Chargé centralisation/suivi information et assistante SG (h/f)
Offre n° O094240830000298
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 1 grde rue Charles de Gaulle, Bry-sur-Marne (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Chargé de centralisation et suivi de l'information, assistante du secrétariat général
Missions / conditions d'exercice
Au sein du secrétariat général, vous êtes en charge :
Centralisation/suivi de l'information:
Traitement du courrier et courriels entrants
Enregistrement et distribution de l’information numérique entrante selon des procédures établies
Numérisation de l’information papier
Application des processus d'enregistrement
Alerter le responsable sur les dysfonctionnements et les besoins/demandes des clients et services
Mise à jour de la base Post office (Traitement de l’information numérique selon des procédures établies, relance des services si en cas de retard sur une réponse, suivi et clôture de l’information numérique, mise à jour de la base contact, paramétrage des objets types, délais et modèles de documents)
Secrétariat Général :
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
Secrétariat de la DGA : gestion de l'agenda, organisation de réunions, classement, archivage des dossiers de la DGA
Mise sous plis (vœux du Maire, évènements, courrier à destination de la population).
Polyvalence sur le secrétariat de la direction générale des services
Gestion des commandes de fournitures et du papier
Suivi des actes administratifs (décisions et arrêtés du Maire, mise en forme, Signature du Maire, télétransmission au contrôle de légalité, suites à donner, classement-
Rédaction et Mise en forme de courriers, registre des arrêtés du Maire notes, comptes-rendus, Photocopies ; Classements ; Rangements, Archivage, transmission et gestion du circuit des parapheurs
Gestion des salles de l’Hôtel de ville pour la bonne tenue des réunions
Organisation logistique du Conseil Municipal
Tenue du registre des arrêtés du Maire
Gestion des commissions municipales
Gestion des abonnements
Gestion du budget du SG et ADO (élaboration des bons de commandes)
Participation et rédaction des comptes-rendus de la réunion de direction
Gestion des astreintes cadre : gestion du planning, vérification et mise à jour du contenu de la mallette, gestion des transmissions)
Centralisation/suivi de l'information:
Traitement du courrier et courriels entrants
Enregistrement et distribution de l’information numérique entrante selon des procédures établies
Numérisation de l’information papier
Application des processus d'enregistrement
Alerter le responsable sur les dysfonctionnements et les besoins/demandes des clients et services
Mise à jour de la base Post office (Traitement de l’information numérique selon des procédures établies, relance des services si en cas de retard sur une réponse, suivi et clôture de l’information numérique, mise à jour de la base contact, paramétrage des objets types, délais et modèles de documents)
Secrétariat Général :
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
Secrétariat de la DGA : gestion de l'agenda, organisation de réunions, classement, archivage des dossiers de la DGA
Mise sous plis (vœux du Maire, évènements, courrier à destination de la population).
Polyvalence sur le secrétariat de la direction générale des services
Gestion des commandes de fournitures et du papier
Suivi des actes administratifs (décisions et arrêtés du Maire, mise en forme, Signature du Maire, télétransmission au contrôle de légalité, suites à donner, classement-
Rédaction et Mise en forme de courriers, registre des arrêtés du Maire notes, comptes-rendus, Photocopies ; Classements ; Rangements, Archivage, transmission et gestion du circuit des parapheurs
Gestion des salles de l’Hôtel de ville pour la bonne tenue des réunions
Organisation logistique du Conseil Municipal
Tenue du registre des arrêtés du Maire
Gestion des commissions municipales
Gestion des abonnements
Gestion du budget du SG et ADO (élaboration des bons de commandes)
Participation et rédaction des comptes-rendus de la réunion de direction
Gestion des astreintes cadre : gestion du planning, vérification et mise à jour du contenu de la mallette, gestion des transmissions)
Profils recherchés
Savoir faire :
Maîtrise des logiciels : Word, Excel Outlook, AIRS Délib (gestion des actes administratifs), Fast (plateforme de télétransmission), Post Office (gestion et suivi du courrier)
Connaissance des outils de communication et de l’information
Utilisation d’un Intranet / Maîtrise de l’expression orale et écrite
Application des procédures du service
Connaissance de l’organisation des services municipaux
Gestion des conflits
Savoir -être :
Anticipation – Rigueur –Réactivité- Discrétion- Confidentialité- Polyvalence- Esprit d’équipe-Sens de l’observation-Neutralité- Aptitude au changement- Ponctualité – Bonne présentation – Tenue correcte exigée
Maîtrise des logiciels : Word, Excel Outlook, AIRS Délib (gestion des actes administratifs), Fast (plateforme de télétransmission), Post Office (gestion et suivi du courrier)
Connaissance des outils de communication et de l’information
Utilisation d’un Intranet / Maîtrise de l’expression orale et écrite
Application des procédures du service
Connaissance de l’organisation des services municipaux
Gestion des conflits
Savoir -être :
Anticipation – Rigueur –Réactivité- Discrétion- Confidentialité- Polyvalence- Esprit d’équipe-Sens de l’observation-Neutralité- Aptitude au changement- Ponctualité – Bonne présentation – Tenue correcte exigée
Contact et modalités de candidature
Contact
0145166800
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 1 Grande rue Charles de Gaulle
94360 BRY SUR MARNE
Monsieur le Maire
Mairie, 1 Grande rue Charles de Gaulle
94360 BRY SUR MARNE
Adresse de l'employeur
Bry-sur-Marne
>Mairie, 1 grde rue Charles de Gaulle
94360 BRY SUR MARNE
>Mairie, 1 grde rue Charles de Gaulle
94360 BRY SUR MARNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.