assistante administrative
Offre n° O095250123000653
Publiée le 23/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
12 250 habitants-Station thermale et touristique (lac de 43 Ha)
Surclassée de 20 000 à 40 000 habitants
Surclassée de 20 000 à 40 000 habitants
Lieu de travail
57 rue du Général de Gaulle, Enghien-les-Bains (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire relative aux cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux selon le profil, régime indemnitaire mensuel, prime liée à l’entretien professionnel, carte tickets restaurants, CNAS, participation à la prévoyance. Pas de t
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la responsabilité de la Direction du Service Voirie et Espaces verts, vos missions principales sont :
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.
Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.
Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
Missions / conditions d'exercice
Placé(e) sous la responsabilité de la Direction du Service Voirie et Espaces verts, vos missions principales sont :
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.
Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie
Saisie annuelle du budget,
Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire),
Suivi des factures,
Suivi des balances budgétaires,
Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.
Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires
Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.
Mission 3 : Organisation du service
Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante),
Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.
Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances
Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.
Profils recherchés
Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook et Ciril Imprimante, photocopieuse, scanner, téléphone
Techniques de secrétariat : Archivage, classement, et mise à jour des documents administratifs.
Saisie et traitement de données : Enregistrement rapide et précis des informations.
Rédaction : Capacité à rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus ou des notes.
Communication orale et écrite
Connaissance des procédures comptables et administratives financières
Techniques de secrétariat : Archivage, classement, et mise à jour des documents administratifs.
Saisie et traitement de données : Enregistrement rapide et précis des informations.
Rédaction : Capacité à rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus ou des notes.
Communication orale et écrite
Connaissance des procédures comptables et administratives financières
Contact et modalités de candidature
Contact
0134284545
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
uniquement à l'adresse mail : rh@enghien95.fr
uniquement à l'adresse mail : rh@enghien95.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.