Au sein de la Direction des Ressources Humaines, et sous la responsabilité du responsable de service Carrière et Rémunération, le gestionnaire de dossiers assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Pour ce faire il travaille en collaboration avec les gestionnaires R.H, les agents d'accueil et les secrétaires du pôle.

DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITES PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIEES

Organiser les visites médicales professionnelles
* Planifier les rendez-vous des différentes visites
* Envoyer les convocations aux agents et à leurs responsables de service
* En cas de restrictions, enregistrer les fiches d'aptitudes dans l'outil informatique dédié, informer le responsable de l'agent et le service Emploi et compétences


Gérer les congés de maternité
* A partir de la déclaration de grossesse, fixer les dates du congé, les encoder dans l'outil dédié et éditer l'arrêté correspondant
* Informer le responsable hiérarchique de l'agent, les gestionnaires R.H. référents (en cas de temps partiel ou de congé parental) et le service Emploi et compétences
* Pour les non titulaires, établir l'attestation de salaire servant au calcul des indemnités journalières

Gérer les congés de paternité
* A partir de la demande de l'agent, vérifier les dates du congé, les encoder dans l'outil dédié et éditer l'arrêté correspondant
* Informer le responsable hiérarchique de l'agent
* Pour les non titulaires, établir l'attestation de salaire servant au calcul des indemnités journalières


Enregistrer les arrêts maladie
* Encoder dans le logiciel RH quotidiennement la totalité des arrêts maladie parvenus au service
* Prévenir les gestionnaires R.H. référents dès qu'un agent est en arrêt depuis plus de 2 mois
* Faire parvenir à tous les services chaque semaine les listings récapitulant les arrêts maladie
* Pour les non titulaires, établir l'attestation de salaire servant au calcul des indemnités journalières
* Gérer les absences injustifiées
* Gérer les arrêtés de demi traitement et sans traitement (vérification avant transmission à la paie et contrôle de légalité)
* Suivre les arrêts de travail, maladies professionnelles, longues maladies, maladies longue durée et reclassements professionnels
* Organiser et gérer les contrôles médicaux (rdv avec les médecins, convocations aux agents, transmission des avis aux responsables, etc.)


Gérer le dossier des médailles du travail (2 promotions par an en janvier et juillet)
* Établir la liste des agents pouvant y prétendre
* Constituer les dossiers de demande de médaille et les envoyer en démat aux préfectures du lieu de domicile
* A réception des diplômes, en informer les agents concernés et leurs responsables
En fin d'année, communiquer la liste des médaillés aux élus, à la Direction Générale et à la Direction des Affaires Financières

Organiser la gestion des congés bonifiés
* Établir la liste des agents pouvant y prétendre
* Recueillir l'avis des responsables de service sur les dates demandées par les agents
* Acheter les billets d'avion
* Verser l'indemnité de cherté de vie sur les paies correspondantes

Gérer les temps partiels thérapeutiques
* Prendre rendez vous chez un médecin agréé
* Envoyer une convocation à l'agent
* Saisir le TPT avec le taux dans le logiciel RH
* Éditer l'arrêté et le courrier pour l'agent

Gérer le dossier maladie ou accident du travail des agents en lien avec le comité médical ou la commission de réforme, ainsi qu'avec l'assureur de la ville (couverture du risque statutaire, déclaration et suivi des prises en charge, remboursements ...)
* Monter le dossier à transmettre au Comité médical ou à la Commission de réforme en s'assurant qu'il est complet et pertinent
* Élaborer et rédiger tous les actes administratifs réglementaires
* Assurer la liaison avec l'assureur de la ville et lui transmettre l'ensemble des documents nécessaires à la gestion des accidents et maladies professionnelles
* Enregistrer tous les arrêts maladie

Gérer les reclassements professionnels en partenariat avec le conseiller mobilité et parcours professionnel
* Alerter immédiatement le chargé de recrutement dès qu'un agent est déclaré inapte
* Élaborer et rédiger tous les actes administratifs réglementaires

Partenaire en interne
Échanges fréquents : l'ensemble de l'équipe administrative, les responsables de services, agents des ressources humaines et le directeur général adjoint en charge des ressources humaines.
Échanges fréquents avec tous les agents de la collectivité

Partenaire en externe
Échanges : Commission de réforme, Comité médical, Centre de Gestion, Sécurité Sociale, Médecine du travail, Médecins agréés etc

Savoirs

- BAC ou BAC +2
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances de l'outil informatique (logiciels métier + bureautique)
- Mise en œuvre et gestion de l'ensemble des dispositifs législatifs et réglementaires relatifs aux processus de déroulement de la carrière, de gestion des positions maladie, des accidents de service et des dossiers de retraite nécessitant une aptitude à la lecture de textes législatifs
- Constitution et gestion du dossier des agents
- Aptitude à transmettre les informations auprès des personnels et de l'encadrement
- Conseil auprès des agents et des responsables de service
- Contribuer à la démarche G.P.E.E.C. en collaboration avec les services du pôle et les services opérationnels
- Devoir de réserve, obligation de discrétion et confidentialité des informations détenues
- Réactivité et esprit d'initiative
- Capacité à respecter les délais et gérer les priorités
- Aptitudes à la polyvalence et aisance relationnelle
- Aptitude au travail en équipe et transversal