La commune de Saint-Prix, « Ville jardin » au cœur de la forêt de Montmorency et membre de la Communauté d’Agglomération Plaine Vallée, recrute un Assistant de direction (h/f) pour le Pôle des services techniques, pour apporter une aide permanente au Directeur des Services Techniques en termes d’information, d’accueil, de gestion et de suivi de dossiers, par voie de mutation, détachement et éventuellement par voie contractuelle.

En lien direct avec le Directeur des Services Techniques, l’Adjoint au Maire en charge des travaux et le Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments, vous exercez les missions suivantes :

Organisation de la vie professionnelle D.S.T., l’Adjoint au Maire en charge des travaux et le Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du D.S.T., de l’Adjoint au Maire en charge des travaux et du Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments,
• Participer à des réunions et faire des compte-rendu,
• Faire le suivi des courriers de l’Adjoint au Maire en charge des travaux et le Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments en lien avec le cabinet du Maire.

Suivi des projets et activités des services techniques
• Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
• Soutien au cadre intermédiaire des services techniques,
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et du planning des agents.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour de la commission communale travaux en concertation avec le D.S.T., l’Adjoint au Maire en charge des travaux et le Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments,
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes–rendus,
• Suivre les commissions de sécurité en lien avec l’élu référent.

Suivi de dossiers administratifs spécifiques
• Gérer le suivi des chantiers de travaux en lien avec le D.S.T., l’Adjoint au Maire en charge des travaux et le Conseiller municipal délégué en charge des bâtiments,
• Répondre et suivre les DICT sur la plateforme « guichet unique » et les signalements sur l’application mobile de la Ville,
• Rédiger des actes administratifs (décisions, délibérations, arrêtés…),
• Créer et gérer des bons de commande, de marchés et contrats sur le logiciel comptable.

- Diplôme dans le secrétariat.
- Expérience similaire dans le domaine des services techniques souhaitée.
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Sens de l’accueil et de l’écoute.
- Être force de propositions et esprit d’initiative.
- Excellentes qualités rédactionnelles.
- Qualités organisationnelles.
- Sens du service public.
- Autonomie, rigueur, adaptabilité.
- Permis B.

Spécificités techniques :
- Maîtrise d’outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT) et la connaissance des logiciels de comptabilité et gestion serait un plus.
- Connaissances dans les domaines du bâtiment, de la voirie ou de la construction seront appréciées.
- Maîtrise de la langue française et de l’orthographe.