Mission n°1 COORDINATION ET PILOTAGE DES ACTIONS ADMINISTRATIVES
- Assurer la gestion administrative et organisationnelle du personnel placé sous son autorité
- Organiser et suivre les taches du pôle administratif
- Organiser l’accueil téléphonique, prise de messages : circulation de l’information, gestion et réorientation des demandes.
- Organiser la centralisation et la gestion des appels téléphoniques, des mails et de l'accueil des administrés pour les sujets concernant les services techniques
- Organiser la centralisation et rédaction des courriers
- Participer au suivi d'activité (tableaux de bord, notes de service…),
- Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat
- Rédiger des actes, notes, rapports, bilan d’activité, délibérations, décisions, conventions, compte-rendu ...,
- Organiser la gestion du courrier et des modalités de traitement des demandes externes,
- Être force de proposition dans l'amélioration de la gestion administrative de la direction
- Réaliser le suivi administratif et financier des dossiers des conventions et de tout acte administratif relevant des actions et des opérations des services techniques
- Participer aux réflexions permettant d’avoir une vision prospective.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Participer à diverses interventions ponctuelles ( parc automobile, prêt de véhicules, gestion de clés, sinistres …)

Mission 2 : CONTROLE DE L’EXECUTION BUDGETAIRE – GESTION FINANCIERE
- Préparer le budget en collaboration avec les chefs de service et la direction des services techniques,
- Contrôler la gestion financière en fonctionnement et en investissement dans le but d'assurer une parfaite visibilité budgétaire (en lien avec les services interne et le service des finances et le service de la commande publique : achats, prestations),
- Elaborer et suivre les tableaux de bord de suivi financier,
- Assurer la gestion administrative et financière des marchés publics et en contrôler l’exécution comptable,
- Réaliser de façon mensuelle le tableau de bord de suivi budgétaire
- Assurer l'exécution budgétaire sur l'ensemble de l'exercice,
- Assurer la gestion des opérations de fin d’année (reste à réaliser, rattachements etc…)
- Valider les bons de commande,
- Gérer les litiges comptables
- Suivre les consommations : les fluides, le carburant, la téléphonie


Mission 3 : GESTION DES SUBVENTIONS
- Rechercher les subventions
- Instruire les dossiers de subventions (constitution et transmission des dossiers)
- Elaborer et suivre les tableaux de bord et le suivi financier

Mission 4 : GESTION DES CONTRATS ET MARCHES PUBLICS
- Suivre les contrats et les marchés de la direction
- Accompagner le suivi des différents marchés de la direction ;
- Gérer le marché des carburants (y compris la gestion des cartes) et de la téléphonie
- Elaborer et suivre les tableaux de bord des contrats et marchés de la direction

Mission 4 : SUIVI ADMINISTRATIF DES ASTREINTES
- Organiser et assurer le fonctionnement général (organiser les réunions de planning, assurer les comptes rendus)
- Assurer un suivi des heures supplémentaires des agents d’astreinte

Connaissances professionnelles :
- Connaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territoriales ;
- Connaissances du statut, des droits et obligations des fonctionnaires.
- Connaissance des règles générales de la comptabilité publique
- Connaissance du logiciel de gestion financière CIRIL
- Savoir rédiger des documents administratifs

Savoir-faire :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Capacité à traiter des dossiers et à saisir des documents ;
- Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
- Rédaction de documents administratifs ;
- Classement et archivage de documents ;
- Gestion du temps ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Compétences et connaissances managériales ;
- Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l’action publique ;
- Force de proposition pour la création de nouveaux outils d’organisation et de gestion ;
- Capacité d’adaptation ;

Savoir-être :
- - Être en capacité d’alerter la direction sur les priorités administratives
- - Traiter l’information de façon pertinente
- - Gérer stress et imprévus
- - Faire preuve d’adaptation en cas de conflit
- - Respecter ses interlocuteurs
- - Garantir la disponibilité et la discrétion
- - Avoir une bonne capacité d’écoute
- - Etre rigoureux
- - Capacité d'adaptation
- - Sens de l'organisation
- - Réactivité