Coordinatrice administrative et aide au pilotage opérationnel
Offre n° O971240928000001
Publiée le 28/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Boulevard du général de gaulle, Le Gosier (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
04/11/2024
Date limite de candidature
02/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services (DGS), la Coordinatrice administrative et aide au pilotage opérationnel aura pour mission de soutenir la DGS dans la gestion quotidienne de ses activités administratives et dans le suivi des projets opérationnels. Elle contribuera au bon fonctionnement de la direction en assurant l'organisation et la coordination des tâches administratives et financières, tout en participant activement à la promotion et au suivi des projets stratégiques
Missions / conditions d'exercice
1. Soutien administratif et financier :
- Organisation et gestion des agendas de la DGS.
- Préparation et suivi budgétaire de la direction générale.
- Gestion des parapheurs et du courrier, y compris la validation des documents officiels.
2. Assistance au pilotage opérationnel :
- Participation aux comités de direction et représentation de la DGS lors de réunions internes et externes.
- Promotion et suivi des projets stratégiques menés par la DGS.
- Aide à la coordination des actions entre les différents services municipaux pour assurer la mise en œuvre des décisions prises par la DGS.
3. Suivi des correspondances sensibles :
- Gestion et suivi des correspondances importantes et sensibles pour la DGS.
- Rédaction de notes administratives et élaboration de documents à destination des services et des élus.
4. Force de proposition :
- Proposition d'améliorations dans l'organisation et le fonctionnement administratif de la DGS.
- Contribution à l'optimisation des processus administratifs pour renforcer l’efficacité des projets de la direction.
Position stratégique : travail transversal au cœur de la Direction Générale des Services
- Représentation ponctuelle de la DGS : Participation à des réunions internes et externes pour représenter la direction et faciliter la communication des décisions.
- Polyvalence des missions :Travail sur une diversité de sujets allant de la gestion administrative à l’appui sur des projets opérationnels de grande importance.
Disponibilité requise : Horaires flexibles selon les besoins de la DGS, notamment en fonction des réunions ou des urgences administratives.
- Gestion de la pression :Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle dans un contexte de délais serrés.
- Travail intensif sur écran :Prolongé et nécessitant une organisation rigoureuse pour respecter les échéances.
- Organisation et gestion des agendas de la DGS.
- Préparation et suivi budgétaire de la direction générale.
- Gestion des parapheurs et du courrier, y compris la validation des documents officiels.
2. Assistance au pilotage opérationnel :
- Participation aux comités de direction et représentation de la DGS lors de réunions internes et externes.
- Promotion et suivi des projets stratégiques menés par la DGS.
- Aide à la coordination des actions entre les différents services municipaux pour assurer la mise en œuvre des décisions prises par la DGS.
3. Suivi des correspondances sensibles :
- Gestion et suivi des correspondances importantes et sensibles pour la DGS.
- Rédaction de notes administratives et élaboration de documents à destination des services et des élus.
4. Force de proposition :
- Proposition d'améliorations dans l'organisation et le fonctionnement administratif de la DGS.
- Contribution à l'optimisation des processus administratifs pour renforcer l’efficacité des projets de la direction.
Position stratégique : travail transversal au cœur de la Direction Générale des Services
- Représentation ponctuelle de la DGS : Participation à des réunions internes et externes pour représenter la direction et faciliter la communication des décisions.
- Polyvalence des missions :Travail sur une diversité de sujets allant de la gestion administrative à l’appui sur des projets opérationnels de grande importance.
Disponibilité requise : Horaires flexibles selon les besoins de la DGS, notamment en fonction des réunions ou des urgences administratives.
- Gestion de la pression :Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle dans un contexte de délais serrés.
- Travail intensif sur écran :Prolongé et nécessitant une organisation rigoureuse pour respecter les échéances.
Profils recherchés
Organisation : Capacité à prioriser et à gérer simultanément des tâches variées.
- Rigueur : Suivi précis des dossiers administratifs et financiers.
- Proactivité : Savoir anticiper les besoins de la DGS et proposer des solutions innovantes pour améliorer les processus.
- Discrétion et confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles en toute confidentialité.
- Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec les services municipaux et à interagir avec différents interlocuteurs.
- Rigueur : Suivi précis des dossiers administratifs et financiers.
- Proactivité : Savoir anticiper les besoins de la DGS et proposer des solutions innovantes pour améliorer les processus.
- Discrétion et confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles en toute confidentialité.
- Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec les services municipaux et à interagir avec différents interlocuteurs.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.