Assistant de direction (H/F) P.916
Offre n° O978241218001109
Publiée le 18/12/2024
Synthèse de l'offre
Située au nord de la mer des Caraïbes, à plus de 7 000 kilomètres de la métropole et à 250 kilomètres de la Guadeloupe, l'île de Saint-Martin présente la caractéristique d'être divisée depuis 1648 entre deux États : les Pays-Bas et la France. La partie française compte environ 36 000 habitants et s étend sur 56 km².
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue de l'hôtel de la collectivité - bp 374. marigot, Saint-Martin (Saint-Martin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction générale en charge de la Sécurité et Tranquillité Publiques de la Collectivité Outre-Mer de Saint-Martin, l’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité du directeur général adjoint.
Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.
Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’équipe d’assistants(es) de la direction générale des services avec pour principales missions : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l’archivage
- Suivi des dossiers du bureau en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l’archivage
- Suivi des dossiers du bureau en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
Profils recherchés
- Formation en secrétariat
- Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en secrétariat de direction
- Expérience et connaissance avérée en administration Préfectorale.
- Expérience et connaissance transverse avérée Gendarmerie Nationale et Police Nationale.
- Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en secrétariat de direction
- Expérience et connaissance avérée en administration Préfectorale.
- Expérience et connaissance transverse avérée Gendarmerie Nationale et Police Nationale.
Contact et modalités de candidature
Contact
0590875004
Informations complémentaires
Les personnes intéressées devront adresser leurs candidatures (CV détaillé et lettre de motivation)
Par voie postale à : l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 - 97054 Saint-Martin Cedex
Par voie postale à : l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 - 97054 Saint-Martin Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.