Assure l’organisation administrative de la Direction
- Traitement du courrier « arrivé » et « départ » de la direction (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
- Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
- Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils
- Relai et et veille de la bonne mise en œuvre des consignes de la direction en terme classement et bonnes pratiques de la nomination
- Diffusion des informations internes et externe
- Gestion des fournitures
- Accompagnement logistique des membres de l’équipe (signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)
- Diffusion des journaux et magazines de la direction
- Préparation, accueil et mise à jour des documents pour nouvel arrivant (organigramme, liste élus etc.)

 
Assiste le Directeur et les services
Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous en fonction des priorités fixées par la directrice et les chefs de services
- Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …) :
 Réunions de direction et de service
 Séances de travail avec les élus
 Réunions de coordination internes
- Interface entre la directrice et les autres directions et les services ressources
- Organisation les déplacements de la directrice
- Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité en lien avec la Directrice
- Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
- Prise de notes, établissement des comptes-rendus
- Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)
- Respect des procédures de la CACP (charte logo, courriers, demande de rdv élu, …)
- Assister la Directrice dans sa relation avec les VP en charge des mobilités et du domaine routier et dans l’organisation et le suivi des Comités de Liaison Intercommunale sur les Mobilités (CLIM)
 Suivi de la boite mails mobilités (dédiée aux élus du CLIM)
 Organisation des CLIM : envoi des invitations et comptes-rendus en lien avec l’assistante de Cabinet, alimentation du sharepoint dédié
 Assistanat de la Directrice ou de la cheffe de service Mobilité dans la préparation et le contenu des supports des CLIM


Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes
- Relais d’information de la direction auprès de l’assistante de la DGA
- Participation aux réunions des assistantes de la même DGA
- Participation aux réunions d’assistantes de direction pilotées par l’assistante de la DGS
- Participation au séminaire de Direction