UN RESPONSABLE DU SERVICE ÉVÈNEMENTIEL (H/F)
Offre n° O974241218000018
Publiée le 18/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
03/02/2025
Date limite de candidature
19/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Technicien
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé sous l’autorité de la Directrice des Moyens Généraux, le titulaire du poste jouera un rôle clé dans l’organisation et la coordination des évènements, en assurant leur succès à travers une gestion efficace et innovante.
Missions / conditions d'exercice
1 – Organisation du service :
• Traduire les orientations de la direction en plans d’actions opérationnels, en objectifs à atteindre ;
• Élaborer des stratégies de développement des cellules du service en fonction des besoins et des évolutions techniques offertes ;
• Coordonner et piloter les missions des différentes cellules du service ;
• Concevoir et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi des activités et performances ;
• Assurer un suivi des indicateurs et proposer des actions correctives si nécessaires ;
• Évaluer les demandes, arbitrer entre tâches internes et externalisation ;
• Participer aux réunions de coordination interservices, comités techniques et d’audit, en intervenant de manière transversale sur des dossiers divers ;
• Effectuer une veille technique, réglementaire et juridique continue ;
• Conseiller la direction sur les aspects techniques, juridiques et stratégiques des projets ;
• Rédiger les documents nécessaires à la bonne gestion du service (notes, rapports, bilans, courrier, etc.) ;
• Assurer l’intérim de la direction à la demande de la Directrice.
2 – Gestion des cellules sous votre responsabilité :
• Optimiser l’organisation du travail au sein de chaque cellule en lien avec les responsables ;
• Assurer des réunions régulières de coordination des cellules ;
• Accompagner les responsables dans la gestion managériale et administrative de leurs équipes ;
• Élaborer et suivre des projets d'optimisation de l’organisation des cellules en collaboration avec la cellule Organisation et Méthodes ;
• Garantir une bonne organisation du travail et l’efficience entre le temps de travail et la présence des agents ;
• Assurer le développement continu des compétences des agents et participer à la mise en œuvre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) ;
• Contrôler et suivre les demandes administratives (congés, mobilité, formation, heures supplémentaires, etc.) ;
• Superviser les besoins en équipements et matériels en lien avec la cellule Gestion Administrative.
3- Gestion financière et des Marchés Publics :
• Suivre les budgets et effectuer des bilans financiers réguliers ;
• Rédiger les tableaux prévisionnels pour le plan d’investissement et de fonctionnement ;
• Participer à l’élaboration, au suivi et à l’exécution du budget du service ;
• Rédiger les cahiers des charges et participer aux procédures d’attribution des marchés en collaboration avec le service Achats de la direction ;
• Participer aux différentes opérations de sourcing organisées par le service Achats ;
• Procéder aux consultations du service sous MPE en lien avec les responsables des cellules du service et le service Achats ;
• Analyser les offres et veiller à l’exécution réglementaire des marchés notifiés ;
• Participer à la construction du budget de la Direction.
4 - Pilotage global des événements :
• Planifier et suivre l’ensemble des événements du service ;
• Élaborer et mettre à jour un tableau de bord général des événements en cours et à venir ;
• Participer aux réunions de pilotage des événements inter-directions ;
• Organiser et diriger les réunions de cadrage et de suivi des événements en lien avec les cellules concernées ;
• Participer à l’élaboration des mises en place et configurations en collaboration avec le Protocole et les directions porteuses ;
• Superviser la mise en place des configurations des espaces et des interventions des prestataires externes ;
• Superviser les interventions des prestataires externes avant et après l’événement, en collaboration avec le chargé d’opérations événements ;
• Superviser, et contrôler le montage, l’installation et le démontage des structures, en collaboration avec le chargé d’opérations événements ;
• Assurer le bon déroulement des événements en collaboration avec le service Protocole, le chargé d’opérations et l’administration générale ;
• Rédiger les comptes-rendus pour chaque événement ;
• Superviser les demandes et besoins spécifiques sur les sites concernés ;
• Concevoir des projets d’entretien et d’amélioration continue des équipements et installations en collaboration avec le responsable de la cellule du Moca.
• Traduire les orientations de la direction en plans d’actions opérationnels, en objectifs à atteindre ;
• Élaborer des stratégies de développement des cellules du service en fonction des besoins et des évolutions techniques offertes ;
• Coordonner et piloter les missions des différentes cellules du service ;
• Concevoir et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi des activités et performances ;
• Assurer un suivi des indicateurs et proposer des actions correctives si nécessaires ;
• Évaluer les demandes, arbitrer entre tâches internes et externalisation ;
• Participer aux réunions de coordination interservices, comités techniques et d’audit, en intervenant de manière transversale sur des dossiers divers ;
• Effectuer une veille technique, réglementaire et juridique continue ;
• Conseiller la direction sur les aspects techniques, juridiques et stratégiques des projets ;
• Rédiger les documents nécessaires à la bonne gestion du service (notes, rapports, bilans, courrier, etc.) ;
• Assurer l’intérim de la direction à la demande de la Directrice.
