RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Rattaché à la Direction Générale
LIEU ACTIVITE : ILEVA/SITE DE TILMAR
Le (la) référent assure l'organisation matérielle et la gestion des instances (hors Commissions des Appels d'Offres - CAO) et opère la transmission et le suivi des actes administratifs en découlant.
Il (elle) a sous sa responsabilité une équipe de 2 agents principalement pour la gestion du courrier et le suivi des affaires générales

Activités principales :
• Préparation et suivi des comités syndicaux :
- élaboration des calendriers prévisionnels de préparation des instances
- organisation matérielle des séances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information des interventions)
- transmission des convocations et des dossiers aux élus
- collecte des éléments et élaboration de la note de synthèse et de l'ordre du jour (rapports, projets d'acte, annexes, notes, ...) en collaboration avec les différents services
- élaboration des délibérations, des comptes-rendus et procès-verbaux de séance en liaison avec les services concernés
- transmission des délibérations au contrôle de légalité afin de garantir le caractère exécu-toire des actes
- tenue du registre des délibérations et archivage
• Suivi des actes autres que les délibérations :

- transmission des actes au contrôle de légalité (arrêtés autres que individuels, décisions du Président)
- suivi des opérations garantissant le caractère exécutoire des actes
- tenue du registre des actes et archivage
- suivi des signatures des conventions et des actes en lien avec les délibérations
- préparation des RAA
- classement et suivi des dossiers
Assistance affaires générales et gestion du courrier et de l’information

L'agent intervient également en assistance sur tous les dossiers relevant des affaires générales et de la gestion des informations et dossiers transversaux en fonction des besoins de la direction générale, (veille réglementaire, classement et centralisation des dossiers par site, suivi des mises en demeure...) et sur la partie institutionnelle (statuts, numéro de SIRET...).
Suivi pour le compte de la direction générale de l’ensemble des informations internes et ex-ternes
Gestion de l’agenda de la direction générale
Secrétariat de la direction générale
Secrétariat des réunions de la direction générale
Suivi de la gestion des courriers et de l’information

Justifier d’un diplôme d’un diplôme de niveau 7
Expérience souhaitée en encadrement administratif dans le domaine des instances, suivi des courriers, ...
Titulaire du permis de conduire B.
► Bonne maîtrise des outils et logiciels bureautique (word/excel/PWP)
► Aisance rédactionnelle
► Connaitre les collectivités territoriales, leurs missions, leur organisation, leurs compétences, leurs procédures et modalités de décision
► Instances et procédures de décision de la collectivité
► Techniques rédactionnelles
► Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation
Savoir-être
Forte capacité d'adaptation
Capacités d’initiative et d’anticipation, de performance et d’organisation de rigueur, de méthode et de rédaction, d’indépendance et de réactivité
Capacité relationnelle et esprit de synthèse
Sens des responsabilités
Sens du travail en équipe et en transversalité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique