Assistant de direction (h/f)
Offre n° O094240711000725
Publiée le 11/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à 2,5 km de la porte d'Orléans et desservie par la ligne B du RER, Cachan est une commune de 31542 habitants. Elle bénéficie d'une situation privilégiée : une ville à taille humaine au cœur du Grand Paris. Cachan est une commune attractive de par son cadre de vie et ses nombreux projets au service des habitants tels que le nouveau Campus de Cachan ou l'éco-quartier de la future gare du Grand Paris. Elle est labellisée « Ville 4ème fleur » et « Ville internet 5 @ ».
Lieu de travail
Mairie, Square de la Libération BP 60600, Cachan (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
09/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
IDENTIFICATION DU POSTE:
Libellé du poste : ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Direction / Service : Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Catégorie : B /C
Cadre d’emplois : Rédacteur/ Adjoint administratif
Libellé du poste : ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Direction / Service : Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Catégorie : B /C
Cadre d’emplois : Rédacteur/ Adjoint administratif
Missions / conditions d'exercice
DESCRIPTIF DU POSTE:
MISSIONS:
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du Développement Social, des Solidarités et de la Santé, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Direction.
Vous contribuez à la mise en œuvre des actions dédiées à la population âgée dans les actions visant la lutte contre l’isolement et la perte d’autonomie
FONCTIONS ET ACTIVITÉS:
Le secrétariat de la Direction :
Réaliser l’accueil téléphonique et physique de la Direction
Assurer la gestion du courrier de l’ensemble de la DDS
Organiser, planifier et préparer les rendez-vous et les réunions
Réaliser et mettre en forme des écrits
Actualiser, classer et archiver les dossiers de la Direction
Effectuer des requêtes et des statistiques
Participer au suivi des projets et des activités de la Direction.
Assurer le secrétariat des commissions veille sociale, impayés locatifs, prévention des expulsions et du réseau gérontologique local.
Gérer les fournitures de l’ensemble de la DDS et demandes d’interventions logistiques
Le secrétariat du Conseil d'administration du CCAS:
Élaborer le calendrier des séances.
Assurer la gestion logistique
Préparer les dossiers du Conseil d'Administration (ordre du jour, feuilles de présence, projets de délibération...) en lien avec la directrice et le Secrétariat général.
Assurer la transmission des dossiers (validation et envoi aux participants) ainsi que le lien avec les administrateurs (quorum)
Procéder à la rédaction du compte rendu, du procès-verbal et des actes pour leur transmission et publication en lien avec le Secrétariat général.
Réaliser la diffusion et le suivi des points en lien avec les services.
Le suivi de la gestion du personnel:
Réaliser le suivi du temps de travail et des variables paie de la direction.
Procéder au suivi des congés et RTT des responsables de secteur en lien avec la Direction des Ressources Humaines
Assurer le suivi administratif de la formation et des ordres de mission des responsables de secteur.
Réaliser l'intégration administrative des nouveaux agents placés sous l’autorité de la directrice.
La contribution au groupe de travail du Plan canicule:
Réaliser le secrétariat du registre nominatif
Participer aux réunions dédiées et aux bilans
La participation aux actions du service Loisirs seniors Ville:
Accueillir et procéder à l’inscription initiale des personnes retraitées sur le fichier des Loisirs Ville du CCAS
Gérer le fichier d’inscription aux loisirs seniors en lien avec le secteur Loisirs seniors Ville du CCAS.
Participer à la gestion administrative des inscriptions trimestrielles des seniors aux activités de loisirs du secteur.
Réaliser en duo avec le secteur Loisirs seniors Ville la préparation, l’organisation, le déroulement et le bilan du Thé dansant, des coffrets gourmands et du banquet annuel
Suppléer l’animatrice senior Ville dans l’accompagnement du duo Unis-cité
Missions secondaires:
Assurer par roulement avec les autres agents de la DDS, les missions d'accueil physique et téléphonique de l'accueil général de la DDS sur les temps de permanence et en cas de nécessité.
Missions occasionnelles:
Participer aux appels et aux actions en direction des personnes isolées et vulnérables dont le plan canicule.
