Mission 1 : Coordonner le personnel des écoles maternelles (environ 30 ATSEM + 47 agents interclasse et études)
SECTEURS : Bel air, Bertin, Ferry, Buisson et Source.
• Gérer les congés, les remplacements et les absences, les déclarations d’heures aux Ressources Humaines et les entretiens professionnels.
• Mise à jour des coordonnées, listing du personnel et écoles et classes d’affectation
• Recrutements des ATSEM et des vacataires de la pause méridienne, en collaboration avec le binôme.
• Points réguliers avec les directions d’école sur le personnel
• Cibler, prioriser et planifier les besoins en formation du personnel.
• Veiller au suivi des formations obligatoires : extincteur, Secourisme
• En collaboration avec le Directeur des Affaires Scolaires: gestion des conflits avec élaboration de rapports
• Point journalier avec le binôme sur l’état des remplacements
• Points sur site avec les ATSEM et vacataires pause méridienne (présence sur site par semaine)
• Gestion des heures des vacataires en accord avec l’enveloppe allouée
• Organiser une réunion avec toutes les ATSEM sur chaque période de vacances. Préparer ordre du jour, invitations et compte-rendu.

Mission 2 : être l’interface entre les écoles et la Ville
• Suivi des demandes informatiques des travaux faites par les écoles et relance si besoin
• Savoir traiter les dossiers de la collègue responsable des ATSEM des autres secteurs en cas d’absence.
• Suivi des demandes des directions d’écoles notamment sur les travaux
• Suivi et gestion des évènements sur les écoles (transmission des demandes d’occupation, alimenter les agendas …)
• Suivi et alimentation du fichier « Information interservices » par écoles.

Missions 3 : Préparation de document pour les conseils d’école
• Mise à jour des fiches écoles avec noms ATSEM, affectations et suivi des effectifs, fiche agenda des écoles
• Gestion et suivi des demandes et remarques faites sur ces derniers les concernant.

Mission 4 : Préparation de réunions et rendez-vous
• Organiser une réunion avec toutes les ATSEM sur chaque période de vacances.
• Préparer les documents de travail nécessaires aux réunions d’équipe, la demande de matériel, l’ordre du jour, invitations et établir un compte rendu
• Organiser des réunions/rendez-vous à la demande de Monsieur le Maire ou de l’élue en charge du service avec les parents d’élèves, directions ou autres (invitations, réservation de lieu…)
• Envoyer les invitations et tenir un listing de présence.
• Préparer les documents de travail nécessaires à ces réunions, y assister et établir un compte rendu.
• Préparer des groupes de travail avec les personnels sur différents sujets (charte ATSEM, inventaires des écoles maternelles…).

Missions 5 : Aider à l’organisation et présence sur les événements du service scolaire
• Aide administrative à la préparation des événements (permis piéton, REAAP, réception des enseignants …)
• Présence aux évènements pour organisation le jour J.

Mission 6 : Aide aux inscriptions scolaires
• Enregistrer les inscriptions scolaires et tableaux de suivi
• Enregistrement des dérogations
• Courriers de réponses et transmission des listes et effectifs
• Transmission des informations aux directions d’écoles.

Missions 7 : Tâches administratives ou d’accueils diverses
• Soutien au secrétariat du service et à l’accueil pour la gestion des urgences, inscriptions scolaires …