Assistante de direction
Offre n° O974241216000778
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 rue waldeck rochet, La Possession (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
19/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la Direction Culture et Patrimoine.
Vous serez en charge d'assister l'équipe de la direction sur la mission culture et patrimoine
Vous serez en charge d'assister l'équipe de la direction sur la mission culture et patrimoine
Missions / conditions d'exercice
- Gérer un agenda (fluctuants), organiser des réunions et gérer les participants, préparer des présentations ( power point) , saisir des comptes rendus, organiser des déplacements, organiser et gérer la coordination des différents évènements internes ou externes (séminaires, actions en lien avec la programmation du service) , gérer les appels téléphonique et les mails, gérer la communication.
Assistance à l'équipe de direction :
- Prise de rendez-vous
- Rappel des informations importantes
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Assister la direction dans la gestion de projets et dossier spécifiques
Mission accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
- Traitement des demandes
- Orientation du public et des partenaires
Mission administrative:
- S'occuper du tri, de la rédaction et de l'envoi de documents
- Assurer la communication interne par la prise de notes et de comptes-rendus
- Gérer les commandes ( fournitures.....)
- Effectuer le suivi de tableau de bord
- Assurer la préparation et le suivi des réunions ( mails, courriers.....)
- Réalisation et suivi des outils interne ( ordre de mission, attestation.....)
- Suivi des conventions
- Veille informationnelle
- Suivi et archivage des dossiers ( organiser la conservation et la traçabilité de l'information)
- Gestion des moyens logistiques
Activités secondaires :
- Référent RH pour le service culture et patrimoine
- Contribuer à la gestion des ressources humaines
Activités occasionnelles :
- Soutien à l'organisation d'actions spécifiques liées au fonctionnement du service, si besoin ( notamment des actions culturelles)
Assistance à l'équipe de direction :
- Prise de rendez-vous
- Rappel des informations importantes
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Assister la direction dans la gestion de projets et dossier spécifiques
Mission accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
- Traitement des demandes
- Orientation du public et des partenaires
Mission administrative:
- S'occuper du tri, de la rédaction et de l'envoi de documents
- Assurer la communication interne par la prise de notes et de comptes-rendus
- Gérer les commandes ( fournitures.....)
- Effectuer le suivi de tableau de bord
- Assurer la préparation et le suivi des réunions ( mails, courriers.....)
- Réalisation et suivi des outils interne ( ordre de mission, attestation.....)
- Suivi des conventions
- Veille informationnelle
- Suivi et archivage des dossiers ( organiser la conservation et la traçabilité de l'information)
- Gestion des moyens logistiques
Activités secondaires :
- Référent RH pour le service culture et patrimoine
- Contribuer à la gestion des ressources humaines
Activités occasionnelles :
- Soutien à l'organisation d'actions spécifiques liées au fonctionnement du service, si besoin ( notamment des actions culturelles)
Profils recherchés
Expériences requises sur un poste identique .
- Autonomie
- Anticiper les besoins et prendre des décisions tenant compte des orientations de la direction et du fonctionnement
Compétences :
- Organisation et gestion du temps
- Maitrise des technologies de l'information ( logiciels traitement de texte, tableur)
- Organisation, gestion des priorités
- Capacités d'analyse ( repérer notamment les signaux faibles pouvant impacter le fonctionnement du service)
Savoir :
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'organe publique
- Bonne connaissance du milieu culturel
- Bonne connaissance des procédures ( marchés, consultations, validations administratives...)
Savoir - Être
- Intelligence relationnelle
- Agilité et capacité d'adaptation
- Sens de la communication
- Sens du service et discrétion
- Adaptabilité
- Proactivité
- Sens du service public
- Capacité de travail en équipe
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Anticiper les besoins et prendre des décisions tenant compte des orientations de la direction et du fonctionnement
Compétences :
- Organisation et gestion du temps
- Maitrise des technologies de l'information ( logiciels traitement de texte, tableur)
- Organisation, gestion des priorités
- Capacités d'analyse ( repérer notamment les signaux faibles pouvant impacter le fonctionnement du service)
Savoir :
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'organe publique
- Bonne connaissance du milieu culturel
- Bonne connaissance des procédures ( marchés, consultations, validations administratives...)
Savoir - Être
- Intelligence relationnelle
- Agilité et capacité d'adaptation
- Sens de la communication
- Sens du service et discrétion
- Adaptabilité
- Proactivité
- Sens du service public
- Capacité de travail en équipe
- Sens des responsabilités
Contact et modalités de candidature
Contact
0262222002
Informations complémentaires
Les personnes intéressées doivent faire acte de candidature en en ligne via la plateforme https://mesdemarches.lapossession.re/ ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.