Au sein de la Direction des Accueils et Formalités, en tant que responsable du guichet unifié, vous intervenez en soutien du chef de service formalités administratives pour organiser et superviser le travail de l’équipe des agents instructeurs. Vous participez, avec le chef de service, à la définition des orientations stratégiques en matière de services à la population et des priorités définies par la collectivité ainsi qu’à l’élaboration et la mise en œuvre du projet du service.

Vos domaines de compétences : l’état civil, les affaires générales, les élections politiques et le recensement de la population.

Vous êtes une personne ressource dans votre domaine de compétences pour les agents d’accueil et encadrant de premier niveau, vous assurez le suivi et le contrôle des dossiers traités. Vous accueillez, orientez et renseignez le public.

Vous instruisez et constituez les différents dossiers dans le respect de la règlementation.

Vous êtes chargé de réceptionner les déclarations et établir des actes d’état civil (naissances, décès, mariage…), d’effectuer la tenue administrative des registres d’état civil, d’assurer l’établissement des dossiers de mariage, PACS, changement de nom, changement de prénom et d’assurer les auditions des mariages en collaboration avec le chef de service. Vous assistez à la célébration des mariages en cas de manque d’effectif, vous établissez les tables annuelles, l’ouverture et la clôture les registres annuels. Au niveau des affaires Générales, vous effectuez les missions suivantes : Établissement des dossiers cartes d’identité et passeports, attestations d’accueil, inscriptions électorales, recensement militaires, débits de boisson, statut de syndicat.
Vous participez aux certifications et légalisation de signature et à l’organisation matérielle des élections politiques en collaboration avec le chef de service.

Missions spécifiques : former et accompagner les agents instructeurs, vérifier et contrôler le travail réalisé, accueillir et renseigner les usagers en guichet, identifier et qualifier les demandes.

Missions administratives : suivre les stocks des documents état-civil et affaires générales afin de faciliter le travail des agents, établir les feuilles de versement aux archives, rédiger les notes de synthèse et compte-rendu de réunion, établir les statistiques et requêtes de l’activité, suivre le développement des logiciels métiers en collaboration avec les partenaires.

Partenaire interne
Échanges fréquents : services municipaux
Échanges transversaux : services de la direction

Partenaire interne
Relations fréquentes : autorités de tutelle (INSEE, Préfecture, Procureur)
Organismes funéraires, hôpitaux

Vous possédez un diplôme de niveau BAC obtenu (gestion administrative, Accueil et relation avec l’usager) ou vous êtes titulaire du grade rédacteur (Cat. B).

Vous avez des connaissances sur le fonctionnement de l’état-civil et des affaires générales.

Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l’aise avec les logiciels métier.

Vous savez accueillir le public et traiteur les demandes des usagers. Vous maîtrisez la restitution d’information à la hiérarchie.