2 – Gestion des cellules sous votre responsabilité :
• Optimiser l’organisation du travail au sein de chaque cellule en lien avec les responsables ;
• Assurer des réunions régulières de coordination des cellules ;
• Accompagner les responsables dans la gestion managériale et administrative de leurs équipes ;
• Élaborer et suivre des projets d'optimisation de l’organisation des cellules en collaboration avec la cellule Organisation et Méthodes ;
• Garantir une bonne organisation du travail et l’efficience entre le temps de travail et la présence des agents ;
• Assurer le développement continu des compétences des agents et participer à la mise en œuvre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) ;
• Contrôler et suivre les demandes administratives (congés, mobilité, formation, heures supplémentaires, etc.) ;
• Superviser les besoins en équipements et matériels en lien avec la cellule Gestion Administrative.
3- Gestion financière et des Marchés Publics :
• Suivre les budgets et effectuer des bilans financiers réguliers ;
• Rédiger les tableaux prévisionnels pour le plan d’investissement et de fonctionnement ;
• Participer à l’élaboration, au suivi et à l’exécution du budget du service ;
• Rédiger les cahiers des charges et participer aux procédures d’attribution des marchés en collaboration avec le service Achats de la direction ;
• Participer aux différentes opérations de sourcing organisées par le service Achats ;
• Procéder aux consultations du service sous MPE en lien avec les responsables des cellules du service et le service Achats ;
• Analyser les offres et veiller à l’exécution réglementaire des marchés notifiés ;
• Participer à la construction du budget de la Direction.
4 - Pilotage global des événements :
• Planifier et suivre l’ensemble des événements du service ;
• Élaborer et mettre à jour un tableau de bord général des événements en cours et à venir ;
• Participer aux réunions de pilotage des événements inter-directions ;
• Organiser et diriger les réunions de cadrage et de suivi des événements en lien avec les cellules concernées ;
• Participer à l’élaboration des mises en place et configurations en collaboration avec le Protocole et les directions porteuses ;
• Superviser la mise en place des configurations des espaces et des interventions des prestataires externes ;
• Superviser les interventions des prestataires externes avant et après l’événement, en collaboration avec le chargé d’opérations événements ;
• Superviser, et contrôler le montage, l’installation et le démontage des structures, en collaboration avec le chargé d’opérations événements ;
• Assurer le bon déroulement des événements en collaboration avec le service Protocole, le chargé d’opérations et l’administration générale ;
• Rédiger les comptes-rendus pour chaque événement ;
• Superviser les demandes et besoins spécifiques sur les sites concernés ;
• Concevoir des projets d’entretien et d’amélioration continue des équipements et installations en collaboration avec le responsable de la cellule du Moca.
Profils recherchés
• Connaissances de l'environnement institutionnelle ;
• Connaissance des domaines relevant de l’évènementiel et des règles protocolaires ;
• Connaissances des marchés et des finances publics ;
• Connaissance réglementaire et de la déontologie ;
• Connaissance en pratiques managériales ;
• Connaissance en méthodologie de projet ;
• Capacité rédactionnelle et aisance relationnelle ;
• Connaissance des outils d'analyse et de développement d'activité ;
• Connaissance des outils à sa disposition : progiciels, suite bureautique, etc. ;
• Sens du service public et des responsabilités ;
• Disponibilité, rigueur et polyvalence ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
• Connaissance des domaines relevant de l’évènementiel et des règles protocolaires ;
• Connaissances des marchés et des finances publics ;
• Connaissance réglementaire et de la déontologie ;
• Connaissance en pratiques managériales ;
• Connaissance en méthodologie de projet ;
• Capacité rédactionnelle et aisance relationnelle ;
• Connaissance des outils d'analyse et de développement d'activité ;
• Connaissance des outils à sa disposition : progiciels, suite bureautique, etc. ;
• Sens du service public et des responsabilités ;
• Disponibilité, rigueur et polyvalence ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262487883
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Techniciens Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
• Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
• Contractuelle (BAC +3 requis, diplômes dans le domaine évènementiel souhaités ; Article L332-8 du Code Général de la
Fonction Publique) ;
• Permis B valide ;
• Absence de conflit d’intérêts.
• Cadre d’emplois des Techniciens Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
• Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
• Contractuelle (BAC +3 requis, diplômes dans le domaine évènementiel souhaités ; Article L332-8 du Code Général de la
Fonction Publique) ;
• Permis B valide ;
• Absence de conflit d’intérêts.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.