MISSIONS:
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du Développement Social, des Solidarités et de la Santé, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Direction.
Vous contribuez à la mise en œuvre des actions dédiées à la population âgée dans les actions visant la lutte contre l’isolement et la perte d’autonomie
FONCTIONS ET ACTIVITÉS:
Le secrétariat de la Direction :
Réaliser l’accueil téléphonique et physique de la Direction
Assurer la gestion du courrier de l’ensemble de la DDS
Organiser, planifier et préparer les rendez-vous et les réunions
Réaliser et mettre en forme des écrits
Actualiser, classer et archiver les dossiers de la Direction
Effectuer des requêtes et des statistiques
Participer au suivi des projets et des activités de la Direction.
Assurer le secrétariat des commissions veille sociale, impayés locatifs, prévention des expulsions et du réseau gérontologique local.
Gérer les fournitures de l’ensemble de la DDS et demandes d’interventions logistiques
Le secrétariat du Conseil d'administration du CCAS:
Élaborer le calendrier des séances.
Assurer la gestion logistique
Préparer les dossiers du Conseil d'Administration (ordre du jour, feuilles de présence, projets de délibération...) en lien avec la directrice et le Secrétariat général.
Assurer la transmission des dossiers (validation et envoi aux participants) ainsi que le lien avec les administrateurs (quorum)
Procéder à la rédaction du compte rendu, du procès-verbal et des actes pour leur transmission et publication en lien avec le Secrétariat général.
Réaliser la diffusion et le suivi des points en lien avec les services.
Le suivi de la gestion du personnel:
Réaliser le suivi du temps de travail et des variables paie de la direction.
Procéder au suivi des congés et RTT des responsables de secteur en lien avec la Direction des Ressources Humaines
Assurer le suivi administratif de la formation et des ordres de mission des responsables de secteur.
Réaliser l'intégration administrative des nouveaux agents placés sous l’autorité de la directrice.
La contribution au groupe de travail du Plan canicule:
Réaliser le secrétariat du registre nominatif
Participer aux réunions dédiées et aux bilans
La participation aux actions du service Loisirs seniors Ville:
Accueillir et procéder à l’inscription initiale des personnes retraitées sur le fichier des Loisirs Ville du CCAS
Gérer le fichier d’inscription aux loisirs seniors en lien avec le secteur Loisirs seniors Ville du CCAS.
Participer à la gestion administrative des inscriptions trimestrielles des seniors aux activités de loisirs du secteur.
Réaliser en duo avec le secteur Loisirs seniors Ville la préparation, l’organisation, le déroulement et le bilan du Thé dansant, des coffrets gourmands et du banquet annuel
Suppléer l’animatrice senior Ville dans l’accompagnement du duo Unis-cité
Missions secondaires:
Assurer par roulement avec les autres agents de la DDS, les missions d'accueil physique et téléphonique de l'accueil général de la DDS sur les temps de permanence et en cas de nécessité.
Missions occasionnelles:
Participer aux appels et aux actions en direction des personnes isolées et vulnérables dont le plan canicule.
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES:
SAVOIR:
Connaissance des missions relevant de l’assistanat de direction
Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, messagerie électronique)
SAVOIR – FAIRE:
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir travailler en transversalité
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à faire évoluer ses compétences numériques dont celles dédiés à l’utilisation de progiciels métiers.
APTITUDES - QUALITÉS:
Sens de la communication et qualités relationnelles
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie et polyvalence
Écoute
Disponibilité et flexibilité
Réactivité et dynamisme
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
SAVOIR:
Connaissance des missions relevant de l’assistanat de direction
Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, messagerie électronique)
SAVOIR – FAIRE:
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir travailler en transversalité
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à faire évoluer ses compétences numériques dont celles dédiés à l’utilisation de progiciels métiers.
APTITUDES - QUALITÉS:
Sens de la communication et qualités relationnelles
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie et polyvalence
Écoute
Disponibilité et flexibilité
Réactivité et dynamisme
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0179616297
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame la Présidente
Mairie, Square de la Libération - BP 60600
94231 CACHAN CEDEX
Madame la Présidente
Mairie, Square de la Libération - BP 60600
94231 CACHAN CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.