1 – Missions exercées en binôme avec l’Assistante de Direction en poste :
• Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports
o Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir, transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l’accueil des interlocuteurs et les orienter si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• Organisation et planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ;
• Gestion de l’information, classement et archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l’information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2 – Missions spécifiques :
• Rédaction de compte rendus des réunions
o Noter les éléments lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning, etc.) ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind, etc.) ;
• Diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Établir des procédures/process ;
o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS ;
• Suivi des projets et activités de la Direction Culture et Sport en lien étroit avec le Responsable Administratif et Financier
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DCS ;
o Assurer le suivi des rapports via l’outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.