Sous l'autorité du responsable « Aides et accompagnement des acteurs économiques ». Il /elle assure des missions d'accompagnement des usagers et/ou les services dans leurs démarches administratives. L’assistant(e) de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service « Aides et accompagnement des acteurs économiques ». Il/Elle suit les dossiers administratifs et gèrent les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il/elle assiste ses responsables dans l'organisation du travail de la direction « Attractivité, compétitivité, accompagnement des entreprises » et plus spécifiquement le service « Accompagnement des acteurs économiques ». Il/Elle met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité. Les missions dévolues seront amenées à évoluer en fonction des résultats obtenus, des politiques publiques adoptées et des modifications institutionnelles et juridiques qui pourraient survenir.

Information des usagers et des services
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Rédiger des notes synthétiques
- Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
- Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
- Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
- Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
Instruction administrative et technique des dossiers - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques (boîtes partagées : dev.eco@com-saint-martin.fr, care@com-saint-martin.fr )
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations / de données
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées dans les dossiers
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Procéder à l’instruction administrative et technique des dossiers
- Réceptionner, enregistrer, contrôler les pièces constitutives d'une demande et en vérifier l’éligibilité
- Consulter les autres services et recueillir leurs avis
- Participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
- Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
- Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
- Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles (commission économique et conseil exécutif)
- Mettre à jour les fichiers et procédure d’instruction et de suivi
- Assurer la transmission, le suivi et le contrôle des dossiers auprès différents services ou directions
- Notifier la décision au demandeur

Suivi et gestion des dossiers
- Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
- Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
- Optimiser la qualité et les délais des procédures
- Préparer les dossiers pour l’envoi au contrôle de légalité et les mises en paiement
- Classer et archiver les dossiers

Diplômé(e) d’une formation supérieure bac + 2 dans les domaines de la gestion, économie, administratif ou comptable et/ou vous justifiez idéalement d'une expérience réussie dans poste similaire. Vous êtes en mesure de communiquer et faites preuve d’une bonne aisance relationnelle. Vous avez également l’aisance à rédiger et synthétiser des projets précis pour faciliter les prises de décisions. Vous faites preuve de réactivité, d’aptitude à travailler de manière autonome, à gérer efficacement les priorités et à respecter les délais, à faire preuve d’initiative et être force de proposition. Vous maîtriser des outils informatiques et des logiciels de bureautique.