Assistant d'Elus (h/f)
Offre n° O094250113000839
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 77 883 habitants, 3ème ville du Val-de-Marne par sa population, 61ème ville de France, 1ère par l'étendue de ses espaces verts, Champigny sur Marne offre un cadre de vie attractif. Elle est en plein renouveau urbain (nouveau centre-ville, programme ANRU), démographique et économique grâce à l'arrivée du Grand Paris Express (2 gares) et a pour ambition de devenir un territoire d'innovation éducative, culturelle et environnementale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 14 rue Louis Talamoni, Champigny-sur-Marne (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions : Sous la responsabilité de la responsable de service et au sein d’une équipe de 9 personnes, l’agente ou l’agent assiste plusieurs élus sur leurs délégations respectives en termes d’organisation de réunions, de gestion d’agenda, d’information, de suivi de dossiers, d’accueil, etc. Outre les activités classiques, la mission d’assistanat est une mission d’interface relationnelle et organisationnelle.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
➢ Activité d’accueil :
• Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
➢ Activité d’organisation et d’assistanat :
• Gérer l’agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements.
• Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents.
• Réaliser des prises de notes, des tableaux de bord et rédiger des courriers.
• Assister à certaines réunions puis rédiger des comptes rendus et suivre les décisions prises.
• Être l’interface avec les services, directions, partenaires et usagers.
• Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de l’Elue ou l’Elu.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elue ou l’Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse.
• Trier, suivre et classer les courriers.
• Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
➢ Dans le cadre de la permanence des Elus :
• Préparer les dossiers des usagers, accueillir l’usager, assister l’Elue ou l’Elu lors de l’entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.
A savoir sur le poste :
- Horaires : 36h30 – 25 jours de congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elue ou l’Elu.
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.
- Transports : RER A, station « Champigny » / RER E, station « Les Boullereaux », station Velib’
➢ Activité d’accueil :
• Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
➢ Activité d’organisation et d’assistanat :
• Gérer l’agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements.
• Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents.
• Réaliser des prises de notes, des tableaux de bord et rédiger des courriers.
• Assister à certaines réunions puis rédiger des comptes rendus et suivre les décisions prises.
• Être l’interface avec les services, directions, partenaires et usagers.
• Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de l’Elue ou l’Elu.
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
• Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elue ou l’Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse.
• Trier, suivre et classer les courriers.
• Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
➢ Dans le cadre de la permanence des Elus :
• Préparer les dossiers des usagers, accueillir l’usager, assister l’Elue ou l’Elu lors de l’entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.
A savoir sur le poste :
- Horaires : 36h30 – 25 jours de congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elue ou l’Elu.
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.
- Transports : RER A, station « Champigny » / RER E, station « Les Boullereaux », station Velib’
Profils recherchés
• Expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat.
• Excellente capacité rédactionnelle et réelle aisance en matière d’expression orale.
• Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d’une grande agilité dans le traitement de l’information.
• Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l’anticipation.
• Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
• Connaissance de l’environnement territorial appréciée.
• Excellente capacité rédactionnelle et réelle aisance en matière d’expression orale.
• Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d’une grande agilité dans le traitement de l’information.
• Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l’anticipation.
• Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
• Connaissance de l’environnement territorial appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0189124308
Informations complémentaires
Envoyez dès maintenant CV et lettre de motivation à l'attention de
Monsieur le Maire,
par mail à l'adresse : service.recrutement@mairie-champigny94.fr
Mairie, 14 rue Louis Talamoni
94507 CHAMPIGNY SUR MARNE CEDEX
Monsieur le Maire,
par mail à l'adresse : service.recrutement@mairie-champigny94.fr
Mairie, 14 rue Louis Talamoni
94507 CHAMPIGNY SUR MARNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.