Secrétaire aux études
Offre n° O095240918000812
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
La Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 216 000 habitants) pilote le développement d'un territoire en pleine expansion. Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant qui vous lie à Paris en 30 minutes.
Lieu de travail
Parvis de la Préfecture, Cergy (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
La/le secrétaire des études est au cœur du bureau des études mis en place pour réceptionner toutes les demandes de l’équipe enseignante. Son rôle est de répartir les messages en fonction des postes de chacun et de prendre particulièrement en charge la gestion des salles de cours et à moindre mesure, le secrétariat des conseillers pédagogiques et artistiques. En plus de cette fonction, il est demandé d’assurer une part de gestion de la « Vie scolaire » de l’orchestre symphonique et pour tout ce qui concerne les contrôles mi-cycles, les examens de fin de cycle, les concours d’entrée ainsi que la gestion des 3ème cycle (hors saisie des absences).
Missions / conditions d'exercice
1. Secrétariat des études (sous l’autorité du directeur et du directeur des études)
• Réception et répartition des messages reçus sur la boite mail générique crr.etudes réservée à l’équipe enseignante
• Gestion du planning des salles de cours : réalisation, traitement des demandes, communication à l’accueil
• Gestion des reports et remplacements de cours en lien avec la correspondante RH
• Réalisation des plannings de rentrée en lien avec les professeurs
• Gestion des demandes des professeurs
• Secrétariat des conseillers pédagogiques et artistiques
• Préparation de certains dossiers administratifs : RGE, conventions, dossiers de subvention, statistiques, etc…
• Création et gestion d’équipe team’s suivant les besoins de la direction
2. Gestion des évaluations (sous l’autorité du directeur et du directeur des études)
En lien avec les professeurs, les conseillers Musique (Danse et Théâtre) :
• Organisation des examens de fin de cycle et les concours d’entrée en CPES : planification des examens, recherche des jurys, récupération des programmes d’examen, communication au responsable du site internet pour mise en ligne
• Organisation des contrôles mi-cycle
3. Gestionnaire Scolarité pour les 3ème cycle :
• Inscription des élèves en début d’année
• Suivi des absences en lien avec les conseillers pédagogiques (alerte sur les absences)
• Orchestre symphonique : lien à établir entre le chef et la scolarité
4. Communication des informations liées à la scolarité sur le portail du CRR en lien avec le directeur des études et le responsable de la cellule développement numérique-outils de communication
• Transmission des informations liées à la scolarité pour une mise à jour sur le portail du CRR
• Réception et répartition des messages reçus sur la boite mail générique crr.etudes réservée à l’équipe enseignante
• Gestion du planning des salles de cours : réalisation, traitement des demandes, communication à l’accueil
• Gestion des reports et remplacements de cours en lien avec la correspondante RH
• Réalisation des plannings de rentrée en lien avec les professeurs
• Gestion des demandes des professeurs
• Secrétariat des conseillers pédagogiques et artistiques
• Préparation de certains dossiers administratifs : RGE, conventions, dossiers de subvention, statistiques, etc…
• Création et gestion d’équipe team’s suivant les besoins de la direction
2. Gestion des évaluations (sous l’autorité du directeur et du directeur des études)
En lien avec les professeurs, les conseillers Musique (Danse et Théâtre) :
• Organisation des examens de fin de cycle et les concours d’entrée en CPES : planification des examens, recherche des jurys, récupération des programmes d’examen, communication au responsable du site internet pour mise en ligne
• Organisation des contrôles mi-cycle
3. Gestionnaire Scolarité pour les 3ème cycle :
• Inscription des élèves en début d’année
• Suivi des absences en lien avec les conseillers pédagogiques (alerte sur les absences)
• Orchestre symphonique : lien à établir entre le chef et la scolarité
4. Communication des informations liées à la scolarité sur le portail du CRR en lien avec le directeur des études et le responsable de la cellule développement numérique-outils de communication
• Transmission des informations liées à la scolarité pour une mise à jour sur le portail du CRR
Profils recherchés
Connaissances
Logiciel métier (Rhapsodie), Pack Office, Teams
Connaître le règlement des études et le règlement intérieur ainsi que les fiches process de fonctionnement au sein de la DCRR.
Qualités
Organisation
Discrétion
Sens de l’accueil et du relationnel
Capacité rédactionnelle
Esprit d’initiative et d’anticipation
Sens du travail en équipe
Logiciel métier (Rhapsodie), Pack Office, Teams
Connaître le règlement des études et le règlement intérieur ainsi que les fiches process de fonctionnement au sein de la DCRR.
Qualités
Organisation
Discrétion
Sens de l’accueil et du relationnel
Capacité rédactionnelle
Esprit d’initiative et d’anticipation
Sens du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0134414243
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@cergypontoise.fr sous la référence :
Pour davantage de renseignement, vous pouvez contacter
Monsieur le Président
Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Hôtel d'Agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Dans le cadre de sa politique de recrutement, la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Pour davantage de renseignement, vous pouvez contacter
Monsieur le Président
Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Hôtel d'Agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Dans le cadre de sa politique de recrutement, la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Adresse de l'employeur
Communauté d'Agglomération de Cergy Pontoise
>Hôtel de l'Agglomération
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
>Hôtel de l'Agglomération
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.