Assistant(e) de la Direction générale adjointe en charge des services à la population
Offre n° O095241001001560
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Fosses, Ville de 10 000 habitants située à trente kilomètres au Nord-Est de Paris et au porte du Parc Naturel régional Oise pays de France, bénéficie de tous les attraits et charmes d'une ville à la campagne. Arborée de champs et de bois et profitant de tous les services publics de proximité, avec un peu moins de 200 collaborateurs, la collectivité et le Centre Communal d'Action Social, répondent aux besoins des administrés
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place du 19 mars 1962, Fosses (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre du collectif de direction, la direction générale adjointe en charge des services à la population couvre un périmètre important d’intervention de la collectivité. Au cœur de l’action municipale dans les domaines de la citoyenneté, du développement local, de l’action sociale, éducative et culturelle, la direction population est garante de la qualité de l’accueil et de la relation à la population, du partenariat institutionnel, du déploiement et de l’évaluation de l’action publique locale dans les domaines précités.
A cet égard, le rôle de l’assistant.e de direction est essentiel pour accompagner la direction et les services qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d’interface, d’appui à la coordination et d’alerte le cas échéant sur l’ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.
A cet égard, le rôle de l’assistant.e de direction est essentiel pour accompagner la direction et les services qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d’interface, d’appui à la coordination et d’alerte le cas échéant sur l’ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
• Assurer le suivi administratif du directeur général adjoint des services à la population :
- Accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion de l’agenda du DGA ;
- Gestion du courrier entrant et sortant, des mails, fax et de la relation publique en lien avec le périmètre d’intervention de la direction population ;
- Gestion de la relation avec les élu.es et les partenaires institutionnels ;
- Suivi des absences du secteur ;
- Veille et rappel des échéances (renouvellement de convention, dossiers en cours de traitement, instances…) ;
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la direction.
• Assurer l’interface entre les services du secteur population et le directeur général adjoint :
- Veille et alerte relative au respect des délais et procédures internes (suivi des tableaux de bord d’activité notamment) ;
- Appui aux services du secteur ;
- Veille et alerte le cas échéant sur la qualité des actes administratifs et règlementaires produits par les services ;
- Appui à la police municipale pour le suivi des dossiers relatifs à la gestion de la tranquillité publique (réunions de concertation avec l’élu.e, audiences, médiation, …) en lien avec le DGA ;
- Suivi des mesures d’accueil de Travaux d’Intérêts Généraux avec le SPIP et la PJJ ;
- Transmission d’informations aux services en cas d’absence du DGA ;
- Participation au collectif des assistant.es de direction.
• Assurer la planification, le retro planning et le suivi des réunions de la direction :
- Planification avec les services et/ou partenaires extérieurs ;
- Préparation des dossiers de la direction en amont des réunions ;
- Suivi des réunions d’équipe(s), des commissions du secteur et des réunions thématiques ;
- Suivi des dossiers du conseil municipal ;
- Rédaction de compte-rendu de réunions internes et externes ainsi que des courriers, le cas échéant.
• Superviser l’appariteur :
- Planification des différentes missions ;
- Gestion des demandes et des urgences le cas échéant ;
- Coordination des informations relevant des absences et des congés.
• Assurer le suivi administratif du directeur général adjoint des services à la population :
- Accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion de l’agenda du DGA ;
- Gestion du courrier entrant et sortant, des mails, fax et de la relation publique en lien avec le périmètre d’intervention de la direction population ;
- Gestion de la relation avec les élu.es et les partenaires institutionnels ;
- Suivi des absences du secteur ;
- Veille et rappel des échéances (renouvellement de convention, dossiers en cours de traitement, instances…) ;
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la direction.
• Assurer l’interface entre les services du secteur population et le directeur général adjoint :
- Veille et alerte relative au respect des délais et procédures internes (suivi des tableaux de bord d’activité notamment) ;
- Appui aux services du secteur ;
- Veille et alerte le cas échéant sur la qualité des actes administratifs et règlementaires produits par les services ;
- Appui à la police municipale pour le suivi des dossiers relatifs à la gestion de la tranquillité publique (réunions de concertation avec l’élu.e, audiences, médiation, …) en lien avec le DGA ;
- Suivi des mesures d’accueil de Travaux d’Intérêts Généraux avec le SPIP et la PJJ ;
- Transmission d’informations aux services en cas d’absence du DGA ;
- Participation au collectif des assistant.es de direction.
• Assurer la planification, le retro planning et le suivi des réunions de la direction :
- Planification avec les services et/ou partenaires extérieurs ;
- Préparation des dossiers de la direction en amont des réunions ;
- Suivi des réunions d’équipe(s), des commissions du secteur et des réunions thématiques ;
- Suivi des dossiers du conseil municipal ;
- Rédaction de compte-rendu de réunions internes et externes ainsi que des courriers, le cas échéant.
• Superviser l’appariteur :
- Planification des différentes missions ;
- Gestion des demandes et des urgences le cas échéant ;
- Coordination des informations relevant des absences et des congés.
Profils recherchés
Qualités professionnelles :
- Sens du service public,
- Polyvalence, capacités rédactionnelles et d’adaptation,
- Autonomie, réactivité,
- Fortes capacités relationnelles,
- Capacité de gestion des conflits,
- Rigueur et discrétion.
Compétences :
- Maitrise des outils de bureautique,
- Connaissances de l’environnement juridique et administratif d’une collectivité,
- Maitrise de la production de documents et outils administratifs.
Exigences spécifiques :
- Poste à temps plein,
- Permis B,
- Horaires fixes de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h30,
- Participation aux événements organisés par la Direction (en soirée et/ou weekend),
- Relai en cas d’absence de la Direction dans la gestion des urgences.
- Sens du service public,
- Polyvalence, capacités rédactionnelles et d’adaptation,
- Autonomie, réactivité,
- Fortes capacités relationnelles,
- Capacité de gestion des conflits,
- Rigueur et discrétion.
Compétences :
- Maitrise des outils de bureautique,
- Connaissances de l’environnement juridique et administratif d’une collectivité,
- Maitrise de la production de documents et outils administratifs.
Exigences spécifiques :
- Poste à temps plein,
- Permis B,
- Horaires fixes de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h30,
- Participation aux événements organisés par la Direction (en soirée et/ou weekend),
- Relai en cas d’absence de la Direction dans la gestion des urgences.
Contact et modalités de candidature
Contact
0134474040
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation :
à recrutement@mairiefosses.fr
Madame la Maire
Cliquez sur le bouton "postuler en ligne "
à recrutement@mairiefosses.fr
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.