Assistant administratif et financier (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O974240825000004
Publiée le 25/08/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
rue georges pompidou, Saint-Benoît (La Réunion)
Poste à pourvoir le
18/11/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération selon profil et expérience et RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur du Tiers lieux "le village connecté" (h/f), au sein de l'Espace accueil administratif et financier,
L’assistante administrative et financière assure les tâches polyvalentes d'assistante pour le Village Connecté.
- La gestion administrative et financière du Village Connecté dont le rôle de régisseur suppléant.
- La veille et le relais des actions du Village Connecté.
L’assistante administrative et financière assure les tâches polyvalentes d'assistante pour le Village Connecté.
- La gestion administrative et financière du Village Connecté dont le rôle de régisseur suppléant.
- La veille et le relais des actions du Village Connecté.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Assurer l’accueil quotidien des usagers et partenaires du site
- Accueillir, renseigner et orienter le public et les partenaires vers les agents, services ou organismes compétents
- Assurer la gestion du flux de la demande
- Assurer une veille et communiquer sur les actions du Village Connecté et ceux des partenaires
Mener à bien les démarches administratives confiées
- Réaliser le suivi administratif (courriers, agendas, actions, ressource humaine, compte rendu réunion etc.)
- Suivre et archiver les dossiers et documents administratifs
- Apporter l’appui logistique nécessaire à la mise en place des actions (invitation, réservation de salles, matériels, etc.)
- Gérer les commandes de matériel liés au fonctionnement du Village Connecté (matériel de bureau, d’entretien, etc.)
Assurer le rôle de régisseur et la mission de suivi de conventions financières et partenariales du Village Connecté
- Suivre le tableau de flux des actions par espace
- Tenir un tableau détail des actions collectives et ateliers pour la Direction
- Collecter et mettre en forme des données qualitatives et quantitatives permettant la réalisation des bilans
- Réaliser des bilans en lien avec le ou la Coordonnatrice et la Direction
- Préparer le programme N+1 en lien avec le ou la Coordonnatrice
- Effectuer les opérations d’encaissement des recettes réglées par les usagers du Village Connecté en suppléance
- Tenir la comptabilité de la régie du Village Connecté en suppléance
- Assurer les relances
- Réaliser la tenue des documents règlementaires nécessaires au suivi de la régie en lien avec le régisseur titulaire
Activités secondaires:
Toute autre tâche jugée utile par la Direction dans le cadre du Développement des activités et du bon fonctionnement du service.
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:*
- Garant (e) de l’image du service public
- Capacité à gérer les situations conflictuelles
Relations avec les partenaires extérieurs :
- Relations fréquentes avec le public
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations fréquentes avec les partenaires : CAF, Pôle Emploi, Maison Départementale, CGSS, Associations, Entreprises, Centre des Impôts, Maison de l’Emploi, Mission Locale, La Poste, Organismes de formation, Etablissements scolaires, …
Assurer l’accueil quotidien des usagers et partenaires du site
- Accueillir, renseigner et orienter le public et les partenaires vers les agents, services ou organismes compétents
- Assurer la gestion du flux de la demande
- Assurer une veille et communiquer sur les actions du Village Connecté et ceux des partenaires
Mener à bien les démarches administratives confiées
- Réaliser le suivi administratif (courriers, agendas, actions, ressource humaine, compte rendu réunion etc.)
- Suivre et archiver les dossiers et documents administratifs
- Apporter l’appui logistique nécessaire à la mise en place des actions (invitation, réservation de salles, matériels, etc.)
- Gérer les commandes de matériel liés au fonctionnement du Village Connecté (matériel de bureau, d’entretien, etc.)
Assurer le rôle de régisseur et la mission de suivi de conventions financières et partenariales du Village Connecté
- Suivre le tableau de flux des actions par espace
- Tenir un tableau détail des actions collectives et ateliers pour la Direction
- Collecter et mettre en forme des données qualitatives et quantitatives permettant la réalisation des bilans
- Réaliser des bilans en lien avec le ou la Coordonnatrice et la Direction
- Préparer le programme N+1 en lien avec le ou la Coordonnatrice
- Effectuer les opérations d’encaissement des recettes réglées par les usagers du Village Connecté en suppléance
- Tenir la comptabilité de la régie du Village Connecté en suppléance
- Assurer les relances
- Réaliser la tenue des documents règlementaires nécessaires au suivi de la régie en lien avec le régisseur titulaire
Activités secondaires:
Toute autre tâche jugée utile par la Direction dans le cadre du Développement des activités et du bon fonctionnement du service.
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:*
- Garant (e) de l’image du service public
- Capacité à gérer les situations conflictuelles
Relations avec les partenaires extérieurs :
- Relations fréquentes avec le public
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations fréquentes avec les partenaires : CAF, Pôle Emploi, Maison Départementale, CGSS, Associations, Entreprises, Centre des Impôts, Maison de l’Emploi, Mission Locale, La Poste, Organismes de formation, Etablissements scolaires, …
Profils recherchés
Compétences/Qualités:
Savoirs :
- Connaissances générales, administratives et comptables
- Avoir des techniques d’écoute
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Techniques de recherche documentaire, de classement de documents et d’archivage
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils de bureautiques
- Travailler en équipe
Savoirs faire :
- Accueillir le public avec amabilité
- Savoir s’exprimer clairement et reformuler une demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Désigner le bon interlocuteur
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage claire et compréhensible par tous,
- Gérer les situations de stress et conflictuelles
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Village Connecté
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Assurer le relais de l’information entre les différents interlocuteurs dont la Coordonnatrice du Village Connecté et la Directrice de l’Insertion et de l’Economie Solidaire
Savoir être :
- Adaptabilité, disponibilité et discrétion
- Sens des contacts, diplomatie, amabilité, initiative, sens de l’organisation, mémoire, bonne présentation, capacité à gérer un planning
- Bonne maîtrise de l’outil informatique
- Confidentialité et discrétion professionnelle
Savoirs :
- Connaissances générales, administratives et comptables
- Avoir des techniques d’écoute
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Techniques de recherche documentaire, de classement de documents et d’archivage
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils de bureautiques
- Travailler en équipe
Savoirs faire :
- Accueillir le public avec amabilité
- Savoir s’exprimer clairement et reformuler une demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Désigner le bon interlocuteur
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage claire et compréhensible par tous,
- Gérer les situations de stress et conflictuelles
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Village Connecté
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Assurer le relais de l’information entre les différents interlocuteurs dont la Coordonnatrice du Village Connecté et la Directrice de l’Insertion et de l’Economie Solidaire
Savoir être :
- Adaptabilité, disponibilité et discrétion
- Sens des contacts, diplomatie, amabilité, initiative, sens de l’organisation, mémoire, bonne présentation, capacité à gérer un planning
- Bonne maîtrise de l’outil informatique
- Confidentialité et discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0262508810
Informations complémentaires
Le dossier de candidature doit obligatoirement comprendre:
- Une lettre de motivation indiquant impérativement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
- Une lettre de motivation indiquant impérativement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT BENOIT Ile de la Réunion
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.