Assistant administratif de direction (H/F)
Offre n° O978240626000015
Publiée le 26/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
27/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant de direction (H/F) accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
- Accueil et agenda
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
- Gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
- Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
- Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- En lien avec l'assistante administrative, assurer le suivi des factures, BC, BL...
- Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus...)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
- Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs, gestion et suivi de Cindoc
- Participer à l'organisation des recrutements, formations, au suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers
- Déplacement sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
- Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
- Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des élections
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
- Gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
- Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
- Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- En lien avec l'assistante administrative, assurer le suivi des factures, BC, BL...
- Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus...)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
- Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs, gestion et suivi de Cindoc
- Participer à l'organisation des recrutements, formations, au suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers
- Déplacement sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
- Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
- Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des élections
Profils recherchés
- Expérience dans le domaine de compétence
- Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
- Permis B
- Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat et de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...) et logiciels spécifiques
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Appliquer les principes de rédaction administrative
- Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, respect de la hiérarchie
- Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
- Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
- Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
- Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
- Permis B
- Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat et de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...) et logiciels spécifiques
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Appliquer les principes de rédaction administrative
- Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, respect de la hiérarchie
- Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
- Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
- Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 27/07/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.