Rattachement hiérarchique à la Directrice de la M.D.A.E, vous serez en charge de l’organisation personnelle, de gestion administrative et financière, de gestion de personnel,
de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

ASSISTER LE DIRECTEUR
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Prise de rendez- vous en fonction des priorités
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

GESTION DE L’ACCUEIL
Accueil téléphonique et physique
- Orientation du public, des partenaires, …
- Traitement des demandes en lien avec les différentes Directions.
- Gestion des appels de la Direction
Accueil du personnel
- Orientation des agents : gestion des congés si nécessaire, gestion des formations.
- Accueil des stagiaires : orientation et tutorat.

GESTION ADMINISTRATIVE
Gestion administrative et financière
- Suivi archive des dossiers de la M.D.A.E
- Suivi de l’exécution budgétaire et du respect des contraintes financières
- Suivi des tableaux de bords
- Suivi du respect des procédures d’achat public
- Etablissement des bons de commande et suivi des factures
Gestion des courriers et courriels
- Suivi journalier des courriels : accusé de réception, orientation de la demande vers le service concerné, enregistrement au courrier, suivi des demandes et des réponses.
- Suivi journalier des courriers sur CINDOC : gestion des urgences, gestion des demandes courantes par projet de réponse-type, impression et diffusion à la Direction pour consigne de traitement, rédaction d’un projet de réponse, validation par la Direction, enregistrement et envoi de la réponse
Gestion des ressources humaines
- Suivi du planning de congés de la Direction
- Suivi du tableau de suivi des heures hebdomadaires
- Assure une première analyse des problématiques RH avant d’en référer au directeur
Suivi des conventions de mise à disposition des locaux
- Disponibilité des locaux auprès des associations, des partenaires
- Vérification des documents administratifs
- Rédaction des conventions et régularisation
Suivi des commissions / réunions des Directions :
- Mise en œuvre et suivi des outils de gestion proposés par la Direction: tableaux de bord, procédures,…
- Suivi des décisions : réunion de service et autres réunions (séminaire…)
- Etablir les comptes rendus des réunions de coordination de la M.D.A.E

GESTION DES MOYENS LOGISTIQUES
- Organisation matérielle de l’ensemble des réunions du service.

Contacts directs et échanges permanents avec de la Directrice de la M.D.A.E
Relations permanentes avec les assistantes de direction du pôle
Contacts réguliers avec l’ensemble des services et associations

Relative autonomie dans l’organisation du travail
Missions définies, suivies et évaluées par la Directrice de la M.D.A.E
Responsable de la qualité du travail réalisé ; garant de l’image de la direction de la M.D.A.E et de la collectivité
Rattachement et reporting régulier auprès de la Directrice de la M.D.A.E (réunion de travail, …)
SAVOIRS :
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Culture territoriale et connaissance du fonctionnement des services de la ville
- Instruction de dossiers et application des procédures
- Exécution d’opérations budgétaires
- Techniques de secrétariat
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels
- Connaissance informatique
SAVOIR ETRE :
- Sens du dialogue
- Technique de communication et de négociation
- Sens du travail en équipe
- Rigueur et réactivité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité