifiques en étroite collaboration avec le directeur. Il/Elle joue un rôle d’interface et de facilitateur à l’intérieur de la direction et dans les relations avec les différents Pôles, Directions ou services de la Commune.
Il/Elle rédige des actes et des documents administratifs, en étroite coopération avec son Directeur sur la base des modèles validés et préétablis.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
TRAITEMENT ET SUIVI ADMINISTRATIF:
Activités principales:
- Accueil, réception et orientation des appels téléphoniques.
- Gestion des correspondances ou documents administratifs au sein de la direction.
- Enregistrement et diffusion des messages et des demandes d’intervention des usagers, des partenaires institutionnels ou des différents services.
- Assiste le directeur dans la gestion et le traitement des documents administratifs via les supports informatiques de la collectivité ( iparapheur, webdélib, doc flow, ciril).
- Transmission des informations au sein de la Direction ou des entités
extérieures après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur.
Activités spécifiques:
- Gestion de l’agenda du directeur.
- Classement et archivage des documents importants
- Préparation, enregistrement, ventilation des bons de commandes et des factures
- Transmettre des informations nécessaires au sein de la Direction ou des entités extérieurs après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur
- Exploitation des outils informatiques dans une démarche de présentation, et d’aide à la décision
- Préparer et suivre les dossiers de la direction : vérifier la conformité des pièces
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l’activité du secrétariat de la direction ( Bons de commande, ordres de service, PV de travaux ou de réunions…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord du secrétariat
- Suivre les bilans d’activités des services de la direction en collaboration avec le directeur
- Assurer le suivi des congés des agents ( astreintes, HS, récupérations…)
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Eventuelle mobilisation pour des tâches de secrétariat dans le cadre du dispositif Orsec ou de gestion de crise
Activités principales:
- Accueil, réception et orientation des appels téléphoniques.
- Gestion des correspondances ou documents administratifs au sein de la direction.
- Enregistrement et diffusion des messages et des demandes d’intervention des usagers, des partenaires institutionnels ou des différents services.
- Assiste le directeur dans la gestion et le traitement des documents administratifs via les supports informatiques de la collectivité ( iparapheur, webdélib, doc flow, ciril).
- Transmission des informations au sein de la Direction ou des entités
extérieures après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur.
Activités spécifiques:
- Gestion de l’agenda du directeur.
- Classement et archivage des documents importants
- Préparation, enregistrement, ventilation des bons de commandes et des factures
- Transmettre des informations nécessaires au sein de la Direction ou des entités extérieurs après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur
- Exploitation des outils informatiques dans une démarche de présentation, et d’aide à la décision
- Préparer et suivre les dossiers de la direction : vérifier la conformité des pièces
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l’activité du secrétariat de la direction ( Bons de commande, ordres de service, PV de travaux ou de réunions…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord du secrétariat
- Suivre les bilans d’activités des services de la direction en collaboration avec le directeur
- Assurer le suivi des congés des agents ( astreintes, HS, récupérations…)
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Eventuelle mobilisation pour des tâches de secrétariat dans le cadre du dispositif Orsec ou de gestion de crise
Profils recherchés
Formations et qualifications obligatoires:
- Niveau BAC
Savoir :
- Connaissance générale de l’environnement communal, de son fonctionnement et de son organisation administrative
- Etre capable d’acquérir rapidement des notions dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers.
- Disposer des connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
COMPETENCES TECHNIQUES:
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Maîtriser son environnement professionnel et les informations sur les services
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité, les outils informatiques et bureautiques
- Savoir organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
- Gérer les situations de stress
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maitrise des outils bureautiques/informatiques de planification, d’évaluation et de conduite de projet.
APTITUDES / COMPETENCES RELATIONNELLES:
- Posséder des capacités de rigueur et le sens de l’organisation
- Avoir le sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Accueillir le public avec amabilité
MOYENS NECESSAIRES:
- Ordinateur et imprimante
- Photocopieur, scanner
- Internet et messagerie électronique
- Supports informatiques et bureautiques ( doc flow, iparapheur, webdelib, ciril…)
- Téléphone
Savoir-faire:
- Bonnes capacités rédactionnelles dans la conception des documents (rapports, actes administratifs : arrêtés, décisions….)
- Bonnes capacités d’élocution
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Etre capable d’organiser son travail en fonction des objectifs assignés, des contraintes et de pouvoir rendre compte aux autorités hiérarchiques.
- Etre capable de réagir efficacement en situation de crise et échanger avec différents acteurs, tout en assurant la gestion de plusieurs taches simultanément (internes et/ou externes)
Savoir-être:
- Rigueur
- Diplomatie, neutralité.
- Ouverture d’esprit
- Capacités d’adaptation
- Autonomie
- Grande discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
- Sens du relationnel
- Sens de l’organisation
- Sens de l’écoute
- Force de proposition
- Etre Facilitateur
- savoir diffuser l’information
- Disponibilité, souplesse
- Bonne élocution
- Capacité à travailler dans un cadre hiérarchique en étroite coopération avec le directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages.
- Capacité à travailler (dans le respect de ses missions) avec les différents responsables de service de la direction et avec les autres Pôles ou Directions de la collectivité.
- Niveau BAC
Savoir :
- Connaissance générale de l’environnement communal, de son fonctionnement et de son organisation administrative
- Etre capable d’acquérir rapidement des notions dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers.
- Disposer des connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
COMPETENCES TECHNIQUES:
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Maîtriser son environnement professionnel et les informations sur les services
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité, les outils informatiques et bureautiques
- Savoir organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
- Gérer les situations de stress
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maitrise des outils bureautiques/informatiques de planification, d’évaluation et de conduite de projet.
APTITUDES / COMPETENCES RELATIONNELLES:
- Posséder des capacités de rigueur et le sens de l’organisation
- Avoir le sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Accueillir le public avec amabilité
MOYENS NECESSAIRES:
- Ordinateur et imprimante
- Photocopieur, scanner
- Internet et messagerie électronique
- Supports informatiques et bureautiques ( doc flow, iparapheur, webdelib, ciril…)
- Téléphone
Savoir-faire:
- Bonnes capacités rédactionnelles dans la conception des documents (rapports, actes administratifs : arrêtés, décisions….)
- Bonnes capacités d’élocution
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Etre capable d’organiser son travail en fonction des objectifs assignés, des contraintes et de pouvoir rendre compte aux autorités hiérarchiques.
- Etre capable de réagir efficacement en situation de crise et échanger avec différents acteurs, tout en assurant la gestion de plusieurs taches simultanément (internes et/ou externes)
Savoir-être:
- Rigueur
- Diplomatie, neutralité.
- Ouverture d’esprit
- Capacités d’adaptation
- Autonomie
- Grande discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
- Sens du relationnel
- Sens de l’organisation
- Sens de l’écoute
- Force de proposition
- Etre Facilitateur
- savoir diffuser l’information
- Disponibilité, souplesse
- Bonne élocution
- Capacité à travailler dans un cadre hiérarchique en étroite coopération avec le directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages.
- Capacité à travailler (dans le respect de ses missions) avec les différents responsables de service de la direction et avec les autres Pôles ou Directions de la collectivité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 07/04/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.