UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O974250117000499
Publiée le 20/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
24/03/2025
Date limite de candidature
23/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité du Directeur FEDER Recherche Innovation. L’assistant de direction collaborera étroitement avec le Directeur, le Service d’Appui et les instructeurs.
Missions / conditions d'exercice
1/ Missions spécifiques auprès du Directeur :
• L’organisation de la vie professionnelle du Directeur :
◦ Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
◦ Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
◦ Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès des interlocuteurs compétents dans un esprit de courtoisie et de réserve.
• L’organisation et la planification des réunions :
◦ Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur.
• La gestion de l’information et le suivi administratif :
◦ Préparer des dossiers ;
◦ Rechercher et diffuser l’information ;
◦ Traiter le courrier entrant et sortant de la Direction ;
◦ Assurer le suivi des courriers et parapheurs dématérialisés en liaison avec les agents de la Direction.
2/ Missions transversales :
• La rédaction de compte rendus des réunions :
◦ Prendre des notes lors des réunions ;
◦ Rédiger des comptes rendus.
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
◦ Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
◦ Réaliser des supports de présentation en tant que de besoin.
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative :
◦ Mettre en place des procédures/process ;
◦ Gérer les moyens logistiques et informatiques de la Direction ;
◦ Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents services de la Direction ;
◦ Participer à la diffusion et à l’utilisation des nouveaux outils (Drive….).
• Le suivi des projets et activités du Directeur en lien étroit avec le Service d’Appui et les instructeurs :
◦ Participer à l’élaboration des différents outils de planification et de pilotage ;
◦ Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (suivi et relance : tickets, contrôles internes et externes, TR, ..) ;
◦ Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
◦ Assurer le suivi et le contrôle des rapports des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières le cas échéant ;
◦ Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du Directeur ;
◦ Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles ;
◦ Participer à l’élaboration des outils de communication interne et externe de la Direction.
• Participer au bon fonctionnement de la Direction :
◦ Être en appui à l’équipe de la Direction de manière générale ;
◦ Venir en appui pour la réalisation des actes et/ou des liquidations et des saisies informatiques y afférentes ;
◦ Se tenir informé des évolutions se rapportant aux procédures administratives, aux aides d’Etat, au milieu de la recherche et de l’innovation, à la gestion des fonds européens.
• L’organisation de la vie professionnelle du Directeur :
◦ Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
◦ Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
◦ Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès des interlocuteurs compétents dans un esprit de courtoisie et de réserve.
• L’organisation et la planification des réunions :
◦ Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur.
• La gestion de l’information et le suivi administratif :
◦ Préparer des dossiers ;
◦ Rechercher et diffuser l’information ;
◦ Traiter le courrier entrant et sortant de la Direction ;
◦ Assurer le suivi des courriers et parapheurs dématérialisés en liaison avec les agents de la Direction.
2/ Missions transversales :
• La rédaction de compte rendus des réunions :
◦ Prendre des notes lors des réunions ;
◦ Rédiger des comptes rendus.
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
◦ Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
◦ Réaliser des supports de présentation en tant que de besoin.
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative :
◦ Mettre en place des procédures/process ;
◦ Gérer les moyens logistiques et informatiques de la Direction ;
◦ Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents services de la Direction ;
◦ Participer à la diffusion et à l’utilisation des nouveaux outils (Drive….).
• Le suivi des projets et activités du Directeur en lien étroit avec le Service d’Appui et les instructeurs :
◦ Participer à l’élaboration des différents outils de planification et de pilotage ;
◦ Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (suivi et relance : tickets, contrôles internes et externes, TR, ..) ;
◦ Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
◦ Assurer le suivi et le contrôle des rapports des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières le cas échéant ;
◦ Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du Directeur ;
◦ Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles ;
◦ Participer à l’élaboration des outils de communication interne et externe de la Direction.
• Participer au bon fonctionnement de la Direction :
◦ Être en appui à l’équipe de la Direction de manière générale ;
◦ Venir en appui pour la réalisation des actes et/ou des liquidations et des saisies informatiques y afférentes ;
◦ Se tenir informé des évolutions se rapportant aux procédures administratives, aux aides d’Etat, au milieu de la recherche et de l’innovation, à la gestion des fonds européens.
Profils recherchés
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
• Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation ;
• Maîtrise de la communication écrite, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Mafate, Géco, Astre, SYNERGIE...) ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Sens de la diplomatie ;
• Excellent relationnel ;
• Esprit d’initiative et d’autonomie ;
• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.
• Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation ;
• Maîtrise de la communication écrite, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Mafate, Géco, Astre, SYNERGIE...) ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Sens de la diplomatie ;
• Excellent relationnel ;
• Esprit d’initiative et d’autonomie ;
• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262487000
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique).
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible ;
• Absence de conflit d’intérêts.
Ce poste est cofinancé par les Fonds Européens.
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique).
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible ;
• Absence de conflit d’intérêts.
Ce poste est cofinancé par les Fonds Européens.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.