L'Assistant(e) de Direction assiste la Direction Générale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi dossiers.
Créer les conditions administratives afin de garantir la bonne marche et les missions imparties à la direction Générale et ce, en lien avec les orientations arrêtées par le Conseil d'Administration.
Assurer le lien physique et administratif des services avec la Direction Générale.
-Organisation et planification des réunions :
-Rédiger en lien avec le DGS et les responsables des services, les ordres du jour.
-Assurer la préparation et la diffusion des documents et supports (power point, dossiers presses, invitations, convocations...).
-Gérer l'organisation protocolaire et logistique
-Assurer la prise de note et rédiger les comptes-rendus, relevés de conclusions et procès verbaux...
-Assurer la diffusion des documents précités.
-Assurer le suivi et mise en application des orientations et/ou préconisations arrêtés.
-Conseil, Assistance et Information :
-Assurer le traitement, l'exploitation, le suivi et la ventilation des informations auprès des services ou des partenaires.
-Mettre en place un dispositif et une organisation pertinente en matière de recueil de traitement et de transmission de l'information tant à un niveau interne qu'externe.
-Assister administrativement les différents secrétariats (liaison fonctionnelle).
-Assurer l'interface avec l'Elue (transmission des courriers et parapheurs).
-Recherche et exploitation des sources documentaires, choix et consultation de banque de données, organisation et gestion de la documentation...
-Procédure, méthodologie et outils :
-Concevoir les outils administratifs pertinents (imprimés-types, trames, fiches de procédure...)
-Elaborer et mettre à jour des outils de communication (carton d'invitation, cartes de vœux, registres...)
-Gérer et suivre des congés et absences du personnel placé sous l'autorité du DGS (recensement de l'information auprès des services, informatisation des données, transmission aux Ressources Humaines...).
-Organiser et tenue des commandes de matériels et fournitures du service.
-Organisation et participation aux diverses manifestations : (séminaire, rencontres, journées,...)
-Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
-Rédiger er réaliser la mise en forme des correspondances : notes, courriers, rapports, note de situation, mails, bordereau d'envoi, télécopie, listes, imprimés-types et autres...
-Réceptionner et suivre les correspondances : courriers, courriels, notes, télécopies, convocations, invitations, ...
-Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des services concernés et partenaires.
-Contrôler les correspondances et les documents administratifs des Directions avant présentation de la signature (parapheurs).
-Elaborer un système de classement efficace.
-Assurer l'archivage des documents et des dossiers...
-Organisation de vie professionnelle du Directeur Général des Services :
-Organiser en lien avec le DGS l'agenda professionnel.
-Planifier les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités.
-Organiser les déplacements et missions professionnelles.
-Assurer le recueil, la rédaction et la transmission des informations filtrées pour la Direction Générale.
-Concevoir et réaliser des outils et des supports, (power point, graphique, présentation...) dans le cadre d'intervention dans les diverses instances (UNCASS, ANCCAS, Formations CNFPT, CDG, IRTS...)
-Gestion et suivi des prestations :
-Assurer l'interface entre les partenaires associatifs, services de Mairies et autres institutions pour la prise de décision en matière de demande de prestations (bus, mini-bus, chapiteaux, sono, l'approvisionnement de denrées alimentaires, fournitures jetables...)
-Contrôler et vérifier de la disponibilité de la prestation.
-Informer aux services concernés...
-Gestion des demandes de subventions et de financements :
-Montage des dossiers de demande de subvention en lien avec les partenaires institutionnels
-Gestion et suivi des bilans financiers intermédiaires et finaux, en lien avec les services utilisateurs et gestionnaires (finance)
-Mobilisation des services et des partenaires pour la mise en œuvre opérationnelle