Chargé(e) d'accueil de MTSS / Secrétaire médico-sociale 1
Offre n° O973240901386581
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
AUTRES DE COLLECTIVITE TERRITORIALE DE GUYANE
Lieu de travail
Hôtel de la Collectivité Territoriale 4179, route de Montabo 47025, Cayenne (Guyane)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Chargé(e) d'accueil de MTSS / Secrétaire médico-sociale 1
Pôle: Enfance Famille Santé
Unité : PMI Matoury/Roura/Cacao
Pôle: Enfance Famille Santé
Unité : PMI Matoury/Roura/Cacao
Missions / conditions d'exercice
2 - LES MISSIONS
Placée sous l'autorité hiérarchique de la cheffe d'unité PMI de Matoury/Roura/Cacao, le (la) chargé (e) d'accueil assure la gestion administrative du centre. Il/Elle assure le secrétariat des professionnels qui opèrent au sein de la structure et assiste la cheffe d'unité dans la gestion quotidienne de l'équipe.
3 - ACTIVITES
1. Accueil physique et téléphonique
* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous
* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences, ...
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoie le courrier, diffuse l'information en général
* Traiter l'information auprès des publics
* Réceptionner les carnets des enfants et/ou carnets de maternité
* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé du patient
* Solliciter les informations liées à la sécurité sociale des usagers et tenir à jour ces informations sur le dossier PMI (papier et/ou informatisé)
* Elaborer les feuilles de soins électroniques (FSE) sur le logiciel de télétransmission « Aatlantide » pour remboursement auprès des différents organismes (mutuelles et sécurité sociale)
* Traiter les retours « Rejets des FSE » au niveau de son centre en collaboration avec la Responsable du service Statistiques
3. Secrétariat de l'unité
* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ...)
* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités
* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels du centre
* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives
* Tenir le planning des réunions
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance
* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas
Placée sous l'autorité hiérarchique de la cheffe d'unité PMI de Matoury/Roura/Cacao, le (la) chargé (e) d'accueil assure la gestion administrative du centre. Il/Elle assure le secrétariat des professionnels qui opèrent au sein de la structure et assiste la cheffe d'unité dans la gestion quotidienne de l'équipe.
3 - ACTIVITES
1. Accueil physique et téléphonique
* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements
* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous
* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences, ...
2. Réception, traitement et diffusion de l'information
* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoie le courrier, diffuse l'information en général
* Traiter l'information auprès des publics
* Réceptionner les carnets des enfants et/ou carnets de maternité
* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé du patient
* Solliciter les informations liées à la sécurité sociale des usagers et tenir à jour ces informations sur le dossier PMI (papier et/ou informatisé)
* Elaborer les feuilles de soins électroniques (FSE) sur le logiciel de télétransmission « Aatlantide » pour remboursement auprès des différents organismes (mutuelles et sécurité sociale)
* Traiter les retours « Rejets des FSE » au niveau de son centre en collaboration avec la Responsable du service Statistiques
3. Secrétariat de l'unité
* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ...)
* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités
* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels du centre
* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs
* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives
* Tenir le planning des réunions
4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs
* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance
* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas
Profils recherchés
1 titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs, par dérogation un contratuel
5 - CONNAISSANCES REQUISES
* Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
* Capacités rédactionnelles et méthodologiques
6 - COMPETENCES REQUISES
* Fiabilité et rapidité d'exécution
* Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableur
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
* Savoir s'organiser et gérer les priorités
* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
* Sens de l'accueil et des relations sociales
* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
* Capacité d'écoute
* Accueillir le public avec amabilité
* Respecter la confidentialité
7 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Rigueur et organisation
* Discrétion, courtoisie et patience
* Grande capacité d'adaptation
* Conscience professionnelle
* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
5 - CONNAISSANCES REQUISES
* Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
* Capacités rédactionnelles et méthodologiques
6 - COMPETENCES REQUISES
* Fiabilité et rapidité d'exécution
* Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableur
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
* Savoir s'organiser et gérer les priorités
* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
* Sens de l'accueil et des relations sociales
* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
* Capacité d'écoute
* Accueillir le public avec amabilité
* Respecter la confidentialité
7 - QUALITES REQUISES
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Rigueur et organisation
* Discrétion, courtoisie et patience
* Grande capacité d'adaptation
* Conscience professionnelle
* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 18/10/2024
À l'adresse suivante : prh.recrutement.mobilite@ctguyane.fr
Pour tout renseignement, s'adresser à Mme Denise CASTOR au 0594 27 11 65
À l'adresse suivante : prh.recrutement.mobilite@ctguyane.fr
Pour tout renseignement, s'adresser à Mme Denise CASTOR au 0594 27 11 65
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.