Assistant de direction (H/F)
Offre n° O978241114000019
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
22/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistante de Direction assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants.
- Accueillir physiquement les RDV
- Tenir l'agenda de la DRH et l'emploi du temps au quotidien
- Prendre en charge le suivi : de la maintenance des équipements, du stock de fournitures
- Effectuer les relances téléphoniques ( phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ: reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir
- Réceptionner le courrier arrivé et ventiler entre les différents services
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service ( courriers , notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Enregistrer et ventiler des factures
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service ( bons de commande, notes de services, PV de travaux factures ...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Diffuser les informations demandées à l'ensemble des agents de la commune via des supports de communication
- Aide le service Recrutement dans la gestion administrative des contrats et du personnel
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants.
- Accueillir physiquement les RDV
- Tenir l'agenda de la DRH et l'emploi du temps au quotidien
- Prendre en charge le suivi : de la maintenance des équipements, du stock de fournitures
- Effectuer les relances téléphoniques ( phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ: reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir
- Réceptionner le courrier arrivé et ventiler entre les différents services
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service ( courriers , notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Enregistrer et ventiler des factures
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service ( bons de commande, notes de services, PV de travaux factures ...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Diffuser les informations demandées à l'ensemble des agents de la commune via des supports de communication
- Aide le service Recrutement dans la gestion administrative des contrats et du personnel
Profils recherchés
- Formation Gestion / Administration
- Niveau Bac+2 ( Assistante de Direction)
Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers.
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service connaissance de la collectivité.
- Technique de secrétariat.
- Technique de prise en notes.
- Maîtrise de l'outil informatique ( Miscrosoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité .
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative.
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'amabilité et d'adaptabilité
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
- Niveau Bac+2 ( Assistante de Direction)
Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers.
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service connaissance de la collectivité.
- Technique de secrétariat.
- Technique de prise en notes.
- Maîtrise de l'outil informatique ( Miscrosoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité .
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative.
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'amabilité et d'adaptabilité
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 22/12/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.