Dans le cadre du Centre Communal d’action Sociale, l’assistante de direction assure le secrétariat auprès de la Direction de l’Action Sociale et du Conseil d’Administration.

Assurer le secrétariat de la Direction de l’Action Sociale du Conseil d’Administration du CCAS :
• Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
• Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir ;
• Organiser l’agenda et la prise de RDV du directeur en fonction des priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants ;
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne et externe : courriers, notes, compte-rendu, tableaux, diaporamas ;
• Rédiger des courriers simples ;
• Préparer et suivre la gestion des conseils d’administration du CCAS
• Prendre les rendez-vous avec les élus du secteur ;
• Assurer la circulation des parafeurs, courriers, notes entre les différents services ;
• Suivre des projets et activités de la direction ;
• Participer à l’élaboration d’outils de suivi et d’amélioration des services (tableau de bord, fiches pratiques, procédure, …) ;
• Participer à la préparation d’évènementiels ;
• Participer au suivi des dossiers de demandes de subvention ;
• Effectuer les devis, la facturation des services et le suivi des paiements ;
• Transmission et suivi des délibérations en Préfecture au contrôle de légalité ;
• Suivre les congés des agents du CCAS ;

Savoir-faire :
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Maitriser les techniques d’assistanat et de secrétariat
• Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Savoir prendre des initiatives
• Savoir respecter les procédures
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
• Posséder des qualités rédactionnelles

Savoirs :
• Connaissance des circuits et procédures administratives
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité
• Prise d’initiatives et force de proposition

Savoir être :
• Autonome, disponible, réactif, et organisé
• Rigueur et fiabilité
• Maitrise de soi,
• Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d’urgence et imprévus
• Capacité d’adaptation
• Capacité d’écoute et aptitude au dialogue
• Sens des relations humaines, diplomatie
• Discrétion et sens du devoir de réserve.