Assistant de Direction - Direction de l'Education P. 580(H/F)
Offre n° O978241010001299
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Située au nord de la mer des Caraïbes, à plus de 7 000 kilomètres de la métropole et à 250 kilomètres de la Guadeloupe, l'île de Saint-Martin présente la caractéristique d'être divisée depuis 1648 entre deux États : les Pays-Bas et la France. La partie française compte environ 36 000 habitants et s étend sur 56 km².
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Saint-Martin est une Collectivité d'Outre-mer régie par l'article 74 de la Constitution. Elle fut une commune de la Guadeloupe jusqu en 2007, année de la promulgation de la loi organique n°2007-223 du 21 février 2007 portant dispositions statutaires et institutionnelles relatives à l'outre-mer. Territoire européen à part entière en tant que région ultrapériphérique (RUP), elle exerce les compétences des communes, des départements, des régions et certaines prérogatives de l'Etat.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Direction de l'Education - Annexe du Bord de Mer, Saint-Martin (Saint-Martin)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
12/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'assistant de direction, épaule son responsable d'entreprise dans l'exercice de ses tâches. Il/elle est chargé d'organiser et de gérer le planning du directeur, de participer à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.
Missions / conditions d'exercice
*Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur de l'Education et du Périscolaire :
- Organiser les déplacements (réservations nécessaires).
- Gérer l'agenda (priorisation, prise de rendez-vous)
- Répondre au public, filtrer les appels
- Transmettre les invitations au Directeur
*Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Réaliser les comptes-rendus des réunions
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (classement thématique et chronologique dans les dossiers et le fichier informatique) sous forme papier
et numérique
- Gérer les affaires courantes de la direction (ordre de service, ordre de mission, réservation de salles...)
*Gérer le courrier :
- Traiter le courrier arrivé et le courrier départ (Réception, enregistrement et suivi des réponses, vérification du classement dans chrono, usage de post-office...)
- Mettre en forme et taper le courrier
- Organiser les déplacements (réservations nécessaires).
- Gérer l'agenda (priorisation, prise de rendez-vous)
- Répondre au public, filtrer les appels
- Transmettre les invitations au Directeur
*Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Réaliser les comptes-rendus des réunions
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (classement thématique et chronologique dans les dossiers et le fichier informatique) sous forme papier
et numérique
- Gérer les affaires courantes de la direction (ordre de service, ordre de mission, réservation de salles...)
*Gérer le courrier :
- Traiter le courrier arrivé et le courrier départ (Réception, enregistrement et suivi des réponses, vérification du classement dans chrono, usage de post-office...)
- Mettre en forme et taper le courrier
Profils recherchés
* Savoirs :
- Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel...) et des documents administratifs
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression écrite
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression orale (français, anglais et éventuellement espagnol)
- Identifier et orienter le public
*Savoir-Faire :
- Effectuer la saisie informatique des documents et procéder à leur archivage numérique ;
- Utiliser post-office
- Renseigner les applications informatiques
- Repérer les comportements à risques, dialoguer et réguler les conflits
- Gérer le flux de personnes accédant au bureau
*Savoir-être :
- Etre autonome,
- Savoir être ponctuel, consciencieux, disponible
- Avoir le sens de l'organisation et la capacité d'organisation,
- Avoir la capacité d'écoute et d'accueil (savoir s'adapter aux différents interlocuteurs) tout en usant de patience,
- Avoir la capacité d'aisance relationnelle
- Savoir respecter les consignes,
- Avoir le sens du respect de la confidentialité de la discrétion et du secret professionnel
- Savoir user du devoir réserve
- Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel...) et des documents administratifs
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression écrite
- Avoir une bonne maîtrise de l'expression orale (français, anglais et éventuellement espagnol)
- Identifier et orienter le public
*Savoir-Faire :
- Effectuer la saisie informatique des documents et procéder à leur archivage numérique ;
- Utiliser post-office
- Renseigner les applications informatiques
- Repérer les comportements à risques, dialoguer et réguler les conflits
- Gérer le flux de personnes accédant au bureau
*Savoir-être :
- Etre autonome,
- Savoir être ponctuel, consciencieux, disponible
- Avoir le sens de l'organisation et la capacité d'organisation,
- Avoir la capacité d'écoute et d'accueil (savoir s'adapter aux différents interlocuteurs) tout en usant de patience,
- Avoir la capacité d'aisance relationnelle
- Savoir respecter les consignes,
- Avoir le sens du respect de la confidentialité de la discrétion et du secret professionnel
- Savoir user du devoir réserve
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Les personnes intéressées devront adresser leurs candidatures (CV détaillé et lettre de motivation)
Par voie postale à l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 97054 Saint-Martin Cedex
Ou par courrier électronique à :
recrutement@com-saint-martin.fr
Par voie postale à l'attention de Monsieur le Président :
Hôtel de la Collectivité de Saint-Martin BP 374 97054 Saint-Martin Cedex
Ou par courrier électronique à :
recrutement@com-saint-martin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.