Assistante de Direction
Offre n° O971250129000740
Publiée le 29/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville, Le Gosier (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
05/03/2025
Date limite de candidature
01/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous couvert de la responsable de la Cellule des ressources administratives et logistiques, l’agent apporte une assistance dans le domaine des tâches administratives et logistiques, de fonctionnement et d’organisation de la vie courante
Offre publiée par obligation réglementaire
Offre publiée par obligation réglementaire
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique de la direction
Recevoir et orienter les appels téléphoniques
Filtrer les appels par ordre de priorité
Relation avec l’ensemble du service
Traitement du courrier
Courrier arrivé : enregistrement numérique, distribution, classement numérique
Courrier départ : enregistrement numérique et classement numérique
Suivi des parapheurs : enregistrement, copie, traitement, classement
Communication écrite et orale
Rédaction de documents
Traitement de textes
Classement
Traiter et diffuser des informations internes
Recherches d’informations
Participer à la gestion administrative
Archive : Classer, pré-archiver les documents, en lien avec le service des archives
Documentation : suivi des commandes, relevés des besoins, consultation, classement
Mise à jour du tableau de suivi de la documentation
Recherches de devis pour les manifestations
Gestion des fournitures de bureau
Relevés des besoins, recherche de devis, stockage, distribution,
Mise à jour du tableau de suivi du stock
Suivi des absences :
mise à jour du tableau mensuel des absences, numérisation des demandes,
envoi à la DRH
Appui logistique et administratif lors des réunions, manifestations ou actions mis en place par le CCAS
Gestion des différents plannings
Planning des véhicules du CCAS
Planning de la salle de réunions
Planning des gestions d’absences
Planning des stagiaires
Recevoir et orienter les appels téléphoniques
Filtrer les appels par ordre de priorité
Relation avec l’ensemble du service
Traitement du courrier
Courrier arrivé : enregistrement numérique, distribution, classement numérique
Courrier départ : enregistrement numérique et classement numérique
Suivi des parapheurs : enregistrement, copie, traitement, classement
Communication écrite et orale
Rédaction de documents
Traitement de textes
Classement
Traiter et diffuser des informations internes
Recherches d’informations
Participer à la gestion administrative
Archive : Classer, pré-archiver les documents, en lien avec le service des archives
Documentation : suivi des commandes, relevés des besoins, consultation, classement
Mise à jour du tableau de suivi de la documentation
Recherches de devis pour les manifestations
Gestion des fournitures de bureau
Relevés des besoins, recherche de devis, stockage, distribution,
Mise à jour du tableau de suivi du stock
Suivi des absences :
mise à jour du tableau mensuel des absences, numérisation des demandes,
envoi à la DRH
Appui logistique et administratif lors des réunions, manifestations ou actions mis en place par le CCAS
Gestion des différents plannings
Planning des véhicules du CCAS
Planning de la salle de réunions
Planning des gestions d’absences
Planning des stagiaires
Profils recherchés
Aptitudes techniques
Capacité à rendre compte
Capacité d’écoute et de reformulation
Capacité à identifier les situations d’urgence.
Maîtrise des qualités rédactionnelles
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
Connaissance parfaite de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services
Qualités principales
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon sens relationnel
Réactivité
Sens de l'écoute
Sens du service public
Rigueur et méthode
Capacité à rendre compte
Capacité d’écoute et de reformulation
Capacité à identifier les situations d’urgence.
Maîtrise des qualités rédactionnelles
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
Connaissance parfaite de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services
Qualités principales
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon sens relationnel
Réactivité
Sens de l'écoute
Sens du service public
Rigueur et méthode
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
rh@villedugosier.fr
CV+LM
CV+LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.