Secrétaire de direction et référent finances
Offre n° O971240723001448
Publiée le 23/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
SAINT-CLAUDE - D'une superficie de 34 km², la Ville de Saint-Claude compte 10.256 habitants. Ville nichée au cœur du Parc National, reconnue pour son climat agréable et son cadre de vie, elle propose un tourisme de nature par l'omniprésence de l'eau avec ses sources, chutes, cascades, rivières qui font sa richesse.
La Ville de Saint-Claude entend conforter son attractivité et son développement, nonobstant un contexte financier contraint.
La Ville de Saint-Claude entend conforter son attractivité et son développement, nonobstant un contexte financier contraint.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Saint-Claude
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
27/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattachée à la Direction des services techniques et des infrastructures, placée sous l'autorité du Directeur du Service Technique, l'agent :
Missions
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service technique, suit les dossiers en cours et les demandes d'interventions
- Apporte une aide permanente au Directeur du Service Technique en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi de dossiers.
- Assure un suivi des dossiers financiers
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
Missions
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service technique, suit les dossiers en cours et les demandes d'interventions
- Apporte une aide permanente au Directeur du Service Technique en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi de dossiers.
- Assure un suivi des dossiers financiers
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
- Accueil physique et téléphonique du service technique
- renseigne les interlocuteurs et relaye vers l'interlocuteur compétent
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- rechercher les bons interlocuteurs et diffuser les informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Suivi et planification des réunions des chefs d'équipe
- prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- respecter les délais de transmission de documents avant la tenue des réunions
- prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux, les comptes-rendus, et tous types de documents
- Tri, classement, archivage des documents et dossiers
- Suivi et mise en forme des documents administratifs
- comprendre les demandes
- Rechercher les informations, notamment réglementaires pour le traitement des demandes
- vérifier la validité des informations traitées
- mettre en forme et présenter des dossiers
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Missions spécifiques
- Référent auprès des prestataires locaux (ouverture, gestion, fermeture des compteurs, demandes d'ouverture de ligne)
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
- Rend compte en permanence de son activité au DST
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
Situation fonctionnelle
- Rattachée à un bureau - service technique
Conditions d'exercice
- Travaille en bureau
- Horaires fixes, liés à l'accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Possibilité d'astreintes en fonction des aléas climatiques (cyclones, intempéries,
- Relations avec la Direction générale, les usagers, les élus locaux, les différents services de la Ville
- Relations fréquentes avec le public, les entreprises et les prestataires réseaux
Autonomie et responsabilité
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
Moyens mis à disposition
- Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc.
Cadre statutaire
- Cadre d'emplois : Adjoints administratifs
- Accueil physique et téléphonique du service technique
- renseigne les interlocuteurs et relaye vers l'interlocuteur compétent
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- rechercher les bons interlocuteurs et diffuser les informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Suivi et planification des réunions des chefs d'équipe
- prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- respecter les délais de transmission de documents avant la tenue des réunions
- prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux, les comptes-rendus, et tous types de documents
- Tri, classement, archivage des documents et dossiers
- Suivi et mise en forme des documents administratifs
- comprendre les demandes
- Rechercher les informations, notamment réglementaires pour le traitement des demandes
- vérifier la validité des informations traitées
- mettre en forme et présenter des dossiers
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Missions spécifiques
- Référent auprès des prestataires locaux (ouverture, gestion, fermeture des compteurs, demandes d'ouverture de ligne)
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
- Rend compte en permanence de son activité au DST
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
Situation fonctionnelle
- Rattachée à un bureau - service technique
Conditions d'exercice
- Travaille en bureau
- Horaires fixes, liés à l'accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Possibilité d'astreintes en fonction des aléas climatiques (cyclones, intempéries,
- Relations avec la Direction générale, les usagers, les élus locaux, les différents services de la Ville
- Relations fréquentes avec le public, les entreprises et les prestataires réseaux
Autonomie et responsabilité
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
Moyens mis à disposition
- Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc.
Cadre statutaire
- Cadre d'emplois : Adjoints administratifs
Profils recherchés
Compétences recherchées :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Connaissance du fonctionnement d'une commune
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Bon relationnel
- Sens de l'organisation
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaissance des missions du service
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Outils bureautiques (téléphone, suite Excel, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Connaissance du fonctionnement d'une commune
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Bon relationnel
- Sens de l'organisation
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaissance des missions du service
- Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Outils bureautiques (téléphone, suite Excel, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels du compte rendu
Contact
Contact
0590800016
Informations complémentaires
Merci de transmettre vos CV et Lettre de motivation préférablement sur la plateforme emploi-territorial
Pour les candidats statutaires, joindre les derniers entretiens professionnels ainsi que les derniers arrêtés de situation.
Il est également possible de candidater à l'adresse suivante :
emplois@ville-saintclaude.fr
Pour les candidats statutaires, joindre les derniers entretiens professionnels ainsi que les derniers arrêtés de situation.
Il est également possible de candidater à l'adresse suivante :
emplois@ville-saintclaude.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.