1/ Assistante de Direction :
• Traitement journalier des courriers « Arrivés » sur l’application CINDOC : transmission au service et agent concernés de la Direction et réalisation des courriers réponses
• Enregistrement et suivi des courriers sur I.PARAPHEUR
• Traitement des mails concernant l’administration et le fonctionnement de la Direction des Sports en coordination avec le Directeur
• Faire le lien avec l’ensemble des services et établissements publics de la ville pour une demande particulière ou de matériel
• Rédaction de notes, de courriers, de tableaux de bords pour la Direction à partir des consignes orales et / ou de dossiers remis par le Directeur
• Organiser le traitement et la diffusion aux agents des informations remontées par la Direction Générale de la ville
• Réaliser les comptes rendus des réunions de direction
• Assurer le Directeur dans la mise en œuvre de la Direction

1/ Référente RH :
• Réaliser et suivre les demandes de création de poste, de BO et PEC
• Réalisation des Fiches de Poste ainsi que leur mise à jour et transmission à la DRH
• Enregistrement des heures supplémentaires des agents, en coordination avec l’agent du service Planification, dans le tableau EXCEL dédié
• Enregistrement dans CIRIL RH des demandes des congés, ARTT et Récupération des agents sur site qui ne peuvent pas le faire de manière dématérialiser et utilise le formulaire papier en cohérence avec la note de service de la DRH sur la prise des congés.
• Réalisation des notes de service pour les agents du service Education Sportive et de la Direction
• Relayer aux agents les convocations de visite médicale transmises par la DRH
• Informer aux agents des formations ou recyclage, qui leur sont obligatoires (EPI, SST, etc..) et mettre à jour les tableaux de "Suivi des formations de l’ensemble des agents » après leur réalisation et classement des attestations du CNFPT dans le dossier informatiques des agents.
• Accompagner l’agent concerné ou le chef de service pour le suivi du formulaire de demandes de formations obligatoires chaque année soit avec le CNFPT soit avec un prestataire pour celles payantes et transmettre à la DRH ainsi que le suivi des formations obligatoires pour les agents en contrats PEC
• Accompagner les chefs de service et de sites pour l’entretien professionnel des agents sous leur responsabilité sur l’outil ELEVO e, les rappelant les échéances
• Suivre l'étalement des heures de récupération notamment pour les agents sur les sites en coordination avec le service Planification, remonté sur le tableau dédié, afin de lisser leur temps de travail du lundi au samedi.
• Suivre et transmettre à la DRH les copies d’arrêts maladie remis par les agents de même que les ASA
• Préparer la note pour le prévisionnel des congés ordinaires et ARTT sur l’année concerné à prendre avant fin mars N+1, en lien avec les services Planification + Infrastructures Sportives et Ludiques, en coordination avec le Directeur
• Mise à jour du tableau d’analyse, regroupant les données sur l’ensemble des agents de la Direction des Sports, dont leur situation administrative, leur âge, leur statut, leur fonction, s’il est préconisé ou pas, nécessaire pour le suivi de la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences).
• Participer aux réunions des référents RH sur invitation de la DRH et faire un compte-rendu au Directeur.
• Accompagner l’accueil de stagiaires, selon les remontées formulées par la DRH, en informant les chefs de service et de sites et en produisant les pièces administratives.

ACTIVITÉS SECONDAIRES :
• En l’absence de l’agent d’accueil, assurer l’accueil physique et téléphonique des agents ou administrés
• En l’absence de l’agent dédié au service Planification, réalisation des ordres de mission et notes de service et transmettre aux agents.
• A la demande du Directeur, participer aux réunions dont lui-même ni le Directeur Adjoint ne peuvent pas s’y rendre.

ACTIVITÉS OCCASIONNELLES :
• Selon les besoins du service et sur note de service, réaliser la mission d’agent d’accueil ou administratif sur un projet sportif.
• Selon les besoins du service, réaliser des missions administratives des autres services de la Direction notamment sur la gestion Technique (Assurer le suivi des différentes demandes et problèmes rencontrés sur les sites, Rédaction de mails pour les demandes de matériels ou interventions des services Techniques, Établir les bons de demandes de fournitures et faire assurer la livraison sur les sites), sur la planification des sites sportifs (Information aux usagers et aux associations des plannings d’utilisation des sites, etc…) et sur le service Éducation Sportive (Information aux usagers des différentes actions portées par la Direction des Sports, etc…) mais également sur la gestion financière du service.