Direction de l'Enfance, de la Jeunesse, de la Santé et de la Famille 
Celllule Direction 

Il suit des projets de la direction sur les plans administratif et logistique. 

Il assure également des missions de secrétariat des 3 Directeurs (un Directeur, un Directeur adjoint, un Directeur de projets), en binôme avec la seconde assistante de direction, dont il assure l’encadrement hiérarchique.

En tant qu’assistant de direction coordinatrice, le titulaire du poste organise les missions et suit l’activité du pôle secrétariat de la Direction. A ce titre, il assure l’encadrement de la seconde assistante de direction :

•  Répartition des tâches entre l’assistant/e de direction-coordinatrice et la seconde assistante de direction

•  Gestion du « pool secrétariat » de la Direction, pour assurer la continuité de service (traitement des appels ; gestion du courrier) 



Plus spécifiquement rattaché au Directeur de l’Enfance, de la Jeunesse, de la Santé et de la Famille, le titulaire du poste : 

•  Gère l'agenda du Directeur et des adjoints (en tant que de besoin) : planifie et organise les rendez-vous et réunions, ainsi que les instances régulières (réunions de direction, point avec les services et autres directions…) 

•  Organise les différents déplacements du Directeur et des Directeurs adjoints ;

•  Suit les dossiers transversaux ou spécifiques du pôle direction (recueil de données et mise à jour des dossiers…) ; 

•  Suit les différentes commandes au niveau des services de la DEJSF ou institutionnelles (respect de échéances, lien avec les services, recueil des informations et mise en forme des réponses) ;

•  Recueille les informations nécessaires pour la préparation de fonds de dossiers nécessaires en lien avec les rendez-vous ou réunions du Directeur ; 

•  Gère les mails du Directeur : diffusion dans les services, suivi des réponses, préparation de certains courriels ; 

•  Planifie, participe aux réunions de direction, rédige le compte-rendu ; 

•  Assure le filtrage des communications téléphoniques du Directeur et des Directeurs adjoints (renseignement, traitement ou orientation) ; 

•  Traite les courriers « arrivée-départ » et les notes pour le cabinet et la Présidente, dans le logiciel ELISE, suivi des réponses aux courriers sensibles et/ou signalés, étape de validation en termes de mise en forme des courriers "départ" entre les services et le Directeur ou ses adjoints ;

•  Gère les courriers sur IXBUS pour la direction et tous les services de la direction ;

•  Traite le courrier physique de la Direction : dépôt, réception, tri et diffusion dans les services ;

•  Rédige et/ou met en forme certains courriers, notes ou comptes rendus ; 

•  Assure la réception, la mise en forme et la transmission des rapports pour les Assemblées Départementales (AD) et les Commissions Permanentes (CP), chaque mois sur KDELIB ;

•  Garantie la mise à jour des organigrammes de la Direction et leur diffusion auprès des services ;

•  Gère les demandes RH : recensement des effectifs, transmission des Entretiens Professionnels (EP) de la direction, campagne des promotions internes de la direction, gestion des enveloppes CIA avec les chefs de services et la direction, RIFSEEP, mise à jour des arrêtés de délégation de signatures…) ;

•  Gère les dossiers cantonaux ;

•  Participe à la mise à jour de l'intranet "Mosaïk" ;

•  Support dans l’organisation du CODIR élargi, 2 fois/an ;

•  Support dans l’organisation des séminaires de la direction, 2 fois/an ;

•  Support dans l’organisation de l’ODPE, 2 fois/an ;

•  Support pour la réalisation de projets ponctuels de la direction ;

•  Aide logistique pour l’accueil des nouveaux arrivants ;

•  Commande des fournitures pour la cellule de direction ;

•  Commande des EPI pour les services ASE, MNA, PMI ;

•  Commande des cartes de visites pour tous les services de la direction ;

•  Gère le "pool secrétariat" de la DEJSF pour assurer la continuité de service (accueil téléphonique, gestion du courrier) ;

•  Apporte son soutien à la deuxième assistante de direction, plus précisément rattachée aux Directeurs adjoints, en tant que de besoin pour assurer la continuité de service ;

•  Aide administrative auprès des secrétariats de la direction (ELISE, IXBUS) ;

•  Assure le standard téléphonique des assistantes des services de la direction, en cas d’absence (pool secrétariat).

Les deux assistants de direction se partagent les missions relatives à l’accompagnement des Directeurs adjoints et du chargé de missions de la direction, en tant que de besoin (agenda, courriers, appels téléphoniques).

Autonome et organisé, vous avez l’esprit d’initiative, vous saurez être réactif, prioriser et vous rendre disponible pour répondre aux demandes liées à votre périmètre d’activité.

Vous maîtrisez les règles de la bureautique et les outils informatiques (Word – Excel – PowerPoint – Elise – Ixbus - Kdelib - Outlook – Intranet et Internet)   

Le goût pour le travail en équipe, des qualités relationnelles, d’adaptation et de discrétion sont des ingrédients nécessaires pour mener à bien vos missions d’assistante de direction. 

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.