UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
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Offre n° O974241206000002
Publiée le 06/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
22/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité du Directeur FSE et Développement Humain
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction ;
• Traiter le courrier de la Direction ;
• Effectuer selon le besoin la frappe des courriers, notes, rapports, et autres pour le Directeur ;
• Organiser la gestion des parapheurs ;
• Suivre les circuits administratifs;
• Assurer le suivi des procédures administratives et informatiques liées notamment à la gestion du courrier, la gestion des rapports et conventions, la gestion budgétaires, l’archivage – opérer des test si besoin ;
• Assurer pour le Directeur et/ou en collaboration avec les SI, le suivi administratif de dossiers spécifiques liés à l’activité de la Direction ;
• Organiser les réunions et agenda du Directeur et de la Direction ;
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la Direction, y compris la formation des agents, l’accueil de nouveaux agents et sur le PO FSE 2017-2020, le tableau des habilitations MDFSE, participer au audits et contrôles en la matière ;
• Gérer les aspects d’ordre logistique, informatique …, liés au fonctionnement opérationnel de la Direction ;
• Assurer la fonction de « référent GED » : participer à la mise en place du logiciel et former les collègues ;
• Participer au pré-mandatement des subventions ou au déclenchement de l’émission de titres de recette ;
• Assurer le classement et l’archivage selon les procédures en vigueur ;
• Être en appui à l’équipe de manière générale, répondre aux sollicitations des membres de l’équipe ;
• Assurer un renfort administratif exceptionnel auprès des services instructeur pour le contrôle du CSF ou pour les réponses aux audits et contrôle.
• Traiter le courrier de la Direction ;
• Effectuer selon le besoin la frappe des courriers, notes, rapports, et autres pour le Directeur ;
• Organiser la gestion des parapheurs ;
• Suivre les circuits administratifs;
• Assurer le suivi des procédures administratives et informatiques liées notamment à la gestion du courrier, la gestion des rapports et conventions, la gestion budgétaires, l’archivage – opérer des test si besoin ;
• Assurer pour le Directeur et/ou en collaboration avec les SI, le suivi administratif de dossiers spécifiques liés à l’activité de la Direction ;
• Organiser les réunions et agenda du Directeur et de la Direction ;
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la Direction, y compris la formation des agents, l’accueil de nouveaux agents et sur le PO FSE 2017-2020, le tableau des habilitations MDFSE, participer au audits et contrôles en la matière ;
• Gérer les aspects d’ordre logistique, informatique …, liés au fonctionnement opérationnel de la Direction ;
• Assurer la fonction de « référent GED » : participer à la mise en place du logiciel et former les collègues ;
• Participer au pré-mandatement des subventions ou au déclenchement de l’émission de titres de recette ;
• Assurer le classement et l’archivage selon les procédures en vigueur ;
• Être en appui à l’équipe de manière générale, répondre aux sollicitations des membres de l’équipe ;
• Assurer un renfort administratif exceptionnel auprès des services instructeur pour le contrôle du CSF ou pour les réponses aux audits et contrôle.
Profils recherchés
• Bonne maîtrise des fonctions de secrétariat et de l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, …) ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Connaissance du fonctionnement des collectivités, des circuits administratifs ;
• Bonnes connaissances des procédures administratives de manière générale ;
• Rigueur, méthodologie et organisation ;
• Qualité d’écoute et d’ouverture ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Polyvalence ;
• Implication ;
• Sens de l’initiative ;
• Anticipation ;
• Disponibilité réactivité, adaptabilité ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
• Aptitude au travail en équipe ;
• Connaissance du fonctionnement des collectivités, des circuits administratifs ;
• Bonnes connaissances des procédures administratives de manière générale ;
• Rigueur, méthodologie et organisation ;
• Qualité d’écoute et d’ouverture ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Polyvalence ;
• Implication ;
• Sens de l’initiative ;
• Anticipation ;
• Disponibilité réactivité, adaptabilité ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262487000
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Contractuelle (BAC minimum ; Article L332-13 du Code Général de la Fonction Publique).
• Absence de conflit d’intérêts ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Ce poste est cofinancé par les fonds européens.
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Contractuelle (BAC minimum ; Article L332-13 du Code Général de la Fonction Publique).
• Absence de conflit d’intérêts ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Ce poste est cofinancé par les fonds européens.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.