UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O974240927000882
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Développement Humain et Solidaire. L’assistant de direction collaborera étroitement avec la DGA et le Service d’Appui au Pilotage et renforcera le pool d’assistant de direction en charge d’assurer la gestion des affaires courantes de la DGA.
Missions / conditions d'exercice
1/ Missions exercées en binôme avec l’assistante de direction en poste :
• L’organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale Adjointe
o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• L’organisation et la planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale Adjointe ;
• La gestion de l’information, le classement et l’archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l’information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2/ Les missions spécifiques :
• La rédaction de compte rendus des réunions
o Prendre des notes lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva …)
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Mettre en place des procédures/process
o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents assistants des directions opérationnelles de la DGA
• Le suivi des projets et activités de la Direction Générale Adjointe en lien étroit avec le Service d’Appui au Pilotage
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
o Assurer le suivi des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DGA ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
• Mener une veille sur les thématiques ayant trait aux thématiques portées par la DGA
o Mettre en place une veille stratégique, législative et réglementaire ;
o Tenir et diffuser une revue de presse locale.
• L’organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale Adjointe
o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• L’organisation et la planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale Adjointe ;
• La gestion de l’information, le classement et l’archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l’information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2/ Les missions spécifiques :
• La rédaction de compte rendus des réunions
o Prendre des notes lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva …)
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Mettre en place des procédures/process
o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents assistants des directions opérationnelles de la DGA
• Le suivi des projets et activités de la Direction Générale Adjointe en lien étroit avec le Service d’Appui au Pilotage
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
o Assurer le suivi des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DGA ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
• Mener une veille sur les thématiques ayant trait aux thématiques portées par la DGA
o Mettre en place une veille stratégique, législative et réglementaire ;
o Tenir et diffuser une revue de presse locale.
Profils recherchés
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
• Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation ;
• Maîtrise de la communication écrite, l'écriture journalistique, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Calc, Mafate, Géco, Astre..) ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Sens de la diplomatie ;
• Excellent relationnel ;
• Esprit d’initiative et d’autonomie ;
• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.
• Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation ;
• Maîtrise de la communication écrite, l'écriture journalistique, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française ;
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Calc, Mafate, Géco, Astre..) ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Sens de la diplomatie ;
• Excellent relationnel ;
• Esprit d’initiative et d’autonomie ;
• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262487000
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux ;
• Formation Bac+3 recommandée ;
• Recrutement par voie :
Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
Contractuelle (Bac +2 minimum ; article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique) ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : Inéligible
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires
• Cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux ;
• Formation Bac+3 recommandée ;
• Recrutement par voie :
Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
Contractuelle (Bac +2 minimum ; article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique) ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : Inéligible
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.